Seit einigen Wochen ist “Put Things Off” einer meiner Lieblingsblogs . Dessen Autor, Nick Cernis, bietet neue und kreative Ansichten über Produktivität. Heute hat er nun sein erstes EBook veröffentlicht, welches ich kurz vorstellen möchte: “todoodlist – Technology is great. Pencils are better.“

Überblick

Der Titel provoziert. Das möchte er wohl auch. Nick Cernis ist – als Webentwickler! – ein glühender Verfechter von Papier und Stift. In dem Buch geht es darum, wie er sich in Papier verliebt hat, wie er sein Leben vereinfacht hat und wie er seinen Träumen folgt. Es hat drei Teile, welche ungefähr gleich lang sind, und präsentiert auf gut 90 Seiten Folgendes:

Im ersten Teil schreibt er 7 kurze Essays zur Vereinfachung. Wer seinen Blog kennt, weiss was ihn erwartet: Nick Cernis kann sehr unterhaltsam, oft provokativ, aber immer interessant schreiben. Die Essay tragen Titel wie “Zen Kitten in a Box”, “Parrots in Space” oder “Einstein Shaving”. Sehr witzig!

Im zweiten Teil stellt er fünf simple Lösungen vor, die helfen, sich wieder in Papier zu verlieben (seine Worte!). Auch diese Lösungen sind sehr kreativ, zwar nicht unbedingt neu, aber sicherlich originell (wie “The Sudoku Calendar” oder “The Banana Reminder”).

Im dritten Teil zeigt er 5 Schritte, um die Komplexität in seinem Leben zu verkleinern. Beigelegt sind zwei Vorlagen, mit deren Hilfe man neue Projekte schneller und besser starten und mehr aus Sitzungen heraus holen kann.

Meine Beurteilung

Ich habe gemischte Gefühle gegenüber dem Buch: Ich schwanke zwischen genial und banal.

Der erste Teil mit den Essays ist sehr witzig. Ich habe ihn regelrecht verschlungen. Er schreibt zwar nichts Neues, aber er präsentiert das Thema “Vereinfachung” auf amüsante, überzeugende Art und Weise in Form von verschiedenen Geschichten. Diese Essay gehören für mich zum Teil “Genial”.

Die 5 Lösungen im zweiten Teil sind sehr unterschiedlich gut. Mit dem “Todoodlist” präsentiert er eine visuelle Methode, seine Aufgaben zu verwalten (ähnlich einem Cluster). Dies überzeugt mich sehr und ich werde dies sicher ausprobieren. Der “Sudoku Calendar” klingt zwar spannend, aber ich habe den Nutzen nicht verstanden. Auch ist seine Beschreibung relativ dürftig. Das “Tagbook”, wo er vorschlägt, mit Hilfe von Post-Its ein Notizbuch in verschiedene Teile zu unterteilen, ist recht banal. Ebenso die “Glyphies”, welche nichts anderes als bildliche Abkürzungen sind, welche man möglichst oft benutzen soll (etwa so, wie man ein Ausrufezeichen bei einer wichtigen Aussage in ein Buch zeichnet). Der “Banana Reminder” hingegen ist wieder sehr kreativ: Um sich an gewisse Dinge zu erinnern, hat er sie sich einfach auf die Banane geschrieben, die er jeden Tag von zu Hause für die Mittagspause mitgenommen hat. So hat er die Erinnerung über Mittag gesehen. Ihm geht es aber nicht um die Banane, sondern darum, Erinnerungen dort anzubringen, wo man sie auch sieht. So wird aus einer witzigen Idee ein eher banaler Tipp.

Der dritte Teil zeigt schön auf, was man unternehmen kann, um sein Leben zu vereinfachen. Nick Cernis geht aber leider nicht über die bekannten Tipps – wie Automatisieren, Delegieren, Reduzieren, Streichen, Fokussieren – hinaus. Das Kapitel ist eine gute Wiederholung bekannter Konzepte, aber mehr nicht.

Zusammenfassend: Die Essay und der Todoodlist sind erfrischend und mehr als lesenswert. Den Rest hätte er kürzen oder sich ganz schenken können.

Kaufen oder nicht?

Schwer zu sagen. Das Buch ist recht teuer für ein EBook, nämlich $19 oder €12.50. Das finde ich zu teuer für diesen Inhalt. Zu seiner Verteidigung: Soweit ich es überblicken kann, ist der Inhalt des Buches neu. Man kann ihn sich also nicht auf seinem Blog zusammen suchen. Das rechtfertigt sicher einen etwas höheren Preis. Der Inhalt tut dies aber nicht.

