Mit 5 Punkten zu mehr Übersicht in der Ablage

photo by Dave Walker

Eine der vielen Fragen rund um die Büro-Organisation betrifft die Ablage: Wie legt man Dokumente idealerweise ab? Für Kunden oder grössere Projekte ist die Frage schnell beantwortet: Da kann man einen neuen Ordner oder eine neue Mappe (oder welches System man auch immer benutzt) anlegen, so dass alle Akten zusammen sind. Doch was ist mit den unzähligen anderen Informationen und Dokumenten, die einen Nutzen haben oder künftig haben könnten, aber keine Handlung erfordern? Diese kommen in die allgemeine Ablage. Welche Merkmale diese aufweisen sollte, ist hier in 5 Punkte festgehalten.

Vor zwei Monaten habe ich mein Classei-System in Betrieb genommen, was sich sehr gut bewährt. Mein System erfüllt 5 Bedingungen für ein gutes Ablagesystem. Dafür ist zwar kein Classei-System notwendig – man kann jedes andere Ablagesysteme dafür benutzen -, aber ein paar Ablagesysteme erfüllen meine Anforderungen nicht.

1. Alphabetische Ordnung

Das war eine grosse Änderung, aber mit unglaublichen Vorteilen: Bisher war meine Ablage thematisch geordnet, aber ohne durchdachtes System. So musste ich mich regelmässig fragen: Wohin kommt ein Briefwechsel? Zur Firma des Absenders? Zum Thema, über was wir uns ausgetauscht haben? Zu “Korrespondenz”? Oder sonst irgendwo? Meine Antwort war abhängig von der Tagesform… Die Folge: Ich habe erstens Zeit verloren, um den richtigen Ort für den Briefwechsel zu finden, und ich habe zweitens den Briefwechsel erst wieder nach längerem Suchen gefunden.

Heute habe ich eine alphabetische Ablage. Diese orientiert sich ausschliesslich nach Thema oder Gebiet und nicht mehr nach Art des Dokumentes (wie “Rechnung” oder “Korrespondenz”). Entgegen dem Vorschlag am Anfang habe ich mich gegen eine separate Ablage nach Kunden oder Projekten entschieden, da das für meine Arbeit nicht nötig ist.

Meine thematische Unterteilung ist sehr fein, so dass es durchaus vorkommt, dass in einer Mappe nur ein A4-Blatt drin liegt. Die Mappen wiederum sind dann einfach alphabetisch abgelegt. So kann es sein, dass in der einen Mappe nur eine Broschüre drin liegt und in der Mappe dahinter die detailierte Jahresplanung zu einen meiner Projekte.

Die alphabetische Ordnung garantiert mir, dass ich innert Sekunden finde, was ich brauche. Ein Dokument kann höchstens an 2-3 Orten abgelegt sein. Mit dem Classei-System habe ich ausserdem auf einen Blick die Übersicht und so genügen meisten wenige Handgriffe, bis ich das gesuchte Papier in den Händen halte.

3. Zugriff

Das Ablagesystem muss so sein, dass ich in wenigen Sekunden ein neues Dokument ablegen kann. Deshalb muss es sich in der Nähe meines Schreibtisches befinden, idealweise höchstens eine Armlänge weit entfernt. Klingt banal, ist aber offenbar nicht selbstverständlich.

Eine unordentliche Ablage ist oft auf Trägheit zurück zu führen: Je weiter der Weg zur Ablage, desto geringer die Motivation, das Dokument ordentlich abzulegen. Schliesslich hat man ja Wichtigeres zu tun. Kurzfristig hat diese Strategie keine Nachteile, mittel- bis langfristig schon, nämlich ein Durcheinander und der Suchaufwand steigt exponentiell.

