Mein (un)typischer Alltag

Eigentlich wollte ich Sie heute über meine Schulter gucken lassen und Ihnen zeigen, wie ein typischer Tag eines Produktivitätstrainers aussieht.

Aber es kam alles anders: Als ich anfing zu schreiben, ist mir aufgefallen, dass ich überhaupt keinen typischen Tag habe. Ich bin häufig bei Kunden, manchmal im Büro, manchmal “irgendwo” (dank meines mobilen Büros).

Ich bin auch kein typischer Trainer, da ich einen Teil meines Umsatzes online im Internet erziele und noch einer Teilzeitarbeit nachgehe.

Also sagte ich mir: Kein Problem, machst Du halt ein paar Fotos von Deinem Schreibtisch und zeigst, wie Du organisiert bist.

Doch auch hier gibt es ein Aber: Fast mein gesamtes Business ist digital (deshalb wäre ein Datenverlust fatal) – aus gutem Grund: Ich will auch im Zug auf der Fahrt zum Kunden oder im Hotel vor Ort arbeiten können. Deshalb kann ich mit meinem Laptop und Handy so gut wie überall arbeiten.

Nun, was soll ich Ihnen also zeigen? Ganz einfach: Von allem etwas.

Hier arbeite ich

Mein Büro steht zu Hause, was sehr bequem ist, wenn ich z.B. abends oder morgens früh kurz arbeiten möchte. Ein paar Impressionen aus meinem Büro:

Als bekennender Leertischler habe ich nur diejenigen Unterlagen auf dem Tisch, die ich für die aktuelle Aufgabe benötige. Das sind in diesem Fall wirklich nur die beiden Blätter. Alles andere ist elektronisch.

Es kann aber durchaus mal sein, dass ich mehr Unterlagen auf dem Tisch verteile. Ist die Aufgabe aber erledigt, verschwinden die alle wieder.

Der Computer, der da etwas verloren am Boden steht, ist mein iMac, der letzthin den Geist aufgegeben hat. Seither arbeite ich am kleinen MacBook Air, was wunderbar klappt. Das liegt besonders an den Vollbild-Programmen, die es seit Mac OS X Lion gibt.

Nur finde ich, dass mein Schreibtisch nicht mehr so schön aussieht mit meinem Laptop. Aber nur einen neuen Computer zu kaufen, damit der Schreibtisch schöner aussieht, halte ich dann doch für leicht übertrieben…

Ein Bild aus meiner täglichen Arbeitsorganisation kann ich noch zeigen, nämlich meinen Notiz”block”. Neben dem Computer steht ein Schieferblock, auf den ich kurze Notizen mit einem Griffel notieren kann. Hier schreibe ich täglich meine Tagesziele und Dinge auf, an die ich heute denken muss.

Der ganze Rest ist im Computer.

Damit arbeite ich

Ich habe viele, viele Varianten ausprobiert, wie ich meine Arbeit am besten organisiere. Irgendwann kam der Aha-Effekt: Auch schon “früher” konnte man seine Arbeit gut organisieren und zwar ohne ausgefeilte, digitale Tools. Der (vermeintliche?) Höhepunkt waren die Zeitplanbücher.

Doch sogar David Allen, der ein größeres Unternehmen führt, verwaltet seine Aufgaben am liebsten noch auf Papier (wenn ich mich nicht täusche).

Weshalb sollte ich also eine ausgefeilte, komplexe Software nutzen? Wäre es nicht viel einfacher und effizienter, auf einfache Tools zurückzugreifen? Wenn diese dann nicht reichen, wäre der Zeitpunkt, etwas komplexeres zu suchen.

Das scheint mir der richtige Weg zu sein.

Diese Gedanken und natürlich das Anti-Zeitmanagement, das ich schon länger einsetze und erprobe, haben mir gezeigt, dass das Commitment der Schlüssel ist und nicht unbedingt die Aufgabenliste.

Die Folge: Heute führe ich eine sehr banale, sehr kurze Aufgabenliste.

Ich arbeite schlicht und einfach mit den Erinnerungen in meinem Kalender (iCal). Hier notiere ich genau diejenigen Dinge, die ich nicht vergessen darf, einen Termin haben oder die ich häufiger vergesse.

Das Referat von morgen notiere ich aber nicht hier. Wozu auch? Steht doch schon im Kalender und ich weiß, wie lange ich zur Vorbereitung des Referates brauche. Auch das Schreiben dieses Artikel stand da nicht. Ich weiß, wann ich was schreiben will und wie lange ich dafür brauche.

Diese kurze Liste zusammen mit dem Kalender und meinem Notiz”block” (auf dem ich meine Tagesziele notiere) genügen für meine Arbeitsorganisation.

Achten Sie auf die Betonung des Wörtchen “meine“: Das funktioniert für mich, da ich meine Welt ganz bewusst so einfach halte wie möglich. In Ihrem Fall kann eine komplexere Arbeitsorganisation durchaus Sinn machen.

Daneben nutze ich folgende Tools:

• Die meisten meiner Texte (auch Referate, Seminarunterlagen etc.) entstehen ursprünglich im iA Writer. Das ist ein ganz simpler, einfacher Texteditor im Vollbildmodus. Formatierungen nicht möglich bzw. nur über MarkDown. Das Programm hilft mir, mich auf meine Worte zu konzentrieren, alle Ablenkungen abzuschalten und nicht gleichzeitig zu schreiben, korrigieren, editieren und darstellen. Wie solch ein Artikel entsteht, habe ich übrigens mal in einem Video festgehalten. Das Beispiel ist zwar etwas besonders, da ich in dem Artikel, der dort entsteht, andere Artikel empfehle.
• Größere Vorhaben organisiere und schreibe ich im Scrivener. Scrivener ist ein Tool, mit dem man größere Texte (wie Bücher etc.) organisieren und schreiben kann. Aktuellstes Beispiel: Das Anti-Zeitmanagement entsteht im Scrivener.
• Meine E-Mails lese und schreibe ich ausschließlich online über Google Mail. Der Grund ist einfach: Auf meinem Laptop ist die Festplatte zu klein für alle E-Mails. Bewährt sich sehr gut.

Mit diesem einfachen Setup, erledige ich schon die allergrößte Zahl meiner Aufgaben.

Natürlich brauche ich für alles, was nach draußen geht, auch “normale” Software wie InDesign (für Unterlagen an Kunden, Briefe, Angebote und Rechnungen), Photoshop (für Webelemente auf meiner Seite), Aperture (für Fotos), Keynote (für Präsentationen), Numbers (für Zahlen) usw.

Daneben kommen noch ein paar Tools zum Einsatz wie Echofon (Twitter), Buffer (für Twitter, Facebook), iChat, Skype etc.

Entscheidend ist aber die Frage: Was tue ich eigentlich? Was produziert am meisten Nutzen? Hier ist meine Antwort klar:

Am meisten Nutzen erziele ich, wenn ich Content (Inhalte) erstelle.

Das macht den Hauptteil meiner Arbeit aus und diesen Hauptteil erledige ich mich den paar wenigen Tools von weiter oben.

Jedem das Tool, das er verdient

Ich weiß natürlich bestens, dass mein Setup nicht für jeden und für alle Situationen passt. Deshalb würde ich mich davor hüten, nur das zu empfehlen.