Nick hat reagiert (auf meinen Blogeintrag? :) ) und bietet das Buch nun für $14 an (siehe Kommentar). Dieser Preis ist für mich angemessen. (I.B., 31.3.2008)

Wer sich rechtzeitig in seinen Newsletter eingetragen hat, bekommt das Buch für $12. Dieser Preis ist für mich angemessen. Der erste Teil mit den Essays und die Idee des Todoolist sind dieses Geld Wert.

Wer also gerne Essays in lockerer Form liest, eine neue, innovative Methoden zur Aufgabenverwaltung kennen lernen mag und einen jungen Autoren und Blogger unterstützen will, dem kann ich das Buch empfehlen.

Nick Cernis bietet übrigens eine Geld-Zurück-Garantie in den ersten dreissig Tagen an. Das Risiko, Geld für ein unnützes Buch auszugeben, ist also gleich Null. Deshalb: Klick auf einen der Links hier im Beitrag oder auf den Banner rechts bei den EBooks (alles affiliate-Links) und gönnt euch das Buch! :-)

Mehr dazu auf der Seite zum Buch “todoodlist – Technology is great. Pencils are better.“, in seiner Ankündigung “Todoodlist: The eBook on Paper Productivity, Simplicity and Fun!” oder auf dem Blog von Nick Cernis “Put Things Off“.

• Vereinfache Dein Leben: Egal, ob Du aufräumen oder Deine Aufgabenliste verkleinern möchtest, es gibt 4 grundsätzliche Schritte der Vereinfachung: 1. Trage alles an einen Ort zusammen. 2. Bestimme das Wichtigste. 3. Eliminiere den Rest. 4. Organisiere das, was übrig bleibt.
• Planen leicht und unbeschwert: Planen ist gut, planen ist wichtig und planen hilft enorm. Aber mache Dir das Planen leicht. Ellenlange Aufgabenlisten demotivieren und sind alles andere als übersichtlich. Plane 5 Big Rocks pro Woche und 3 MITs pro Tag und Du bist auf Weg, Deine Wichtigsten Aufgaben erledigen zu können.
• Weise die Zeit in Grenzen: Zeit hat die Tendenz, sich beliebig auszudehnen, wenn man sie nicht begrenzt. Was nach Relativitätstheorie klingt, ist eine ganz simple Erfahrung: Wer sich selber keine Zeitvorgaben macht, setzt sich der Gefahr aus, mit einer Aufgabe nie fertig zu werden. Wer sich aber einen sportlichen Zeitrahmen vorgibt, erreicht mehr in weniger Zeit.
• Gönn Dir was: Aktive und richtige Pausen sind enorm wichtig. Mit sehr geringem Aufwand lässt sich viel erreichen, nämlich mehr Konzentration, mehr Fokussierung, mehr Qualität, weniger Stress. Pausen macht man am besten dann, wenn man noch Reserven hat: Kurze Pause, Kaffeepausen und lange Pausen. Pause sind nicht mehr “in”, aber das ist eine völlige Fehleinschätzung. Richtige Pausen sind für mich eines der erfolgreichsten Geheimnisse hoher Produktivität.
• Hör auf, Brände zu bekämpfen. Verhindere sie lieber: Wir sind überhäuft mit wichtigen Dingen, die wir dringend erledigen müssen. Doch warum sind sie dringend? Werden sie dringend, weil wir uns zu spät um sie gekümmert haben? Möglich. Deshalb lieber langfristig und vorausschauen denken und planen, um sich den Stress mit Aufgaben, die schon erledigt sein müssten, zu sparen. Lieber sich mit wichtigen Dingen beschäftigen, bevor sie sich zu dringenden Aufgaben wandeln.
• Schränke Dich ein, um mehr zu erreichen: Wir tun zu viele Dinge, die wir eigentlich gar nicht tun müssen. Wir verschwenden unsere Energie an zu viele Dinge, ohne uns auf die wichtigsten Sachen zu fokussieren. Einschränken heisst dann nicht Verzicht, Mühsal, Askese oder Qual, sondern Einschränken heisst, produktiver, effizienter, konzentrierter und fokussierter werden. Und das ganz einfach, indem Du Dir selbst gewählte Limiten setzt. So einfach kann Simplify sein!

