Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann. In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im letzten Teil der GTD-Einführung ging es um das Durcharbeiten des Eingangskorbes. Entscheidend ist zunächst “Worum geht es?” und dann “Ist etwas zu tun?”. Falls ja, stellt sich die Frage, ob es sich um ein Projekt oder einen einzelnen Handlungsschritt handelt. Je nachdem wird er sofort erledigt, delegiert oder auf eine Aufgabenliste verschoben. Falls nicht, kann man den Input weg werfen, archivieren oder warm halten, um eine Entwicklung abzuwarten. In diesem Teil geht es um das konkrete Organisieren dieser Alternativen, was der komplexeste Teil am ganzen GTD ist. Also, eigentlich hört es sich nur komplex an, sobald Sie besser in GTD drin sind, wird es Ihnen ganz “normal” und einfach vorkommen. Die Art der Organisation unterscheidet sich je nach dem, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht.

Handlungsbedarf

Wenn Handlungsbedarf besteht, gibt es drei Möglichkeiten, um was es sich da handelt.

1. Termine

Die erste Möglichkeit sind Termine. Das sind Aktionen, die von einem Tag oder einem Zeitpunkt abhängig sind. Darunter fallen alle Verabredungen, Sitzungen, aber auch Anrufe zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. am Freitag zwischen 15 und 16 Uhr). Solche Handlungen kommen ganz normal in den Kalender oder die Agenda. Das kennen Sie ja aus Ihrer bisherigen Praxis. Was bei GTD vielleicht anders ist: Der Kalender ist ausschliesslich für Handlungen reserviert, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden oder nur dann erledigt werden können. Wenn Sie also jemanden anrufen möchten, um eine Information einzuholen, dann kommt diese Aufgabe nicht in den Kalender. Wenn Sie diese Person aber nur am Freitag Nachmittag erreichen können, dann tragen Sie das in den Kalender ein. Für alle “normale” Aufgaben ist im Kalender kein Platz, diese kommen auf die Aufgabenlisten. Das Kriterium lautet also: Ist diese Aktion von einem bestimmten Zeitpunkt abhängig? Wenn ja, kommt sie in den Kalender, wenn nein auf die Aufgabenlisten.

2. Aufgaben

Die zweite Möglichkeit ist Ihr tägliches Hilfsmittel, die Dinge zu erledigen, nämlich die Aufgabenlisten. Erinnern Sie sich? Falls die Erledigung einer Aufgabe höchsten zwei Minuten benötigt, dann erledigen Sie sie sofort. Wenn nicht, kommt sie auf die Aufgabenlisten. Sie wird also sozusagen aufgeschoben – nicht aufgehoben. Ist Ihnen aufgefallen, dass ich immer von Aufgabenlisten (Plural) schreibe? Das hat mit einem Kerngedanken von GTD zu tun: GTD ordnet nämlich Aufgaben nicht nach Priorität, sondern nach Kontexten. Kontexte David Allen schlägt kontextbezogene Aufgabenlisten vor. Kontexte beziehen sich auf die Ressourcen, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. GTD löst sich damit von täglichen To-Do-Listen oder von Listen geordnet nach Prioritäten. Das ist einer der wichtigsten Unterschiede von GTD zu anderen Systemen. Typische Beispiele für Kontexte sind “Computer”, “Internet”, “Telefon” oder “Einkäufe”. Nehmen wir ein Beispiel: Es ist Dienstag, 14.53 Uhr, und Sie haben soeben eine Aufgabe beendet. Was sollen Sie jetzt tun? Zuerst überlegen Sie sich, in welchem Kontext Sie sich befinden, also was Ihnen im Moment an Ressourcen zur Verfügung steht. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie vielleicht den einen oder anderen Anruf erledigen. Deshalb nehmen Sie die “Telefon”-Liste hervor und rufen jemanden an. Vielleicht mögen Sie nicht, auf der Strasse zu telefonieren. Sie laufen aber gerade an einer Papeterie vorbei, ziehen deshalb die “Einkäufe”-Liste hervor und kaufen rasch neue Leuchtstifte. Der entsprechende Kontext, in dem Sie sich befinden, ist also das erste Kriterium, eine Aufgabe auszuwählen. Die anderen sind “verfügbare Zeit, “verfügbare Energie”, “Priorität” – in dieser Reihenfolge (dazu in einem späteren Teil dann mehr). So hilft Ihnen GTD, Ihre Aufgaben zu erledigen. Man könnte also auch sagen, GTD ist ein intelligentes Lückenfüllen.