Genau diese Philosophie verfolgt auch das Anti-Zeitmanagement. Mit dem Anti-Zeitmanagement werden Sie zu dem Setup geführt, das genau für Sie passt.

Foto von e_walk

A short pencil is better than a long memory. (“Ein kurzer Bleistift ist besser als ein gutes Gedächtnis.”)

Auch David Allen mit seinem “Getting Things Done” (GTD) ist ein grosser Fürsprecher, alles zu notieren, was einem durch den Kopf schwirrt, besonders die mentalen Unterbrechungen (“Oh, ich muss noch unbedingt…” oder “oje, ich darf morgen nicht vergessen…”).

Der Hintergrund: Der Kopf ist zum Denken da und keine externe Festplatte. Das heisst: Eigentlich schon, aber eine sehr unzuverlässige. Deshalb versuche ich, so viele Dinge wie möglich – und sinnvoll! – aus meinem Kopf zu verbannen.

Was ich nicht mehr im Kopf speichere

Die Liste ist lang, hier ein paar Beispiele:

• Meine Ziele
• Meine Werte inklusive Ausdeutschung: Was bedeuten diese Werte für mich?
• 100 Gründe, weshalb ich tue, was ich tue: Dies und die letzten beiden Listen hängen in meiner Motivationsecke. Auch trage ich diese Dinge in Kleinstausführung immer bei mir.
• Lebensbereiche: Wie beurteile ich meine Lebensbereiche, was könnte ich verbessen, was wünsche ich mir?
• Rollen: Welche Lebenshüte trage ich? Welche kann oder möchte ich nicht mehr tragen?
• Vorbilder: Wen bewundere ich und weshalb? Auf dieser Liste stehen keine bekannten Persönlichkeiten, sondern Menschen aus meinem Umfeld, von denen ich viel lernen kann.
• Zitate
• Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen: Was hier etwas banal klingt, hat man bis vor wenigen Jahren noch im Kopf gespeichert. Zumindest die wichtigsten Telefonnummern und Adressen. Mehr dazu weiter unten.
• Passwörter: Die sind in einem speziell gesicherten Programm gespeichert (1Password).
• Wunsch-Reiseziele
• Ideen
• Bücher, die ich gerne lesen möchte
• Reisecheckliste: Vor jeder Reise zücke ich diese Checkliste und kann so in sehr kurzer Zeit meinen Koffer packen, ohne etwas zu vergessen und ohne zu überlegen, was ich hätte vergessen können.
• Anregende Fragen rund ums Zeitmanagement: Zum Beispiel: Wie schnell setzen Sie neue Ideen um?
• Eine Liste, die mit dem Teilsatz “Zeitmanagement ist…” beginnt: Anschliessend folgen pro Zeile das Satzende (z.B. “…Fokus.” oder “…Aufgaben die Dringlichkeit zu geben, die sie verdienen” oder “zielgerichtet zu arbeiten“).
• Fragen an Personen, die ich nur von Zeit zu Zeit sehe: Beispielsweise Fragen an einen Steuerberater, den ich im neuen Jahr treffen will.
• Erfolge: Ich habe eine Datei, in der ich meine (persönlichen) Erfolge in Stichworten festhalte (z.B. “110822 (=Datum), Buch X und Y gelesen (Speedreading)” )

Das ist nur ein Ausschnitt, damit Sie sehen, was ich mir so alles notiere. In der Regel nutze ich dazu ganz einfache Text-Dateien und weiche nur in Spezialfällen (z.B. für mein “normales” Tagebuch) auf Spezialprogramme aus.

Über das Gedächtnis

Ab und zu frage ich mich dann allerdings, was das für Folgen hat. Ich glaube zwar (ein Glaubenssatz?), dass ich ein schlechtes Gedächtnis habe. Mit Mnemotechniken kann ich mir aber wiederum Dinge merken, die sich viele nicht merken können. Trotzdem habe ich einen grossen Teil meines Gedächtnisses ausgelagert, wie es heute völlig üblich ist. Schliesslich ist es unmöglich, all das im Kopf zu behalten, auf was man Zugriff haben muss.

Vor ein paar wenigen Jahren gab es viele Menschen, die beispielsweise viele Telefonnummern und Adressen im Kopf speichern konnten oder über eine sehr grosse Allgemeinbildung oder ein grosses Wissen verfügten. Diese Menschen wurden oft bewundert. Heute scheint eine Schlüsselqualifikation zu sein, schnell und effizient an die relevanten Informationen heranzukommen (mit Hilfe von Google oder des Internets) und diese dann sofort in eine Handlung umsetzen zu können.

Ich schreibe das völlig neutral und stelle eine Entwicklung fest, die ich persönlich zwar begrüsse, deren Auswirkungen aber noch ziemlich offen sind. Was heisst denn das genau für einen Menschen, wenn er nicht mehr trainiert, sich Dinge zu merken? Was heisst das für eine Gesellschaft und für eine Kultur, wenn die individuellen Gedächtnisse so stark entlastet sind? Was hat das alles für Folgen?

Spannende Fragen, die die Zeit wohl beantworten wird. Wie sehen Sie das?

Die Idee dieses Artikels und das Sprichwort zu Beginn stammen von Steve Pavlina.

]]> http://www.blatternet.de/meine-listen/feed/ 1 http://www.blatternet.de/automatisch-aufraeumen/ http://www.blatternet.de/automatisch-aufraeumen/#comments Thu, 29 Sep 2011 06:15:51 +0000 Ivan Blatter http://www.blatternet.de/?p=5126 Am liebsten mag ich die kleinen Tipps, die den Alltag rasch erleichtern, ohne das man viel Energie dazu aufwenden muss. Zwar löst das keine Probleme mit dem Zeitmanagement, sondern höchstens das eine oder andere Symptom. Trotzdem sind solche kleinen Tipps sehr nützlich.

Solch einen Tipp will ich heute vorstellen. Es geht nämlich um das automatische Aufräumen.

Sie kennen die Situation: Sie nehmen sich die Zeit, um endlich mal richtig aufzuräumen. Sie sind konsequent, werfen viele Dinge weg, sortieren alles schön ein und freuen sich über den leeren Schreibtisch. Doch oh Schreck: Trotz aller guten Vorsätze stapelt sich das Zeug im Verlaufe der nächsten Wochen wieder an und bald sind Sie wieder dort, wo Sie vorher waren.

Vielen denken dann: Ich bin halt so, ich bin halt ein unordentlicher Mensch.

Mir ging es genau so: Als Kinder mussten mein Bruder und ich immer wieder mal alle Schubladen unserer Schreibtische komplett leeren, die alten Dinge darin wegwerfen und dann wieder schön ordentlich einräumen. Mein Bruder war ruckzuck fertig – seine Schubladen sahen nach dem Aufräumen gleich ordentlich aus wie vorher. Ich konnte mich lange mit den Gegenständen beschäftigen, kamen doch immer wieder Dinge hervor, an die ich mich nicht erinnern konnte. Auch habe ich mir immer eine ausgefeilte Ordnung überlegt, die ich dann mit viel Spass umgesetzt habe. Doch nur wenige Wochen danach sahen meine Schubladen wieder aus, als ob eine Bombe darin expolodiert wäre. Ich “war halt so”.