photo by lucy_nka

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Als ich vor ein paar Wochen meine Serie “Mehr durch weniger” plante, nahm ich Kontakt mit Leo Babauta von zenhabits auf und fragte ihn, ob ich für die Serie als Schlusspunkt einen seiner Artikel, nämlich über “Haiku Productivity“, für meine Leser übersetzen dürfe. Er hat zugestimmt. Zwei Tage später hat er dann das Copyright auf all seine Artikel aufgehoben und alle Inhalte zur freien Weiterverwendung frei gegeben. Somit wurde aus meiner exklusiven Übersetzung eine Nullnummer, da sie nun halt nicht mehr so exklusiv ist… So ist das Leben. Aber ich halte an meiner Idee fest, da der Artikel einer meiner Lieblingsartikel ist. Der folgende Beitrag stammt also nicht aus meiner Feder, sondern ist meine Übersetzung des Artikel von Leo.

Haiku Produktivität: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken

von Leo Babauta

Ich habe eine Weile lang gewartet, bis ich diesen Beitrag über ein Experiment, welches ich durchführe, geschrieben habe. Denn seit ein paar Monaten schränke ich mich absichtlich ein.

Nicht um mich selber zu lähmen, sondern als ein Weg, mich auf wenige, aber wichtige Dinge zu fokussieren. Ein Weg, der mir erlaubt, mehr in weniger Zeit zu erledigen.

Ich bin sicher, ihr habt vom Pareto Prinzip gehört, auch bekannt als 80/20-Regel. Ich denke nicht, dass die Prozentanteile dieser Regel exakt sind, aber das Prinzip stimmt: Man sollte sich auf die wenigen Dinge fokussieren, die einem den grössten Nutzen bringen.

Doch während das als Prinzip nett klingt, wird es in der Praxis kaum durchgeführt. Wieso? Weil wir in zu viele Dinge auf einmal verstrickt und zu beschäftigt sind, mit all dem zu jonglieren, was an uns getragen wird. So nehmen wir uns kaum eine Minute Zeit und überlegen, was das Wesentliche ist, was uns den grössten Nutzen mit den kleinsten Aufwand bringt und auf was wir uns wirklich fokussieren sollten.

Es gibt keinen systematischen Weg, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und den Rest wegzulassen.

Bis jetzt. Denn ich habe ein System entwickelt, welches ich Haiku Produktivität nenne, basierend auf einigen guten Ideen von anderen (ich kann gar nicht alle aufzählen, aber ich bin ihnen zu Dank verpflichtet). Der Schlüssel zur Haiku Produktivität ist es, euch selbst auf eine beliebige, aber kleine Zahl an Dingen zu beschränken, indem ihr euch zwingt, euch auf die wichtigen Sachen zu fokussieren und den ganzen Rest zu beseitigen.

Haiku: Begrenzt, aber mächtig

Denkt an die Form eines Haikus (wenigsten die geläufige Version), um dieses einfache Konzept zu verstehen: Ein Haiku ist ein Gedicht mit insgesamt 17 Silben: 3 Zeilen aus 5, 7 und 5 Silben (ich weiss, es gibt Variationen und das ist nur eine grobe Definition, aber das ist nicht wichtig in diesem Artikel). Der Punkt ist der, dass die Form des Haiku extrem eingeschränkt ist auf eine kleine Nummer an Zeilen und Silben.

Das zwingt den Dichter, sich nur auf diejenigen Worte zu fokussieren, welche die höchste Bedeutung für das Gedicht haben. Während andere Formen von Gedichten über Seiten gehen können, sind Haiku kurz und kompakt. Als Resultat kann ein Haiku zu einem der mächtigsten Gedichten in einer Sprache gehören.

Mit so einer eingeschränkten Form kann man einfach eine beliebige Menge an Wörtern benutzen, wenn man einen Gedanken ausdrücken will. Man muss sich auf einen kurzen, aber wesentlichen Gedanken fokussieren. Als Ergebnis erreicht man viel mit wenigen Silben. Das ist es, was Haiku Produktivität bedeutet.

Begrenzt, aber produktiv

Wie lässt sich dieses Prinzip für die Produktivität umsetzen? Nun, wenn ihr glaubt, damit doppelt so viele Aufgaben erledigen zu können, dann glaubt ihr falsch. Denn ihr erledigt weniger Aufgaben. Aber ihr werden höchstwahrscheinlich effektiver sein, weil ihr euch nur für die wesentlichen Aufgaben entscheiden könnt – diejenigen, die euch den grössten Nutzen in eurer begrenzten Zeit bringen.

Was sind die anderen Vorteile der Haiku Produktivität abgesehen von mehr Effektivität? Abgesehen davon, dass ihr gezwungen seid, euch auf die wesentlichen Aufgaben zu fokussieren, die eine hohe Rendite haben, zwingt es euch dazu, alle unwesentlichen Aufgaben zu ignorieren. Kein anderes System zwingt euch dazu. Es zwingt euch dazu, das beste aus eurer Zeit heraus zu holen. Es zwingt euch, eure Zeit zu beschränken, die ihr mit irgendetwas verbringt, was bedeutet, das ihr mehr Zeit für die anderen Dinge habt, die euch wichtig sind. Ihr seid fähig, euch zu fokussieren, auf was ihr euch fokussieren wollt, anstatt alles auf euch zukommen zu lassen.

Es vereinfacht euer Leben und macht euch weniger gestresst.

Haiku Produktivität: Limitiere alles

Haiku Produktivität ist einer Erweiterung der Gedanken von Zen To Done (ZTD).

Die einzige Regel der Haiku Produktivität ist: Limitiere alles, was Du machst.

Das wär’s. Eine Regel. Fertig. Was sind die Dinge, die ihr macht? Das ist für jeden unterschiedlich, aber üblich sind EMail, RSS Feeds, Ziele, Zeitverschwender, Aufgaben.

Und was für Begrenzungen sollt ihr euch setzen? Das ist für jeden unterschiedlich. Und es ist völlig willkürlich (es gibt keine logische Beschränkung für irgendetwas – es ist notwendigerweise willkürlich), aber basierend auf euren eigenen Erfahrungen und Experimenten.

Hier sind die Begrenzungen, die ich mir selber aufgestellt habe und die zu funktionieren scheinen – aber vergesst nicht, dass sie für euch anders sein können. Und merkt euch, dass meine Begrenzungen ziemlich zufällig sind. Es gibt eine schöne Ordnung (ich habe sie so bewusst geordnet), aber es ist nicht notwendig, eine solche Ordnung zu schaffen.

1 Ziel: Die Anzahl Ziele, die ich mir jeweils erlaube. Ich kann mich nur auf ein einziges Ziel auf einmal wirklich fokussieren … mehr als das und ich verliere den Fokus und die Energie.

2 Zeiten, um EMails zu bearbeiten: Wenn ich mir erlaube, meine Mail nur zweimal am Tag zu überprüfen, dann lasse ich mein Leben nicht durch EMail kontrollieren. So bin ich viel effizienter. Wenn ich Mails bearbeite, dann bearbeite ich alle in einem Rutsch. Nun, es gibt andere Zeiten, wo ich eine Mail schreiben muss – wie ein Beitrag an einen meiner Lektoren. In diesem Fall beantworte ich vielleicht kurz eine oder zwei Mails, aber ich arbeite nicht alle meine Mails während dieser Zeit ab.

3 MITs: Ich wähle jeden Tag die drei wichtigsten Aufgaben (englisch: Most Important Tasks, abgekürzt MITs) aus und fokussiere mich völlig auf diese. Wenn ich mehr als diese drei auswähle, dann erledige vielleicht nicht alle.

4 kleine Aufgaben: Neben den MITs gebe ich mir auch 4 kleinere Aufgaben vor, die ich in einem Schub zu erledigen versuche. Das kostet mich meistens 30-60 Minuten am Ende des Tages.

5-Sätze-Mails: Diese Idee habe ich von Mike Davidson, dessen Artikel gerade zur perfekten Zeit kam, als ich nämlich bereits dabei war, meine Dinge im Leben einzuschränken. Ich habe dabei auch versucht, meine Mails kurz zu halten. Seine 5-Sätze-Regel (keine Mail darf länger als 5 Sätze sein) passt perfekt zu all dem, was ich gerade versucht habe zu tun, und ich habe es übernommen. Es zwingt einen, nur das zu schreiben, was wesentlich ist. Zuerst habe ich die Regel gebrochen, aber später bin ich richtig gut darin geworden. Diese Regel limitiert auch die Zeit, die man verbringt, Mails zu beantworten, und macht die Bearbeitung zu einem Kinderspiel.

6 RSS Beiträge: Ich habe mit der Anzahl Beiträge experimentiert, aber ich habe sie schliesslich auf 6 Beiträge pro Tag festgelegt. Die Methode: Ich öffne den Google Reader in der Listenansicht, überfliege die Beitragstitel and wähle 6 Stück aus, die ich dann jeweils in einem neuen Tab öffne. Dann wähle ich “Alle als gelesen markieren” und lese nur meine 6 Beiträge durch. Das hat das Lesen von Feeds super schnell gemacht.

7 Minuten verlorene Zeit: Das hier ist nur zum Spass, aber wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, belohne ich mich selber mit 7 Minuten, wo ich tun kann, was ich will. Das heisst, dass ich eine Humor-Seite oder die Kommentare auf meinem Blog lesen oder Delicious, Digg oder ein Forum durchsehen kann oder was immer ich will. Für genau 7 Minuten. Dann gehe ich zurück an die Arbeit. Das erlaubt mir, ein wenig Spass in meinen Tag einfliessen zu lassen, aber limitiert ihn. Ich stelle einen Timer und es funktioniert.

10 RSS Feeds: Wenn ich davon gesprochen habe, meine RSS Feeds zu reduzieren, hatte ich die Idee von meiner Freundin Ann im Kopf, die nur 10 Feeds abonniert hat und damit meine 16 Feeds (zu der Zeit) geschlagen hat. Ich habe mir gedacht, dass das eine grossartige Idee sei, und jetzt erlaube ich mir auch nur noch 10 Feeds zu abonnieren. Das bedeutet, dass ich die 10 Feeds auswählen musste, die mir die absolute beste Informationen geben.

100 Dinge: Das habe ich bis jetzt noch nicht umgesetzt, aber das war eine der Inspirationen zu diesem Beitrag, deshalb will ich es auflisten. Das möchte ich in naher Zukunft gerne ausprobieren. Ich glaube nicht, dass mir das schwer fällt, da ich bezweifle, dass ich mehr als 100 Dinge besitze. Wie dem auch sei, der Punkt ist der, dass der Blogger Dave Bruno beschlossen hat, sich eine 100-Dinge-Herausforderung zu stellen, wo er nur 100 persönliche Dinge behält (ohne Bücher und nicht-persönliche Dinge wie Geschirr, Waschmittel usw.). Ich empfehle Dir die ganze Serie zu lesen. 100 Dinge sind natürlich eine willkürliche Grenze, aber wie gesagt, das ist die Idee: Sich ein Ziel zu setzen und zu versuchen, sich einzuschränken.

Nochmals: Deine Begrenzungen und die Dinge, die Du begrenzt, hängen sehr von Deiner Situation ab. Ich schlage nicht vor, dass Du meine Liste übernimmst. Aber indem Du Dich auf eine kleine Nummer an Dingen beschränkst, zwingst Du Dich, Dich nur auf die essentiellen Dinge zu fokussieren.

Es wird einen Unterschied machen. Probiere es aus, und lass mich wissen, was Du denkst.

Leo Babauta, übersetzt von Ivan Blatter

photo by Idle Type

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Dwight D. Eisenhower ist nicht nur berühmt, weil er der 34. Präsident der USA und während des zweiten Weltkriegs der Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa war. Denn wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, stolpert früher oder später über die Eisenhower-Matrix. Ich habe sie bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei “Die 7 Wege zur Effektivität” und dann auch bei “Der Weg zum Wesentlichen“. Covey hat die Matrix angepasst und baut darauf seinen Vorschlag für einen Terminplaner auf.

Die Matrix besteht aus vier Quadranten, die folgendermassen eingeteilt sind:

nach: Covey et. al, “Der Weg zum Wesentlichen“, S.41

Die Matrix hat zwei Dimensionen: Einerseits die Dringlichkeit (dringend – nicht dringend) auf der X-Achse, andererseits die Wichtigkeit (wichtig – nicht wichtig) auf der Y-Achse. Daraus ergeben sich vier Quadranten:

Quadrant I ist der Quadrant der Notwendigkeit. Hier müssen wir sofort aktiv werden, ansonsten müssen wir die Konsequenzen tragen (verpasste Termine, ungelöste Probleme, Abgabetermin vorbei usw.). Gleichzeitig können wir hier auch steuern und produzieren, denn diese Aufgaben sind nicht nur dringend, sondern gehören auch zu den wichten.

Quadrant II ist der Quadrant der Qualität. Denn hier befinden sie die wichtigen Dinge, die aber nicht dringend sind. Damit können wir hier langfristig und vorbeugend denken. Je mehr wir uns auf Quadrant II konzentrieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I kleiner wird.

Quadrant III ist der Quadrant der Täuschung. Weil die Aufgaben hier dringend sind, unterstellen wir ihnen auch, dass sie wichtig sind. Doch sie sind höchstens drängend oder für sonst jemanden wichtig. Die Gefahr ist gross, dass wir glauben, wir befänden uns im Quadrant I.

Quadrant IV schliesslich ist der Quadrant der Verschwendung. Hier gibt es eigentlich nichts zu sagen, ausser dass man diesen Quadranten so schnell wie möglich wieder verlässt. Denn er raubt nur Energie, aber trägt nichts an Qualität bei. Denkt an stundenlanges zielloses Surfen im Internet, und ihr habt den Quadranten erfasst.

Im heutigen Arbeitsalltag denken wir sehr oft nur der X-Achse entlang, also an die Dringlichkeit. Wir versuchen heraus zu finden, was dringend ist, nennen es prioritär und behandeln es bevorzugt. Leider vergessen wir dabei aber die Y-Achse, nämlich die Wichtigkeit. So switchen wir zwischen Quadrant I und III hin und her.

In Quadrant I zu sein, ist an sich nicht weiter schlimm, so lange man sich nicht zu sehr hinein ziehen lässt und nur noch Krisenbekämpfung machen muss. Hilfreich ist es, wenn man sich bewusst wird, weshalb man sich in Quadrant I befindet. Wegen der Dringlichkeit? Dann ist die Gefahr gross, dass man plötzlich in eine Dringlichkeitssucht und damit in Quadrant III rutscht. Wegen der Wichtigkeit? Dann besteht die Chance, sich mit der Zeit in den Quadranten II zu bewegen. Denn das ist das Ziel und deshalb ist der Quadrant II im Schema oben hervorgehoben: Das Ziel muss sein, so viel Zeit wie möglich in Quadrant II zu verbringen. Diese Zeit lässt sich in den beiden “Abfallquadranten” III und IV finden. Vor allem im Quadrant IV haben wir schlicht nichts verloren. Das ist nur verlorene Zeit und Energie. Quadrant III hingegen täuscht uns Wichtigkeit vor, dabei ist es nur Dringlichkeit, aber eigentlich nicht wichtig. Der wichtigste Schritt ist also, den Fokus von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit zu verschieben und sich dann auf Quadrant II zu konzentrieren.

Sich in Quadrant II aufzuhalten, hat Konsequenzen:

• Wenn die Wichtigkeit im Zentrum steht und das erst noch mit einem langfristigen Blick, dann muss man überhaupt zuerst wissen, was man will. Was ist denn das Wichtigste in meinem Leben und bei meiner Arbeit?
• Je grösser Quadrant II wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I schrumpft. Wenn wir uns gut vorbereiten, wenn wir vorbeugend tätig werden, wenn wir planen und wissen, was wir wollen und was unsere Werte sind, dann werden viele Aufgaben und Probleme gar nicht mehr zu dringenden Aufgaben und Problemen. Quadrant I wird natürlich nie verschwinden, aber man kann anstreben, ihn so klein wie möglich zu halten.

Covey entwickelt aus dieser Quadrant-II-Philosophie einen Terminplaner, mit vier Schlüsselaktivitäten. In Kürze:

1. Rollen identifizieren: Was sind eure Schlüsselrollen? Jeder Mensch hat verschiedene Rollen wie beispielsweise Individuum, Vater, Ehemann, Freund, Führungskraft, Fachkraft, Speziallist für X.
2. Ziele auswählen: Wählt euch für jede Rolle zwei bis drei Wochenziele aus. Vergesst nicht eure langfristigen Ziele. Idealerweise sind die Wochenziele mit diesen verknüpft. Je mehr Ziele zu Quadrant II gehören, umso besser.
3. Terminplanung: Leitet aus euren Zielen konkrete Termine ab. Reserviert euch Zeit für die Ziele. Das Ziel “mehr Sport” für die Rolle “Individuum” macht nur dann Sinn, wenn ihr konkret plant, wann ihr denn mehr Sport treiben wollt und das in eure Agenda eintragt (z.B. Montag von 6-7 Uhr joggen, Mittwoch von 18-19 Uhr Fitness usw.).
4. Tägliches Planen: Überprüft täglich, wo ihr steht und ob ihr Anpassungen vornehmen müsst. Das dauert nur kurz, bringt aber viel. Denn so könnt ihr dringende und wichtige Aufgaben einbauen, ohne das euer Terminplan zusammen bricht.