Falls Sie das noch nicht getan haben, dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, und notieren Sie zunächst alle Aufgaben, die Ihnen einfallen. Leeren Sie Ihren Kopf. Versuchen Sie, die Aufgaben als konkrete Handlungsschritte zu formulieren und ordnen Sie diese dann dem entsprechenden Kontext zu. Wenn Sie auf 20-30 Aufgaben kommen, dann lohnt sich eine Einteilung in Kontexte wahrscheinlich nicht. Das würde das System unnötig aufblähen. Wenn Sie aber mehr als 50 Aufgaben haben – und vergessen Sie nicht: auch eine komplizierte Mail zu schreiben oder einen Begriff zu googlen sind bereits einzelne Aufgaben -, dann teilen Sie sie in entsprechende Kontexte ein. Erstellen Sie für jeden Kontext eine eigene Aufgabenliste.

Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung. Suchen Sie sich die Kontexte, die Ihnen helfen. In meinem Fall ist die längste Kontextliste eindeutig “Computer”. Die habe ich nicht weiter unterteilt, das genügt mir. Konkret benutze ich folgende Kontexte:

• Computer
• Papier (für Aufgaben, die ich lieber auf Papier erledige, z.B. “Aufbau Seminar entwerfen”)
• Telefon
• Einkäufe/Besorgungen
• Lesen
• Agenda
• Irgendwann/Vielleicht
• Warten auf

Die meisten dieser Kontexte sind selbstsprechend. Drei fallen jedoch aus der Reihe: “Agenda”, “Irgendwann/Vielleicht” und “Warten auf”. Auf der “Agenda”-Liste notiere ich mir die Dinge, die ich mit einer bestimmten Person bei nächster Gelegenheit besprechen möchte. Wenn ich also an einer Sitzung teilnehmen muss, werfe ich vorher einen Blick auf die “Agenda”-Liste, um zu sehen, ob ich gleich etwas mit einem der Teilnehmer klären kann. So muss ich keine lange To-Do-Liste absuchen, sondern es genügt ein Blick auf eine kurze Liste und schon habe ich die Informationen, die ich brauche. Wenn Sie viele Dinge mit anderen nebenbei zu besprechen haben oder sich regelmässig mit den selben Leuten treffen, können Sie auch pro Person eine Kontextliste anlegen. In meinem Bürojob habe ich eine Liste “Abteilungssitzung”, “Bereichssitzung” und “Chef”, wo ich laufend die Dinge notieren, die ich an der entsprechenden Sitzung mitteilen oder besprechen möchte. Die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste ist eine Art Parkplatz für Ideen oder Wünsche, also Dinge, die ich im Moment nicht erledigen kann oder will, aber trotzdem für einen späteren Zeitpunkt aufheben möchte. Diese Liste ist eine Ausnahme: Denn es besteht momentan kein Handlungsbedarf. Auf den anderen Aufgabenlisten stehen ausschliesslich konkrete Handlungsschritte, auf der “Irgendwann/Vielleicht”-Liste nicht. Momentan steht da bei mir beispielsweise “Podcast über Produktivität” oder “Spanisch lernen” drauf. Das sind zwei Ideen, für die ich mir im Moment keine Zeit nehmen will, aber die vielleicht einmal aktuell werden. Auf der “Warten auf”-Liste notiere ich die Dinge, wo ich auf jemanden oder etwas warten muss. Wenn mir jemand ein Mail verspricht, dann kommt das auf die “Warten auf”-Liste. Oder wenn ich auf eine Lieferung warte. Hier stehen also die Dinge drauf, wo jemand anderes aktiv werden muss und ich genau darauf warte. In GTD werden die Aufgabenlisten regelmässig durch gesehen (mindestens wöchentlich) und so natürlich auch die “Warten auf”-Liste. Dadurch sehe ich regelmässig, wo noch etwas offen ist, erkenne, ob es klemmt, und kann gegebenenfalls reagieren.

3. Projekte

Die dritte Möglichkeit bei Handlungsbedarf sind Projekte. GTD hat ein breiteres Verständnis von Projekten. Sobald eine Aufgabe mehrere Handlungsschritte benötigt, ist sie keine Aufgabe mehr, sondern bereits ein Projekt. Um Projekte in den Griff zu bekommen, schlägt David Allen zwei Listen vor:

• Projektliste: Hier werden ganz einfach die Projekte unter einander notiert. Sie dient dazu, schnell einen Überblick über die Projekte zu gewinnen und ist damit nicht mehr als ein Inhaltsverzeichnis.
• Liste zum Projekt: Zusätzlich wird pro Projekt eine Liste erstellt, wo mindestens die nächsten Handlungsschritte für das Projekt drauf stehen. Zusätzlich können Sie hier auch in einem kurzen Satz das Ziel notieren oder Ressourcen festhalten, die Sie benötigen. Wichtig ist, dass Sie immer den nächsten Schritt kennen, wenn Sie einen Schritt erledigt haben, damit das Projekt am Laufen bleibt.