Erst als Erwachsener habe ich die offensichtlichen und nachweisbaren Vorteile einer guten Ordnung kennen gelernt. Es geht hier nicht mal so sehr um einen leeren Schreibtisch. Obwohl ich gerne so wenig Dinge wie möglich auf meinem Tisch habe, ist nicht die Anzahl entscheidend, sondern folgende drei Fragen:

1. Fühle ich mich wohl an meinen Schreibtisch?
2. Finde ich ein beliebiges Dokument innerhalb von 30 Sekunden?
3. Ist mein ganzes Zeitmanagement so zuverlässig, dass ich nicht vergessen oder übersehen kann?

An einem (über)vollen Schreibtisch ist die Wahrscheinlichkeit klein, diese drei Fragen mit einem ehrlichen “Ja” beantworten zu können.

Also blieben nur noch zwei Schritte, die zu tun sind:

1. Aufräumen
2. Dafür sorgen, dass die Ordnung erhalten bleibt

Mit diesen kleinen Tipps bleibt die Ordnung wie sie ist

Ich habe mir drei Gewohnheiten antrainiert, damit meine Ordnung erhalten bleibt. So muss ich so gut wie nie mehr eine Aufräumaktion starten, sondern kann “nebenbei” aufräumen:

• Das Beifahrer-Prinzip: Ich laufe nie mit leeren Händen umher. Hole ich mir eine Frucht, nehme ich die Kaffeetasse gleich mit und stelle sie in die Spüle. Muss ich zur Toilette, nehme ich die Post mit, die dann vor der Bürotür landet, damit ich sie nicht vergesse. So räume ich nebenbei und ständig auf.
• Ist eine Aufgabe erledigt, dann räume ich alles weg, was ich dazu benötigte, um reinen Tisch für die nächste Aufgabe zu haben.
• Die letzte Aktion des Tages heisst: Aufräumen. Tue ich das regelmässig, brauche ich dazu täglich maxmial 5-10 Minuten.

Diese drei kleinen, simplen Tipps helfen, die Ordnung zu erhalten, die Sie sich einmal geschaffen haben. Das Ziel ist zu verhindern, lange zu überlegen, was zu tun ist oder ob ich Lust dazu habe, sondern ganz einfach eine Gewohnheit zu etablieren und diese dann immer auszuüben. Wie beim Zähneputzen: Das machen Sie ja auch automatisch, ohne sich ständig zu fragen, ob Sie Lust darauf haben.

Bei der Gelegenheit: Was könnten Sie erreichen, wenn Sie die Gewohnheiten, die Sie stärken, ritualisieren, d.h. jeden Tag üben?

Foto von EU Social

Doch was ist besser: Analoge Aufgabenlisten auf Papier oder digitale Aufgabenlisten am Computer? Lassen Sie uns die beiden Möglichkeiten zum Showdown antreten.

ToDo-Listen auf Papier

Die einfachste und sicher auch schnellste Art: Aufgabenlisten auf Papier. Sie brauchen dazu nur Papier und einen Stift. Prinzipiell eignet sich jedes Papier, von der Karteikarte bis zum schönen A4-Heft oder dem MindMap am Whiteboard – wobei letzteres strenggenommen nicht zur Kategorie “Papier” gehört. Sie verstehen jedoch, wie ich das meine.

Vorteile

• Schnell und einfach: Stift und Papier genügen.
• Immer dabei, nimmt wenig Platz.
• Keine Synchronisations-Probleme.
• Übersichtlich
• Sofort verfügbar: Kein Start, kein Aufladen nötig.
• Sie können alles auf einmal ansehen und beispielsweise alle Listen nebeneinander legen.
• Sie können mit Farben, Zeichnungen, Formen arbeiten und nicht nur mit Wörtern und Zahlen.

Nachteile

• Kein Backup möglich oder nur über mühsames Kopieren
• Braucht meistens mehr Platz als ein Smartphone.
• Löschen ist kaum möglich (abgesehen vom Radiergummi). Dinge editieren/verändern ist auch schwierig.
• Ergänzungen sind je nach Platz auch schwer möglich.
• Suche läuft manuell. Keine automatische Suche möglich

Jede Aufgabenliste nützt nur dann etwas, wenn man sie dabei hat. Tragen Sie immer eine Tasche oder Mappe bei sich, spielt das Format keine Rolle. Tun Sie das nicht, würde ich höchstens A7 wählen. Ein A7-Heft hat auch noch in der Hosen- oder Sakkotasche Platz.

Alternative: X47 bietet innovative und platzsparende Möglichkeiten, alles analog zu verwalten. Beispielsweise auch in Kombination mit einer Geldbörse.

Digitale ToDo-Listen

Vorteile

• Backup ist einfach möglich.
• Unsere Arbeit spielt sich ohnehin hauptsächlich am Computer ab.
• Aufgaben können gefiltert, mehrfach kategorisiert oder durchsucht werden.
• Synchronisierung zwischen verschiedenen Geräten ist prinzipiell möglich.
• Sie können Listen nicht nur verwalten, sondern können auch diverse Zusatzfunktionen und Verknüpfungen nutzen (je nach Programm).
• Automatische Erinnerungen sind möglich.

Nachteile

• Digitale Aufgabenlisten sind nicht greifbar. Man kann sie rasch aus dem Blick verlieren.
• Kein Computer, keine Liste: Ohne geeignetes Gerät für unterwegs oder in Sitzungen (Laptop, Smartphone etc.) sind die Listen an den Schreibtisch gebunden.
• Synchronisierung ist prinzipell möglich, aber nicht immer einfach oder manchmal umständlich.
• Geräte können abstürzen, müssen regelmässig aufgeladen werden.
• Programme müssen zuerst gestartet werden, was die Hürde, etwas zu notieren, ein wenig höher setzt. Dabei gilt: Was nicht aufgeschrieben ist, existiert nicht.

Fazit: Wer gewinnt?

Wie könnte es anders sein? Die Antwort lautet: Kommt darauf an.

Ich persönlich habe zunächst mit analogen Aufgabenlisten gearbeitet, arbeite es jedoch schon seit langem mit digitalen Listen – konkret mit dem Programm Things und unter Windows mit Outlook.

In letzter Zeit wächst in mir allerdings ein kleiner, aber immer stärker werdender Zweifel, ob ein gutes Zeitmanagement wirklich unendlich lange und nie kürzer werdende ToDo-Listen braucht. In Fällen mit sehr vielen, auch gerade zerstückelten Aufgaben zweifellos. Meine Welt ist jedoch überschaubar und wichtiger als ellenlange Aufgabenlisten ist in meinem Fall ein starkes Commitment und immer wieder der Blick auf meinen Alltag, ob er mit meinem Commitment übereinstimmt und ob meine ganz konkrete Aufgabe, die ich gerade bearbeite, meinen langfristigen Zielen näher bringt.

Deshalb komme ich eher weg von den langen, digitalen ToDo-Listen und zurück zu den einfachen Listen auf Papier. In diesem Zusammenhang sind andere Dinge wichtiger geworden wie meine Gewohnheiten, meine Werte, meine Visionen und – im Alltag – meine Tages- und Wochenziele.

Was will ich damit sagen? Mein Beispiel zeigt zwei Dinge:

1. Es gibt nicht das eine System, das für alle passt.
2. Es gibt nicht das eine System, das für mich ewig passt.

Es geht viel mehr darum zu erkennen, wann etwas eine Anpassung braucht, ohne ständig nach dem optimalen, perfekten System zu jagen, das es ja eh nie wirklich gibt. So gibt eine gute Anleitung oder ein gutes Seminar keine pfannenfertige Lösung vor, sondern begleitet Sie zu Ihrer individuellen Lösung. Das mag etwas aufwändiger sein, aber ist ehrlich und vor allem massgeschneidert und nachhaltig.

• Dank der verschiedenen Module (E-Mails, Kalender, Aufgaben usw.) können Sie Ihren Alltag komplett mit einem Programm organisieren. Kaum ein anderes Programm bietet so viel unter einer einheitlichen Oberfläche. Und seit der Version 2007 sind die Module auch so integriert, dass der Nutzen grösser ist als der Ärger.
• Arbeiten Sie in einem Team, können Sie Teile von Outlook fast nach Belieben freigeben und viele Dinge gemeinsam nutzen. In diese Kategorie fallen auch die Besprechungsanfragen in Outlook, die Sie bestimmt kennen und nutzen. Voraussetzung ist allerdings ein Exchange-Server, der glücklicherweise in den meisten Unternehmen eingerichtet ist.

Wie Sie Besprechungsanfragen in Outlook nutzen

Ist Outlook richtig eingerichtet, können Sie problemlos Termine innerhalb des Unternehmens organisieren. Sie sehen, wann Ihre Kolleginnen und Kollegen freie Zeiten haben und können entsprechende Anfragen an sie richten.

So können Sie schnell und elegant in freigegebenen Kalendern nach passenden Zeiten suchen und sogar automatisch Vorschläge von Outlook anzeigen lassen.

Vorteile von Besprechungsanfragen

Outlook unterstützt Sie auf clevere Art und Weise bei Besprechungsanfragen:

• Sie sehen in den freigegebenen Kalendern, wann mögliche Zeitfenster offen sind.
• Alle Teilnehmenden erhalten eine Einladung per E-Mail. In dieser Einladung integriert sind Schaltknöpfe, um den Termin anzunehmen, abzulehnen oder eine Alternative vorzuschlagen.
• In der Einladung sehen die Empfänger direkt den betreffenden Ausschnitt aus ihrem Kalender und damit auf einen Blick, ob Sie dann überhaupt Zeit haben.
• Angenommene Termine werden sofort in den Kalender eingetragen.
• Organisieren Sie einen Termin, sehen Sie auf einen Blick, wer bereits geantwortet hat und wer nicht.

Besprechungsanfrage in Outlook erstellen

Wie üblich gibt es mehrere Möglichkeiten, eine Besprechungsanfrage zu starten. Die einfachste ist – wie immer – mit einer Tastenkombination: Strg-Umschalt-Q.

Sie können aber auch auf „Neue Besprechung“ im Kalender klicken oder einen normalen Termin erstellen und dann auf „Teilnehmer einladen“ klicken. Im folgenden Fenster wählen Sie folgende Dinge:

1. Definieren Sie die Teilnehmenden im Feld „An“. Das funktioniert genau so wie bei einer E-Mail.
2. Klicken Sie auf den Schaltknopf „An“, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Teilnehmenden in der Liste auswählen können und – was viel wichtiger ist – angeben, ob die jeweilige Person unbedingt an dem Termin teilnehmen muss („Erforderlich“) oder nur optional. Ausserdem beziehen Sie hier Ressourcen wie Sitzungszimmer, Beamer usw. mit ein.
3. Sie können nun die Details Ihres Termines wie Betreff, Ort, Notizen, Anhänge usw. eingeben.
4. Der Terminplanungs-Assistent hilft Ihnen dann, eine passende Zeit zu finden. Sie sehen hier, wann die Teilnehmenden schon gebucht sind – sofern Sie Zugriff auf deren Kalender haben.

Um den Status des Termins zu kontrollieren, öffnen Sie ihn im Kalender und klicken dann ganz unten rechts auf den kleinen Pfeil neben den Fotos der Teilnehmenden. Daraufhin öffnet sich der Personenbereich und Sie sehen, wer wie geantwortet hat und wessen Antwort noch aussteht.

Eine Alternative

Es gibt einen einfacheren Weg, eine Besprechung zu organisieren, wenn Sie nur wenige Teilnehmende dafür benötigen. Sie können nämlich die Kalender von diesen einfach nebeneinander einblenden lassen. So sehen Sie auf einen Blick, dass zwar alle die Sitzung noch am Dienstag ab 14.00 Uhr hinein quetschen könnten, aber Sie sehen auch gleichzeitig, dass bei allen der Freitag Vormittag noch komplett frei ist.

Öffnen Sie dazu einfach die Kalender der gewünschten Teilnehmenden im Register “Start” unter “Kalender öffnen”.

Suchen Sie einen Termin aus, an dem voraussichtlich alle teilnehmen können. Klicken Sie im Register „Start“ unter „Neue Besprechung“ auf „Neue Besprechung mit allen“. Erstellen Sie dann ganz normal Ihre Besprechungsanfrage.

Noch eine Alternative

Outlook 2010 stellt Ihnen auch die Planungsansicht zur Verfügung. Sie finden sie unter „Start“ in der Gruppe „Anordnen“.

In der Planungsansicht sehen Sie die gewählten Kalender untereinander ähnlich wie beim Terminplanungs-Assistenten, aber deutlich übersichtlicher. Ganz oben wird Ihnen mit einem Balken direkt angezeigt, welche Termine sicher besetzt sind.

Kalender auf einen Klick einblenden

Vermutlich müssen Sie hin und wieder alle Kalender Ihrer Teammitglieder oder sonst eines immer gleichen Personenkreises einblenden lassen. Mit Outlook ist das auf einen Klick möglich, nämlich dank den Kalendergruppen, die Sie im Register “Start” unter “Kalendergruppe” finden.

Die Kalendergruppe erscheinen in der Liste links. Setzen Sie ein Häkchen im Kästchen der Kalendergruppe, werden sofort alle Kalender der Mitglieder dieser Gruppe angezeigt.

Kalender überlagern

Und noch eine letzte Möglichkeit gibt es, mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen. Sie können nämlich mehrere Kalender überlagern. Das heisst: Outlook zeigt Ihnen alle Termine in einem einzigen Raster. Das kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Kalender verwalten – etwa Ihren eigenen und den Ihrer Vorgesetzten oder einen Projektkalender.

1. Öffnen Sie die Kalender, die Sie überlagern möchten.
2. Klicken Sie entweder auf den kleinen Pfeil neben dem Kalendernamen oder wählen Sie im Register „Ansicht“ unter „Anordnung“ „Überlagern“. Genauso können Sie die Kalender auch wieder trennen.

Sie sehen: Bereits in früheren Versionen konnte man mit Outlook recht gut Termine im Team nutzen. Mit der Version 2010 haben diese Funktionen nochmals einen Schub erhalten und bieten sehr viele und – was noch wichtiger ist – sehr gute Möglichkeiten.

Vielleicht kennen und nutzen Sie bereits Regeln in Outlook. Mit Regeln können Sie E-Mails automatisch behandeln lassen, etwa in einen Ordner verschieben oder direkt löschen. Regeln setzen direkt nach dem Empfang einer E-Mail und völlig automatisch ein. Sie sortieren also eigenständig den Posteingang.

Nun gibt es unzählige Anwendungsfälle, bei denen Sie eine Reihe von Aktionen manuell starten möchten. Sie erhalten etwa eine interessante E-Mail und möchte sie an Ihr Team weiterleiten. Oder Sie möchten auf eine E-Mail antworten und sie gleich danach löschen. Dies und viele andere Dinge sind mit den QuickSteps möglich.

QuickSteps sind also sozusagen Kochrezepte für E-Mails. Sie klicken auf einen QuickStep und sagen Outlook damit: “Tu zuerst dies, anschliessend das und schlussendlich das.” Sie bündeln die Aufgaben wie Spargel und können diese Aufgabenreihe auf Knopfdruck auslösen.

Die Standard-QuickSteps

Von Hause aus bringt Outlook bereits 6 QuickSteps mit. Diese sind noch nicht ganz fertig konfiguriert. Beim ersten Klick fragt Outlook nach den fehlenden Angaben:

1. Verschieben in
2. An Vorgesetzte(n)
3. Team-E-Mail
4. Erledigt
5. Antworten und löschen

Einen QuickStep erstellen

Lassen Sie uns gleich einen QuickStep erstellen, damit Sie sehen, wie Sie dazu vorgehen müssen.

Nehmen wir an, Sie erhalten häufig Informationen, die Sie einfach zur Kenntnisnahme an Ihr Team weiterleiten möchten. Mit der E-Mail geschieht sonst nichts weiter, so dass Sie sie nach dem Weiterleiten in den Ordner „Teaminfos“ ablegen möchten. Mit QuickSteps erledigen Sie diese Aufgabe auf einen Klick. Klicken Sie dazu auf „Neu erstellen“ in den QuickSteps:

Dieser Inhalt ist nur für Mitglieder.Im Fenster, das sich daraufhin öffnet, führen Sie folgende Schritte aus (als Mitglied von blatternetPREMIUM sehen Sie rechts ein Bild, das Sie mit einem Klick vergrössern können).

1. Vergeben Sie einen sinnvollen Namen, etwa „Teaminfo“.
2. Wählen Sie die erste Aktion, die Outlook auf die E-Mail anwenden soll. In unserem Fall ist das „Weiterleiten“.
3. Geben Sie in das „An:“-Feld die Empfänger wie bei einer E-Mail an.
4. Nach einem Klick auf „Optionen anzeigen“ können Sie sogar schon angeben, was im Text der E-Mail stehen soll.
5. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Wählen Sie „Als gelesen markieren“ als nächste Aktion. Wiederholen Sie diesen Schritt, um all Ihre gewünschten Aktionen hinzuzufügen. In unserem Fall fügen wir noch die Aktion „In Ordner verschieben“ hinzu. Als Ordner wählen wir „Teaminfos“ oder falls der Ordner nicht angezeigt wird „In anderen Ordner…“. Dort wählen wir den Ordner „Teaminfos“ oder erstellen ihn mit einem Klick auf „Neu“.
6. Zum Schluss können wir müssen aber nicht noch eine Tastenkombination auswählen, mit der der QuickStep auch gestartet werden kann. Und wir können einen QuickInfo-Text eingeben, der angezeigt wird, wenn wir mit dem Mauszeiger über dem QuickStep sind.

Und schon sind wir fertig. Ich klicke also auf eine E-Mail, die ich an mein Team weiterleiten will, und klicke dann auf meinen neuen QuickStep „Teaminfo“. Es öffnet sich sofort ein neues Fenster, in dem meine Teammitglieder als Empfänger eingetragen sind und die ursprüngliche E-Mail als Weiterleitung eingefügt ist. Ich kann einen eigenen Text einfügen, bevor ich die E-Mail sende. Die ursprüngliche E-Mail hat Outlook pflichtgemäss als gelesen markiert und in den Ordner „Teaminfos“ verschoben.

Sie sehen, wie einfach Sie einen QuickStep erstellen können. Die Standard-QuickSteps von Outlook bieten schon einen guten Start und sind recht nützlich.

Zum Schluss noch ein Tipp: Legen Sie nicht zu viele QuickSteps an, das wird sonst schnell unübersichtlich.

Dieser Inhalt ist nur für Mitglieder.

So werden in Outlook aus E-Mails Aufgaben

E-Mails können auf drei verschiedene Arten in Aufgaben umgewandelt werden:

1. Die E-Mail wird als Anlage an eine neue Aufgabe gehängt. Diese Variante hat den Vorteil, dass die E-Mail als solche in der Aufgabe erhalten bleibt und weiterhin beantwortet oder weitergeleitet werden kann, selbst wenn sie im Posteingang gelöscht wurde.
2. Der Text der E-Mail wird als Aufgabennotiz eingefügt. Öffnen Sie also später die Aufgabe, sehen Sie direkt den Text aus der E-Mail. Bei der ersten Variante müssen Sie dazu zuerst noch die Anlage öffnen.
3. Ein Teil der E-Mail wird als Aufgabennotiz eingefügt. Das kann bei langen E-Mails sinnvoll sein, wenn Sie nur einen Abschnitt zur Erledigung der Aufgabe benötigen.

Die einfachste und schnellste Variante ist die zweite Variante. Hierzu ziehen Sie einfach die E-Mail mit gedrückter Maustaste auf die Aufgaben unten links im Navigationsbereich und schon öffnet sich ein neues Aufgabenformular mit dem Betreff der E-Mail als Aufgabenbetreff und dem Text der E-Mail als Aufgabennotiz.

Genauso funktioniert auch die dritte Variante: Markieren Sie einen Teil der E-Mail und ziehen Sie diesen Teil mit gedrückter Maustaste auf die Aufgaben unten links.

Um eine E-Mail als Anlage an eine neue Aufgabe als Anhang zu hängen, ziehen Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste auf die Aufgaben. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie drei Möglichkeiten haben (siehe rechts – Klick für eine grössere Ansicht):

• Hierher kopieren als Aufgabe mit Text: Das entspricht der zweiten Variante.
• Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage: Die E-Mail wird in eine neue Aufgabe als Anlage kopiert.
• Hierher verschieben als Aufgabe mit Anlage: Die E-Mail wird in die neue Aufgabe verschoben und befindet sich anschliessend nicht mehr im Posteingang.

Ich empfehle Ihnen, eine E-Mail als Anhang in eine neue Aufgabe zu verschieben. Die E-Mail muss ja nicht mehr im Posteingang verbleiben, Sie haben sie bereits behandelt. Gleichzeitig ist sie nicht verloren, sondern immer noch als E-Mail da, nämlich als Anlage an der entsprechenden Aufgabe. Sie können die E-Mail weiterhin beantworten, weiterleiten oder in einen Ordner verschieben.

Genau dasselbe funktioniert übrigens auch, um eine E-Mail in einen Termin oder einen Kontakt umzuwandeln.

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie den E-Mail-Berg nach dem Urlaub rasch abtragen können.

Mark Forster schlägt auf seinem Blog vier Möglichkeiten vor, nach dem Urlaub mit den E-Mails fertig zu werden. In meinen Worten:

1. Herauspicken: Picken Sie diejenigen E-Mails heraus, die Ihnen ins Auge fallen. Das ist eine weit verbreitete und gleichzeitig die ineffizienteste Art, mit dem Problem umzugehen. Sie führt direkt zu einem Rückstand, den Sie wochenlang mit sich herumschleppen werden.
2. Löschen: Löschen Sie alle E-Mails. Oder noch besser: Richten Sie vor dem Urlaub eine Regel ein, die alle E-Mails automatisch löscht. Sehr effektiv und was wichtig war, kommt sicher nochmal. Die weniger riskante Variante: Schreiben Sie in Ihre Abwesenheitsnachricht, dass E-Mails nach der Rückkehr nochmals geschickt werden sollen und geben Sie die Adresse eines Kollegen für wirklich wichtige Dinge an.
3. Hineinknien: Nehmen Sie sich die Zeit und tragen Sie den Berg ab. Sind Sie einmal im “E-Mail-Modus”, brauchen Sie dazu weniger lange als Sie vermuten. Braucht ein wenig Disziplin und ist nur möglich, wenn Sie nicht schon wieder einen vollen Kalender haben. Das ist aber die effektivste Methode.
4. Langsam abtragen: Verschieben Sie alle E-Mails in einem speziellen Ordner und tragen Sie den Berg jeden Tag zu einer festen Zeit ein wenig ab (z.B. jeweils 20 Minuten nach dem Mittagessen). Neue, einkommende E-Mail arbeiten Sie im gewohnten Rhythmus ab.

Als grosser Verfechter von Regeln und Automatisierungen habe ich auch noch ein paar Tipps:

• Richten Sie sich vor dem Urlaub eine Regel ein, die alle E-Mails mit dem Wort “Newsletter” im Betreff oder im Text in einen Ordner “Newsletter” verschieben.
• Dasselbe tun Sie mit allen E-Mail, die Sie nur als CC oder BCC erhalten. Solche E-Mail enthalten fast immer Informationen, die Sie nur wissen müssen (wenn überhaupt). Verschieben Sie diese in einen Ordner “Info”.
• Überlegen Sie sich, wer Ihre VIPs sind: Von wem erhalten Sie in der Regel wichtige E-Mails? Wer sind Ihre Schlüsselkunden? Lassen Sie die E-Mails von diesen Absendern in einen Ordner “Wichtig” verschieben.
• Das funktioniert natürlich auch im Gegenteil: Von wem erhalten Sie meistens nicht so wichtige E-Mails? Lassen Sie diese E-Mails auch in Ihren “Info”-Ordner verschieben.

Nach Ihrer Rückkehr lesen Sie zuerst nur die E-Mails in Ihrem “Wichtig”-Ordner. Anschliessend diejenigen, die noch im Posteingang sind. Alle andere E-Mail – die sich ja in den Ordnern “Newsletter” und “Info” befinden – können Sie dann lesen, wenn Sie alles andere aufgearbeitet haben oder wenn Sie mal wenig Energie haben (z.B. nach dem Essen oder Freitag Nachmittag).

Falls Sie interessiert, was in meiner Abwesenheisnachricht steht und wie Sie mir ermöglicht, in aller Ruhe Urlaub zu machen, dann lesen Sie diesen Artikel:
Die Geschichte von der Abwesenheitsnachricht – Zeitmanagement und mehr

Bei der Gelegenheit: Können Sie bewusst entspannen?

Die Liste ist der Lesbarkeit halber etwas unterteilt. Ich stelle Ihnen Anwendungen für ToDo-Listen nach folgenden Bereichen vor:

1. Die Innovativen
2. Die Simplen
3. Die Soliden
4. Die Klassiker
5. Meine Empfehlungen

Nach jeder Anwendung ist angegeben, ob sie deutsch spricht, kostenlos ist, eine (kostenpflichtige) Premium-Version bietet und ob es eine Smartphone-App gibt. Damit meine ich eine explizite (native) App für ToDo-Listen für Ihr Smartphone vom Hersteller. Falls dort “Nein” angegeben ist, kann es durchaus sein, dass die Anwendung eine mobile Webseite bietet, also eine Webseite, die für die Anzeige auf Smartphones optimiert ist. Oder dass ein anderer Anbieter eine App anbietet, die auf den Dienst zugreifen kann.

Die Innovativen

Do It (Tomorrow)

Eine Wow-Anwendung: Wer sie zum ersten Mal sieht, ist vom Design überwältigt. Sehr schön gemacht!
Do It Tomorrow ist eine recht neue Anwendung, die versucht, das System von Mark Forster aus dem gleichnamigen Buch umzusetzen. Do It (Tomottow) bietet alles, was man braucht – aber nicht mehr. Eine fantastische Anwendung, die auch zu den Simplen gezählt werden könnte.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad, Android: Kostenlose und kostenpflichte Versionen erhältlich)

Strike – A fun and easy way to strike stuff off lists

Eine weitere, sehr simple, aber schöne und geniale Anwendung. Mit Strike können Sie einfach und unkompliziert neue ToDo-Listen anlegen und teilen. Man muss nicht mal ein Konto einrichten, sondern erhält für jede Liste eine eigene Webadresse. Diese Adresse kann man dann bei Bedarf dem Team weitergeben.

Wem die Funktionalität nicht genügt, für den gibt es den grossen Bruder “Resolve” (im Moment nur als private Beta-Version):
Resolve by ZURB

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Jein: Von Strike gibt es keine Premium-Version, aber es gibt eine andere, grössere Anwendung: Resolve
Smartphone-App: Nein

Flow: Task Management and Online Collaboration for Teams

ToDo-Listen erstellen, Aufgaben im Team verwalten, dazu ein gutes, durchdachtes Design (Things für Mac nicht unähnlich): Das ist Flow.
Solche Anwendungen sind (hoffentlich) die Zukunft. Aufgaben können übrigens auch per Mail hinzugefügt werden.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Nein (14tägiger Test möglich)
Premium-Version: $9.99/Monat oder $99/Jahr
Smartphone-App: Ja (iPhone)

42tasks: Task Management – Home

42tasks ist eine weitere, gut designte Anwendung zum Verwalten von Projekten und ToDo-Listen. Aufgaben können auch delegiert werden.

Eine solide Anwendung ohne Höhepunkte oder Tiefschläge.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone); Android, Blackberry, Windows Mobile geplant

Wunderlist | 6Wunderkinder

Eine weitere Anwendung mit schönem und durchdachtem Design. Es können ToDo-Listen geführt und mit anderen geteilt werden.
Was soll man sagen? Kann alles, sieht gut aus und kostet nichts.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad, Android)

Teux Deux

Kaum auf dem Markt, schon ein Klassiker: Das ist TeuxDeux.
Aufgaben werden einem Wochentag zugewiesen und können einfach hin- und hergeschoben werden. Eine sehr schöne Anwendung, auch wenn sie vielleicht für die ganz langen und komplizierten ToDo-Listen zu einfach ist. Für die Wochenplanung jedoch genial.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone); iPad und Android geplant

coolendar
Coolendar ist eine Mischung aus Aufgabenverwaltung, Kalender und Planungstool. Aufgaben können in “normaler” englischer Sprache eingegeben werden (z.B. “tomorrow 8am Tag planen”) – auch ohne Zeitangabe – und schon erhält man eine ToDo-Liste (keinen Kalender).
Schade, funktioniert das nur in Englisch.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone, Android)

Die Simplen

TidyLists | Tidy Up Your To-Do List

Mit TidyLists können Sie – oh Wunder – einfach ToDo-Listen erzeugen. Die Listenübersicht zeigt dabei an, wie viele Aufgaben auf einer Liste bereits abgestrichen wurden. ToDo-Listen können an die eigene E-Mail-Adresse geschickt werden.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

Speckle!

Eine sehr einfache Anwendung: Man kann Projekte mit ToDo-Listen anlegen. Für jede Aufgabe kann dann angeben werden, ob sie bereits gestartet, erledigt, geprüft oder “live” ist.

Speckle richtet sich damit an Software-Entwickler. Speckle ist noch in Entwicklung.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

Google Tasks

Wer Google Mail nutzt, kennt vielleicht auch schon Google Tasks: ToDo-Listen direkt im Mailprogramm. Macht ja auch Sinn, kommen doch viele neue Aufgaben per Mail. Natürlich lässt sich Google Tasks mit Google Kalender automatisch synchronisieren und hat ein iGoogle-Widget.
Nutzer der diversen Google-Dienste sind hier also gut bedient, auch wenn die Aufgabenverwaltung sehr schlicht ist.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

Mojonote | Everything you need to remember, in one place
Mojonote kann drei Dinge: Aufgaben, Listen oder Notizen erstellen. Aufgaben können einem Datum mit Erinnerung zugewiesen werden. Listen sind eine Art Einkaufsliste, mehr nicht. Notizen tragen einen Titel und die Notiz. Alle drei Funktionen sind getrennt, was schade ist. Ansonsten eine sehr einfache, schnelle, schnörkellose Anwendung.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

SimpleGTD.com : Uber simple, GTD-style todo list organizer

Der Name ist Programm: SimpleGTD kann alles, um GTD umzusetzen. Einfach und unkompliziert. Vergleichbar mit einer ToDo-Listen auf Papier, nur eben am Computer mit allen Vor- und Nachteilen.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

To do list, simple, easy, fast, sharable: Ta-da List

Ta-da List brüstet sich damit, die einfachste Online-Anwendung für ToDo-Listen zu sein. Damit kann man Listen erstellen und auf diesen Aufgaben festhalten. Die ToDo-Listen kann man sich per E-Mail schicken lassen oder für jemanden frei geben. Mehr kann Ta-da List nicht, doch das hier besonders einfach und schnell.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

Toodledo : A to-do list to organize your tasks

Toodledo ist schon recht lange auf dem Markt und kann alles, bleibt dabei aber sehr einfach. Besonders auffallend: Man kann die ToDo-Listen als Booklet ausdrucken und auch Zeiten erfassen.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: $14.95-$29.95/Jahr
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad)

tweeto | Life. Organized.

Nach dem Einloggen hat man eine kleine Eingabemaske vor sich, in der man eine Aufgabe und ein Tag erfassen kann. Fühlt man sich als Fortgeschrittener, gibt man unter den “Advanced Options” Notizen zur Aufgabe ein und vergibt ein farbiges Label. Mehr will Tweeto gar nicht können.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein (noch nicht?)
Smartphone-App: Nein

iPrioritize – get organized with simple to-do lists
Nicht jedes Produkt, das mit “i” beginnt, ist ebenso elegant wie die iProdukte aus dem Hause Apple. iPrioritize ist denn auch eine sehr simple Anwendung, die einfach ToDo-Listen erstellen kann. Besonderheit: Die Listen können per Mail verschickt, ausgedruckt oder sogar als Feed abonniert werden.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

Die Soliden

Dooster Task Manager | Online Project Management | Task Management

Dooster vereinigt Projektmanagement mit einem Tools für die Zusammenarbeit. So können nicht nur Aufgaben, sondern auch Dokumente geteilt werden.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja (3 Projekte, 5MB Speicherplatz)
Premium-Version: $14-$97/Monat
Smartphone-App: Nein

Online-Aufgabenverwaltung – Producteev

Producteev bietet alles, was eine Aufgabenverwaltung haben muss: Filter, Berichte, Sync mit Google Kalender, automatische Priorisierung, Zusammenarbeit im Team, gute Integration mit E-Mails usw. Kein Wunder, wird Producteev in der Blogsphäre hochgelobt.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja (2 Nutzer, 100MB Speicherplatz)
Premium-Version: $5-$30/Monat
Smartphone-App: Ja (iPhone)

Nirvana › GTD Software for Getting Things Done, Web 2.0 Style
Nirvana hat offensichtlich auch bei Things abgeguckt. Wer sich da auskennt, kommt hier sofort zurecht.
Ansonsten eine solide, schöne Anwendung. Besonders: Aufgaben können per Mail an (nicht “ins” :-) ) Nirvana geschickt und die ToDo-Listen können exportiert werden.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein

Doit.im | Online Time and Task Management System, Always Online, Always With You!

Auch hier wiederum: Einfach, schöne Anwendung, die sich von Things inspirieren liess.
Bietet gute Ansätze, obwohl die Grafik etwas hausbacken wirkt. Alle Funktionen zum Verwalten der ToDo-Listen sind aber da.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad, Android)

TaskAnt: Team To-Do Repository

ToDo-Listen im Team: Aufgaben können erfasst und anderen Mitglieder zugewiesen werden. Neben intelligenten Listen sind auch komplexe Suchvorgänge möglich.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Ja (iPhone)

Organisemee – Webbasiertes Aufgabenmanagement

Eine bunte Anwendung, die alles kann, was man von einer webbasierten ToDo-Liste erwarten kann, inkl. Fälligkeitstermine mit Erinnerungen, Prioritäten und Zusammenarbeit im Team.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja
Premium-Version: Nein
Smartphone-App: Nein (geplant)

Gtdagenda.com
Gtdagenda hat einen verknüpften Ansatz: Beginnend mit der Vision (Ziele) geht es via Planung (Projekte) zur Ausführung (Aufgaben). Dabei hält es sich an die GTD-Grundsätze, bietet aber auch eine Checklisten-Funktion und einen Kalender.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja (3 Ziele, je 5 Projekte/Kontexte/Checklisten)
Premium-Version: $3.29-$37.50/Monat
Smartphone-App: Nein

Apollo

Apollo integriert Projektmanagement (inkl. Aufgabenverwaltung und Kalender) mit Kontaktverwaltung. Ausserdem können Zeiten erfasst werden. Natürlich auch im Team möglich.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Nein (30tägiger Test möglich)
Premium-Version: $14-$148/Monat
Smartphone-App: Nein

5pm – Project management, task organizer, team collaboration and time tracking software

5pm ist Projektmanagement intuitiv. Eine sehr umfangreiche Anwendung, die ein umfassendes Projektmanagement ermöglicht (inkl. ToDo-Listen, Zeiterfassung und Berichte). Vielleicht etwas gar zu bunt, aber 5pm beweist, welch komplexen Webanwendungen heute möglich sind.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Nein (14tägiger Test möglich)
Premium-Version: $18-$175/Monat
Smartphone-App: Nein

Get It Done App | Getting Things Done GTD software, task manager, and to-do list, and project management.

Eine weitere GTD-Anwendung mit gewagten Farben. Dafür bietet sie alles, was man von einer GTD-Anwendung erwartet. Solide, ohne Begeisterungsstürme auszulösen.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Nein (15tägiger Test möglich)
Premium-Version: $39/Jahr
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad, Android)

Die Klassiker

Remember The Milk

Der Klassiker: Remember The Milk. Kann alles, auch wenn die Bedienung nicht sehr intuitiv ist. Kann in unzählige andere Dienste eingebunden werden (Google Kalender, iGoogle, Netvibes, E-Mail, RSS usw.).

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja
Premium-Version: $25/Jahr
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad, Android, Windows Mobile, Blackberry): Gratis-Version kann nur alle 24h synchronisieren

Todo list, task manager, online, fast, easy to use: Todoist

Auch ein Klassiker und eine sehr einfache Aufgabenverwaltung: ToDo-Listen anlegen, Aufgabe erfassen, allfälliges Datum erfassen – fertig. Die Premium-Version bietet mehr Funktionen, die allerdings bei anderen Anwendungen häufig in der Gratis-Version dabei sind wie Erinnerungen, Notizen zu Aufgaben oder Aufgaben per Mail erfassen.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja
Premium-Version: $29/Jahr
Smartphone-App: Ja (iPhone, iPad, Android)

Intranet, Group Calendar, Small Business Organizer: Backpack
Ein weiterer Klassiker und eher eine umfangreiche Projektmanagement-Anwendung als nur eine ToDo-Liste. Gearbeitet wird mit Seiten, die man mehr oder weniger frei gestalten kann und auf die das ganze Team zugreifen kann. Gewöhnungsbedürftig, aber sehr beliebt in der Webwelt.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja (2 Nutzer, 5 Seiten)
Premium-Version: $24-149/Monat
Smartphone-App: Jein: iPhone-Apps, die auf Backpack zugreifen können, aber nicht vom Hersteller stammen

Project management software, online collaboration: Basecamp

Die grosse Schwester von Backpack ist Basecamp. Mit Basecamp lassen sich Projekte auch im Team und natürlich online verwalten, inkl. Dateiverwaltung, Nachrichtenaustausch und vielem mehr. Auch Basecamp ist sehr beliebt in der Webwelt.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja (1 Projekt, 2 Writeboards, 10MB Speicherplatz)
Premium-Version: $24-149/Monat
Smartphone-App: Nein

Nozbe

Wieder ein Klassiker: Nozbe kann alles, was man braucht (inkl. Einbezug von Projekten und Dateien sowie Zusammenarbeit im Team). Nozbe lehnt sich dabei stark an GTD an.

Deutsch: Ja
Kostenlos: Ja (5 Projekte/Konzexte und 1MB Speicherplatz)
Premium-Version: $9.95-$49.95/Monat (Jahresabo günstiger)
Smartphone-App: Ja

GTD Software Online for Getting Things Done » Vitalist

Wieder eine Anwendung, mit der sich GTD problemlos umsetzen lässt. Kann alles, inkl. ToDo-Listen im Team. Schon lange auf dem Markt.

Deutsch: Nein
Kostenlos: Ja (je 5 Projekte/Kontexte/Kontakte/Smart Searches)
Premium-Version: $5-$10/Monat (Jahresabo günstiger)
Smartphone-App: Nein

Meine Empfehlungen

Ranglisten sind häufig subjektiv. Auch diese hier. Ich liste ohne weitere Kommentare auf, welche Anwendungen mir am besten gefallen.

Die Innovativen

1. Do It (Tomorrow)
2. Task Management At Its Best With Wunderlist | 6Wunderkinder
3. What deux yeux have teux deux teuxday?

Die Soliden

1. Online-Aufgabenverwaltung – Producteev
2. 5pm – Project management, task organizer, team collaboration and time tracking software
3. Nirvana › GTD Software for Getting Things Done, Web 2.0 Style

Die Simplen

1. Google Tasks
2. To do list, simple, easy, fast, sharable: Ta-da List
3. tweeto | Life. Organized.

Die Klassiker

1. Remember The Milk
2. Todo list, task manager, online, fast, easy to use: Todoist
3. Nozbe

Bei der Gelegenheit: Was sind heute Ihre drei wichtigsten Aufgaben? Wie viele davon haben Sie schon erledigt?

Das Gedankenexperiment

Nehmen wir an, Sie würden Ihren Arbeitsplatz 10 Leuten zeigen und wir könnten diesen Leuten in den Kopf schauen. Wie würden diese reagieren? Was würden die denken?

So eine Unordnung!

Dass man da arbeiten kann…

Oder vielleicht:

Wow, so einen aufgeräumten Platz möchte ich auch!

So sieht ein fokussierter Arbeitsplatz aus.

Wie schafft der das bloss, den Tisch so aufgeräumt zu haben?

Einige denken vielleicht auch:

Der hat ja nichts zu tun, so leer wie der Tisch ist.

Vielleicht ist er gar nicht so wichtig, da hat es ja nichts auf dem Tisch.

Auch das gibt es natürlich. Als bekennender Leertischler habe ich das selbst schon an eigenen Leib erlebt. Sobald ich dann aber erkläre, was dahinter steht, ändern diese Leute ihre Meinung rasch.

Die Umfrage

Der eigene Arbeitsplatz ist eine Visitenkarten gegenüber den Kunden, der Vorgesetzen oder den Kollegen. Der Personaldienstleister OfficeTeam hat sogar in einer Befragung von 500 HR-Managern herausgefunden, dass 83 Prozent dieser HR-Manager einen Mitarbeiter als weniger professionell einschätzen, wenn der Arbeitsplatz (Schreibtisch und Büro) unordentlich ist. Ein Mitarbeiter signalisiere dadurch, dass er bereits mit der Arbeitsorganisation überfordert sei. So die Befragung, die ich bei Jochen Mai in seiner Karrierebibel entdeckt habe.

Ein aufgeräumter Schreibtisch hinterlässt aber nicht nur einen guten Eindruck. Er hilft auch, sich auf die aktuelle Aufgabe zu fokussieren, ohne sich durch all die anderen unerledigten Dinge ablenken zu lassen.

Ganz zu schweigen vom Zeitgewinn, den Sie dadurch haben: Ich pflege meine Dinge sofort zu finden und nicht zuerst lange suchen zu müssen.

Und jetzt?

Ist ein leerer Tisch wirklich das Nonplusultra für jedermann? Natürlich nicht. Auch im Zeitmanagement gibt es keine Allzweckmittel und Zauberlösungen. Wie ich das genau sehe, lesen Sie in diesem Artikel (mit Video und Bild von meinem Schreibtisch):
Zwischenruf: Muss der Schreibtisch wirklich leer sein?

Falls Sie nun motiviert sind, Ihren Schreibtisch aufräumen, habe ich hier ein paar Hinweise:
10 Tipps, damit Sie sich an Ihrem Schreibtisch wohl fühlen

Vielleicht suchen Sie auch noch eine Lösung für Ihre Ablage? Da kann ich Ihnen die MAPPEI-Methode empfehlen, über die mein Freund Frank-Michael Rommert ein sehr gutes Buch geschrieben hat. Hier finden Sie meine Rezension mit einem Interview mit dem Autoren:
Arbeitsorganisation ohne Stress: Die MAPPEI-Methode

Und zum Schluss: Was hängt eigentlich an Ihren Wänden? Wie wär’s mit einer grossformatigen Fotografie? Mein Tipp dazu finden Sie hier:
Wie Sie Ihr Büro in eine Wohlfühl-Oase verwandeln

Bei der Gelegenheit: Können Sie genau jetzt etwas bearbeiten, ohne zuerst Platz auf Ihrem Schreibtisch schaffen zu müssen?

Foto von EU Social