Mehr durch weniger (Teil I): Aufräumen leicht gemacht!

photo by John Baird

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Wie der Zufall so spielt: Ich wollte einen Artikel zu meiner neuen Serie “Mehr durch weniger” schreiben und entdeckte, dass Leo genau heute einen Artikel zum Thema “The Four Laws of Simplicity, and Hot to Apply Them to Life” geschrieben hat. Darauf kann ich wunderbar aufbauen, denn ich starte mit der Oberfläche, also mit den Dingen, die herum liegen.

Leo schlägt vier simple Schritte vor, die man zur Vereinfachung von allen Bereichen des Lebens benutzen kann:

1. Alles an einen Ort zusammentragen.
2. Das Wichtigste bestimmen.
3. Den Rest eliminieren.
4. Was übrig bleibt: Ordentlich und hübsch organisieren (steht wirklich da: neatly and nicely). :-)

Leo gibt dann noch ein Beispiel der Umsetzung. Wer also Englisch versteht, dem sei der Artikel sehr ans Herz gelegt.

Wir machen aber weiter mit unseren Oberflächen: Wenn man aufräumt, geht man normalerweise einfach querbeet durch das Chaos und versucht, die Dinge umzuschichten: Vom Pult in den Ordner, vom Regal in den Schrank, vom Stapel in Sichtmappen. Nur: Mit dieser Methoden wird man nie richtig fertig. Denn es gibt imemr noch dutzende Dinge, die vor einem liegen. Mit der Zeit verliert man die Motivation oder das spontan erfundene System der Ablage bewährt sich eben doch nicht. Ausserdem trennt man sich willkürlich von gewissen Dingen. Einmal behält man einen Bericht, weil man ihn für wichtig hält, zwei Stunden später wirft man einen ähnlichen Bericht weg, weil man nicht mehr weiss, dass man den ersten behalten hat und weil man denkt, dass man den ja noch elektronisch hat. Das System von Leo umgeht diese Klippen: Nach dem Zusammentragen hat man einen Überblick und entscheidet sich dann zuerst für die Dinge, die man behalten will. Den ganzen Rest entsorgt man. Man entscheidet sich also bewusst, was man für wichtig hält. Je nachdem muss man im Arbeitsleben etwas vorsichtig sein wegen einer allfälligen Archivierungspflicht, aber grundsätzlich lässt sich dieses Vorgehen auch dort umsetzen. Ich habe für mich folgende Regeln festgelegt:

• Wenn ich etwas ausgedruckt und elektronisch habe, dann werfe ich das Ausgedruckte ins Altpapier. Vorsicht: Genügend Backups von Dokumenten machen, die ihr nur digital habt!!!
• Ich miste regelmässig meine Ablagen aus: Wenn ich mich bei gewissen Dingen und Dokumenten nicht mehr erinnern kann, dass ich sie besitze, werfe ich sie weg.
• Alles, was ich seit Monaten (oder gar Jahren) nicht mehr in der Hand hatte, wandert in den Müll. Sentimentale Gefühle zählen nicht, schliesslich sind das ja selten persönliche Dinge oder Erinnerungsstücke, denn wir sind ja auf Arbeit.

Wichtig ist dann nur, dass das Büro auch schön aufgeräumt bleibt. Auch dazu habe ich drei Grundsätze:

• Ich nehme nur die Sachen hervor, die ich für meine aktuelle Aufgabe auch wirklich brauche. Ausserdem liegen ein paar allgemeine Dinge herum wie mein Notizbuch, mein Ideensammelbuch, meine Agenda.
• Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe oder einen neue beginne, dann räume ich die Sachen der vorherigen Aufgabe weg. Und zwar richtig: Nur auf einen Haufen legen und den Haufen an den Rand des Tisches schieben gilt nicht!
• Abends räume ich meinen Schreibtisch auf. Immer! Wenn man die beiden ersten Grundsätze befolgt, ist sowieso nicht viel darauf: Ich muss dann nur noch die Sachen der letzten Aufgabe wegräumen, meine allgemeinen Dinge einpacken – denn die habe ich immer bei mir – und das war’s schon. Vorsicht vor der Illusion, man könne doch alles liegen lassen, denn man mache ja morgen sowieso genau dort weiter! Das ist selten der Fall. Meistens liest man ja morgens zuerst die Post (analog und digital) oder es kommt sonst etwas dazwischen oder die Prioritäten verschieben sich.

Früher war ich ein eher chaotischer Typ. Erst seit letztem Jahr versuche ich, Ordnung zu schaffen und zu halten. Tja, und es sieht so aus, als ob ich das tatsächlich schaffe. Wenn es tatsächlich mal zu viele Dinge auf meinem Tisch hat, werde ich ganz kribbelig. Und es gibt wenige Tage, wo ich die Regeln von oben nicht befolge. Doch ich weiss auch warum: Die wenige Zeit, die ich dafür investieren muss, zahlt sich in vielfacher Weise aus: Ich muss weniger suchen, ich weiss, was ich zu tun habe, ich fühle mich wohl an meinem Arbeitsplatz. Eben so richtig: Mehr (=Ordnung, Übersicht, Entspannung, Effizienz, Effektivität) durch weniger (=wenig Zeit, Ordnung zu schaffen und zu erhalten).