Damit man nicht noch mehr Listen mit Aufgaben hat, wird der jeweils nächste Handlungsschritt pro Projekt auf die entsprechende Kontextliste übertragen. Das klingt komplizierter als es ist. Wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, geht das recht schnell und Sie haben zwei grosse Vorteile:

1. Sie haben einen Überblick über jedes Projekt und die notwendigen Schritte.
2. Die jeweils aktuellen Handlungsschritte sind in Ihre normalen Kontextlisten eingebunden und gehen nicht vergessen.

Das sind die drei Möglichkeiten, die es gibt, wenn Handlungsbedarf besteht.

Kein Handlungsbedarf

Wenn zu einem Input kein Handlungsbedarf besteht, dann gibt es ebenfalls wieder drei Möglichkeiten

1. Müll

Die einfachste und – wie ich finde – eleganteste Möglichkeit: Werfen Sie es weg. Schätzen Sie ein, ob der Input noch von Nutzen für Sie sein kann. Falls nicht, dann zögern Sie nicht und werfen Sie es weg.

2. Entwicklung abwarten

Auf der “Irgendwann/Vielleicht”-Liste tragen Sie ja Dinge ein, die Sie später vielleicht einmal umsetzen möchten. Es kann aber auch sein, dass Sie jetzt zu etwas noch keine Entscheidung treffen möchten, aber später die Entscheidung treffen müssen. Für solche Fälle eignet sich eine Wiedervorlage. Die Wiedervorlage ist eine Art Terminkalender, wo Sie am entsprechenden Tag daran erinnert werden, die Entscheidung zu treffen. Sie können dazu eine eigene Wiedervolage, einen eigenen Kalender oder Ihren normalen Terminkalender benutzen. Wenn Sie eine eigene Wiedervorlage benutzen, können Sie dort auch Dokumente ablegen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt brauchen (Tickets, Eintrittskarten etc.). Der Unterschied zwischen der “Irgendwann/Vielleicht”-Liste und der Wiedervorlage lässt sich am besten an einem Beispiel aufzeigen: Nehmen wir an, dass Sie einen Prospekt eines neuen Fitness-Centers erhalten, das Sie sehr anspricht:

• Wenn Sie im Moment noch kein Training aufnehmen möchten, aber später vielleicht einmal, dann tragen Sie einfach einen Vermerk “Training im Fitness-Center X” auf  die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste ein und schon ist die Information gesichert. Den Prospekt können Sie dann wegwerfen oder ablegen.
• Wenn in dem Prospekt eine Vergünstigung versprochen wird, wenn Sie bis Ende des nächsten Monats Mitglied werden, aber Sie sich noch nicht dazu entscheiden können, dann tragen Sie am 25. des nächsten Monats “Beitritt Fitness-Center?” in Ihren Kalender ein oder legen Sie den Prospekt unter dem 25. in die Wiedervorlage.

3. Referenzmaterial

Daneben gibt es viele Informationen, auf die Sie Zugriff haben müssen. Sprich: Die Ablage. Wenn also kein Handlungsbedarf besteht, Sie keine Entwicklung abwarten möchten und wenn Sie es nicht wegwerfen möchten, dann legen Sie es sofort ab. Es gibt zwei Arten von Referenzmaterial:

• Spezifische Archive: Beispielsweise grössere Projekte, wichtige Kunden, Rechnungen usw.
• Allgemeines Archiv: Hier kommt alles andere hin.

David Allen schlägt vor, das Referenzmaterial ganz einfach alphabetisch zu ordnen. Damit dieser Artikel nicht noch länger wird, verweise ich dazu auf meinen Blogeintrag “Mit 5 Punkten zu mehr Übersicht in der Ablage“. Der Prospekt des Fitness-Centers kann also unter entweder unter “Sport” oder unter dem Namen des Centers eingeordnet werden. Wenn Sie den Prospekt einmal suchen, werden Sie höchstens an zwei oder drei Orten suchen müssen und ihn sehr schnell finden.

So, in diesem Artikel haben Sie einen Einblick in die Organisation von GTD erhalten. Das Thema ist recht komplex und umfangreich. Im letzten Artikel dieser Serie werde ich noch Praxisbeispiele zeigen, aber das macht erst Sinn, wenn Sie das ganze System komplett kennen gelernt haben. Im nächsten Teil geht es um das Durchsehen des System und dessen Pflege.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung