Wir erhalten alle viele E-Mails. Meistens sagen wir sogar: Zu viele E-Mails.
Es gehört schon fast zum guten Ton, über die Mailflut zu schimpfen.
Nehmen wir mal an, dass wir tatsächlich ein Problem mit zu vielen E-Mails haben: Was heißt dann das für mich als Absender? Wie kann ich erreichen, dass meine Botschaft oder meine Mitteilung ankommt?
Dazu gibt es eine Reihe Strategien. Die erste und wichtigste beginnt beim Betreff. Denn hier gilt: Der erste Eindruck zählt.
E-Mail-Betreff: Der erste Eindruck zählt.
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Hier ein paar Betreffs aus meinem eigenen Posteingang der letzten Tage:
- Was gibt’s bei dir morgen zu essen?
- IFTTT – eine Frage
- Bilder für Mittwoch
- Schrifttest
- E-Mail abarbeiten / Auszug FB
- Frage und Idee
Rate mal, welche E-Mails meinen Blick automatisch anzogen? Bei mir waren das die Nummern 1, 2 und 5. Da sehe ich schon am Betreff, was sich vermutlich im Text verbirgt. Nummer 1 war übrigens ein Newsletter, den ich als solchen sofort erkennen konnte.
Die Nummern 4 oder 6 hatten es da schon schwieriger. Allerdings war der Absender der Nummer 6 ein geschätzter Kollege, so dass der eher kryptische Betreff weniger ins Gewicht fiel.
Jetzt stell dir dasselbe Spiel mit 20, 30 oder 100 ungelesenen E-Mails vor. Hier gilt es, mit der eigenen Botschaft herauszustechen.
Bei #Betreffs für #E-Mails gilt: Der erste Eindruck zählt.
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E-Mails sind alle gleich
…oder zumindest kommen sie so daher. Egal, ob es eine E-Mail vom Chef oder einem Interessenten ist oder ob es eine E-Mail vom Kollegen mit den Ferienbildern oder dem neuesten Witz ist: Im Posteingang sehen alle gleich aus.
Deshalb schauen wir in der Regel auf den Absender und auf den Betreff, um zu erkennen, ob die E-Mail wichtig ist.
#E-Mails: Im #Posteingang sehen alle gleich aus.
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Der Betreff ist also die beste Gelegenheit, Werbung für deine E-Mail zu machen. Hier kannst du beeinflussen…
- ob die E-Mail aufgemacht wird;
- ob der Empfänger erkennt, was sich im Inhalt verbirgt;
- ob der Empfänger die E-Mail mehrmals aufmachen muss, um zu wissen, was da war oder ob er nur anhand des Betreff sofort wieder weiß, um was es ging.
So schreibst du bessere E-Mail-Betreffs
Hier ein paar Regeln, wie du bessere Betreffs schreiben kannst:
- Schreib immer einen Betreff: Selbstverständlich? Mitnichten. Ich erhalten regelmäßig E-Mails ohne Betreff. Damit kann ich schlicht nicht umgehen, weil ich nicht weiß, weshalb ich die E-Mail öffnen soll.
- Schreib eine Zusammenfassung des Inhaltes in den Betreff: Es gibt E-Mail-Programme, bei denen die Zeile für den Betreff unterhalb des Inhaltes steht. Aus gutem Grund. Ganz ehrlich: Wenn ich den Betreff schreibe, weiß ich noch nicht, was ich alles in den Inhalt schreibe. Wie soll ich da zu Beginn schon die Überschrift schreiben können? Deshalb schreibe ich häufig den Betreff erst am Schluss und gebe eine Zusammenfassung. „E-Mail-Nutzung“ oder „Bericht“ sind sehr schlechte Betreffs. „Link zum Bericht E-Mail-Nutzung“ ist da schon besser.
- Nutze Schlagworte: Erleichtere es dem Empfänger und gib gleich an, was du von ihm erwartest oder worauf du dich beziehst. Schreib statt „Link Seminarunterlagen“ lieber „Info: Link Seminarunterlagen“. Oder „Anfrage: Verpflegung Meeting“. Oder „Projekt X: Aktueller Stand?“.
- Die Rechtschreibung gilt auch in E-Mails: …und für den Betreff. Jede E-Mail, die du sendest, ist eine Visitenkarte für dich selbst, deine Arbeit und dein Unternehmen. Erhalte ich ein paar E-Mails aus einem Unternehmen, bei denen schon der Betreff falsch geschrieben ist, dann denke ich: „Was ist das für ein schlampiges Unternehmen?“ Auch wenn nur ein paar wenige Kollegen unaufmerksam waren.
All diese Tipps kosten dich Zeit. Aber du sparst dem Empfänger Zeit und deine E-Mails heben sich aus der Masse hevor. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass deine Botschaft oder dein Anliegen auch tatsächlich ankommt. Und das sind doch ein paar Sekunden Wert.
Jetzt bist du dran: Achte diese Woche besonders auf deine Betreffs. Versuche, bessere Betreffs zu formulieren.
