E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer 1 in der heutigen Arbeitswelt. E-Mails haben sich fest im Arbeitsalltag eingenistet und werden so schnell nicht verschwinden. So wie der gute, alte Fax auch nicht wegzubringen ist.
Hast du in der Schule oder Ausbildung auch gelernt, wie man korrekte Geschäftsbriefe schreibt? Sicher hast du gelernt, wie eine korrekte Anrede lautet und natürlich hast du die Rechtschreibregeln gelernt.
Aber hast du jemals den richtigen Umgang mit E-Mails gelernt? Vermutlich nicht.
Hier sind deshalb meine 10 goldenen Regeln für E-Mails.
Regel 1: Rufe nicht am Morgen als Erstes deine E-Mails ab.
Die erste Stunde des Tages und die erste Stunde am Schreibtisch sind entscheidend: So, wie du diese beiden Stunden verbringst, wird dein Tag ablaufen.
Rufst du im Büro als Erstes deine E-Mails ab, ist die Gefahr groß, dich gleich darin zu verlieren. Du springst von einer E-Mail zur nächsten und damit von einer Aufgabe zur nächsten. Und schon ist plötzlich 10 Uhr, Zeit für die Kaffeepause und du hast noch nichts wirklich erledigt.
Beginne lieber mit einer deiner wichtigsten Aufgaben des Tages. Wenn du die erledigt hast, dann kümmerst du dich um deine E-Mails. So hast du schon etwas Wichtiges vom Tisch, bevor du dich in deinen E-Mails verlierst.
Regel 2: Fasse jede E-Mail nur einmal an.
E-Mails behandelt man am besten wie heiße Kartoffeln: Man nimmt sie nur einmal kurz in die Hand.
Die Realität sieht anders aus: Wir überfliegen eine E-Mail, wenn sie eintrifft. Dann lesen wir sie später noch einmal, wenn wir im Posteingang umherwuseln. Anschließend lesen wir sie noch einmal, wenn der Absender sich nach dem aktuellen Stand erkundigt. Und schließlich lesen wir sie erneut, wenn wir sie endlich bearbeiten.
Mache es anders: Wenn du die E-Mail liest, dann entscheide dich sofort, was damit zu geschehen hat. Das heißt nicht, dass du das Anliegen darin sofort erledigen musst, aber sortiere die E-Mail dorthin, wo sie hin gehört. Dazu hilft dir das LAHA-Prinzip.
Regel 3: Kurz und knapp
Es gilt der Grundsatz: E-Mails werden nicht gelesen. E-Mails werden höchstens überflogen.
Das können wir beklagen, nützt aber nichts (ich habe es probiert).
Pass dich lieber an und fasse dich in deinen E-Mails kurz und knapp.
Mehr dazu kannst du in der Beschreibung meiner Fünf-Sätze-Politik lesen.
Regel 4: Lass dem Empfänger Zeit zu antworten.
Erwarte nicht sofort eine Reaktion auf deine E-Mail.
In unseren Breitengraden ist eine Antwort innerhalb von 24 Stunden üblich und völlig OK. Anders in den USA: Dort wird eine Antwort innerhalb der nächsten drei Stunden erwartet.
In jedem Fall wird keine Antwort auf eine E-Mail innerhalb der nächsten vier Minuten erwartet.
Umgekehrt gilt natürlich auch: Kannst du ein Anliegen nicht innerhalb von 24 Stunden beantworten, dann gib dem Absender kurz Bescheid, so zum Beispiel:
Danke für Ihre E-Mail! Sie erhalten das Ergebnis bis Ende Woche.
Regel 5: Antworte selten allen.
Lauf einmal um deinen Schreibtisch, bevor du auf „Allen Antworten“ klickst, und überleg dir währenddessen, ob das wirklich nötig ist.
Die Nicht-Beachtung dieser und der nächsten beiden Regeln ist eine der größten Ursachen der Mailflut.
Klicke besonders niemals auf „Allen Antworten“, um nur kurz „Danke“ zu sagen.
Regel 6: Nutze das CC-Feld sparsam.
Verzichte darauf, alle möglichen Leute ins CC aufzunehmen. Lass besonders jene weg, die deine E-Mail vielleicht auch noch interessieren könnte.
Und wenn du unbedingt jemanden ins CC aufnimmst, dann schreib in der E-Mail weshalb. Bei mir steht häufig unterhalb des Grußes:
cc an Frau Meier zur Kenntnis
cc an Herrn Müller zur Verteilung innerhalb der Abteilung
etc.
Regel 7: Verzichte auf BCC.
Es gibt nützliche E-Mail-Funktionen, es gibt überflüssige und es gibt das BCC-Feld.
Eigentlich gibt es nur einen einzigen Grund, das BCC-Feld zu nutzen: Nämlich wenn du eine E-Mail an viele Empfänger schickst, die sich nicht kennen, und du keine fremden E-Mail-Adressen verteilen möchtest.
Sonst gibt es keinen Grund, das BCC zu nutzen. Besonders nicht, um z.B. deinem Vorgesetzten zu zeigen, dass du etwas tust.
Regel 8: E-Mails sind virtuelle Briefe.
E-Mails – der Name sagt es schon – sind elektronische Briefe. Zwar haben sich neue Formregeln eingespielt, doch gewisse Regeln gelten wie bei Briefen:
- Die Rechtschreibung gilt. Durchgehend alles klein zu schreiben, wird in einer E-Mail nicht plötzlich richtig und gebräuchlich.
- Schreib eine normale, anständige Anrede.
- Vergiss den Gruß nicht.
Grundsätzlich gilt: Auch mit E-Mails repräsentierst du dich und dein Unternehmen. Du transportierst ein bestimmtes Image. Handle also entsprechend.
Regel 9: E-Mails brauchen einen guten Betreff
Der Betreff sollte möglichst die E-Mail zusammenfassen, so dass der Empfänger weiß, worum es geht. Betreffe wie „Informationen“ oder „Sitzung“ sind unnütz und machen es dem Empfänger schwerer als nötig.
Wir alle überfliegen die Betreffe um zu entscheiden, welche E-Mails interessant sind und gelesen werden. Ein guter Betreff ist wie ein guter Buchtitel und lässt deine E-Mail aus der Flut hervorstechen.
Regel 10: Schreie in E-Mails nicht herum.
SCHREIB KEINE E-EMAIL IN GROßBUCHSTABEN. Es gibt keinen Grund zu schreien. Möchtest du etwas hervorheben, dann schreib es fett oder kursiv.
Und lass die Finger vom Ausrufezeichen!!!! Das kommt nicht gut an.
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