3. Grosszügigkeit

Die Ablage muss grosszügig bemessen sein. Wer kennt sie nicht, die Ordner, die aus allen Nähten platzen oder Hängeregistraturen, wo die Dokumente schon oben heraus schauen? Das ist sehr unübersichtlich und motiviert nicht, die Ablage zu pflegen. Schubladen und Ordner gehören höchsten zu 75% gefüllt, damit man noch Platz zum Blättern hat. Das bedeutet aber, dass immer genügend Nachschub an Ablagematerial zur Verfügung stehen muss. Entsprechend sollte man sich einen kleinen Vorrat davon anlegen.

4. Flexibilität

Ich möchte schnell Akten herausnehmen oder unter Umständen auch mal umsortieren können. Neue Dokumente müssen schnell abgelegt werden können, ohne mein Ablagesystem umständlich zu erweitern. Deshalb mag ich keine Ordner: Hier muss man ein neues Register anlegen – vielleicht sogar einen neuen Ordner und den noch sauber beschriften -, nur um ein neues Projekt ordentlich ablegen zu können.

5. Überblick

Das Ablagesystem muss auf einen Blick erfassbar sein. Das heisst, dass ich die Metabeschriftungen – also die Reiter, die Tabs oder das Register – sofort sehen können muss. Das ist bei Classei gegeben, bei Ordnern aber nicht: Was genau alles im Ordner abgelegt ist, sieht man erst, wenn man ihn aus dem Regal genommen, aufgemacht und das Register angeschaut hat.

Fazit

Für mich erfüllen nur zwei Systeme diese Anforderungen: Hängeregistraturen und Stehmappen (oder ähnliche Systeme). Hängeregistraturen haben den Nachteil, dass sie viel Platz beanspruchen und wegen der Metallschiene oben nicht einfach mitgenommen werden können. Deshalb habe ich mich für die Mappen von Classei entschieden.

Ordner erfüllen die Bedingungen nicht. Ordner sind zu unflexibel und unübersichtlich: Man weiss erst, was genau drin steckt, wenn man den Ordner aufmacht. Auch das Ablegen ist aufwendig: Locher aus der Schublade nehmen, Blatt lochen, Ordner hervornehmen, Ordner aufmachen, Blatt einordnen, Order schliessen, Ordner versorgen, Locher versorgen. Bei Stehmappen: Schublade öffnen, passendes Mäppchen heraus ziehen, Blatt hinein legen, Mäppchen versorgen, Schublade schliessen, fertig.

Gestaplete Sichtmappen oder Mappen, die aufeinander liegen, sind alles andere als übersichtlich. Man muss den Stapel durchblättern, bis man die entsprechende Mappe gefunden hat.

Für grosse Projekte lohnt es sich, eine eigene Ablage anzulegen. Auch müssen nicht unbedingt alle Dokumente in nur eine Ablage abgelet werden: Steuerdokumente oder Kundenakten können durchaus eine eigene Ablage verdienen. Hier muss jeder das System finden, welches seinen Ansprüchen am nächsten kommt.

Auf meinem Schreibtisch befindet sich kein Papier mehr. Alles wird sofort abgelegt, sobald es meinen Eingangskorb verlässt. Auch Dinge, die ich bearbeiten muss. Hier kommt ein Eintrag auf meine Aufgabenliste, aber dann muss ich das Papier nicht ständig sehen können. Deshalb lege ich es danach sofort ab. Um an eine Aufgabe erinnert zu werden, führe ich eine Aufgabenliste, der ich voll und ganz vertrauen kann. Sie ist so gepflegt, dass ich keine Aufgaben vergessen kann. Das Dokument hat einen anderen Zweck. Wenn ich es aber ständig vor mir sehe, dann stresst mich das nur (“oh, das muss ich ja auch noch erledigen”).

Bevor ihr eure Ablage neu ordnet, überlegt euch gut, was für Anforderungen sie erfüllen muss und welche Unterteilung sinnvoll ist. Dann steht nichts mehr im Weg zu einer übersichtlich, gepflegten und nützlichen Ablage.