Diese Schritte sind nur die wöchentliche Planung. Covey denkt aber ganzheitlich und langfristig. Deshalb ist dieses Vorgehen in die langfristige Organisation eingebettet. Diese geht von einem Leitbild aus (auch für Individuen!), leitet daraus die langfristigen Rollen und daraus wiederum die langfristigen Ziele ab. Das aber nur am Rande.

Beide Bücher, die ich oben erwähnt habe (“Die 7 Wege zur Effektivität” und “Der Weg zum Wesentlichen“) kann ich jedem ans Herz legen, der seine persönliche Entwicklung in einem breiten Rahmen anschauen möchte und der Prinzipien (und nicht Methoden) kennen lernen will.

Was hat das aber mit “Mehr durch weniger” zu tun? Nun, wer sich so oft wie möglich im Quadrant II bewegt, denkt langfristig. Er versucht, Krisen gar nicht entstehen zu lassen. Quadrant II ist kein Quadrant der schnellen Ergebnisse.  Aber Quadrant II setzt den richtigen Schwerpunkt, nämlich auf die wirklich wichtigen Dinge, und sorgt dafür, dass man diese möglichst stressfrei, in Übereinstimmung mit seinen langfristigen Zielen, produktiv und fokussiert erreicht. Und das ist ein “Mehr” an Ergebnissen und Qualität und ein “Weniger” an Krisenherden, kurzfristiger Brandbekämpfung und Stress.

Wer die Matrix nach Covey ein wenig näher am Text kennen lernen möchte, dem kann ich die Zusammenfassung des entsprechenden Kapitels sowie die ganze (ausführliche und sehr gute) Besprechung von “Die 7 Wege zur Effektivität” von Rolf F. Katzenberger empfehlen.

photo by Hipsu1

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Diese Woche geht es um einen ganz einfachen, aber hundertprozentig funktionierenden Mechanismus, wie man nicht nur besser, konzentrierter, effektiver und effizienter arbeiten kann, sondern auch noch seinen Stress reduzieren und die Fehlerhäufigkeit minimieren kann und sich dabei auch noch wohler fühlt. Was das für eine Wundermethode ist? Ganz einfach: Mach mal Pause!

Es gibt viele Gründe, keine und schon gar nicht jetzt eine Pause zu machen:

• Keine Zeit: Man muss unbedingt das noch fertig machen, der Chef wartet darauf. Und überhaupt hat man so viel zu tun, dass man keine Zeit für Pausen hat.
• Überschätzung: Manchmal denkt man, dass man ja gar keine Pause braucht, da es ja noch gut geht. Aber der Energielevel sinkt in kleinen Schritten und wenn man dann wirklich nicht mehr kann, ist es zu spät und die Regenerationszeit viel länger. Ihr tankt ja schliesslich euer Auto auch nicht erst auf, wenn der Tank leer ist, oder?
• Sich (zu?) wichtig nehmen: Wer viel zu tun hat, wird gebraucht und ist wichtig. Wer aber Zeit für Pausen hat, hat nur zu wenig zu tun und ist folglich nicht so wichtig.
• “Nur noch kurz”: Man ist ja gleich fertig, da will man die Arbeit nicht unterbrechen. Und man arbeitet und arbeitet und arbeitet…

Das sind alles eigentlich gute und plausible Gründe, aber entspringen einer sehr kurzfristigen Denkweise. So wird man nie eine Pause machen und plötzlich ist man so fertig, dass man sich nur noch aufs TV-Delirium am Feierabend freut.

Richtig Pause machen

Pausen macht man am besten dann, wenn man noch Reserven hat:

1. Kurze Pausen: (Man beachte den Plural im Wort “Pause”!) Nach spätestens 45 Minuten ist eine kurze Pause (2-3 Minuten) nicht verkehrt. Kurz mal strecken, sich bewegen, etwas anderes Denken und dann weiter an die Arbeit.
2. Kaffeepause: Nach etwa 2 bis 2.5 Stunden könnt ihr euch einen schönen Kaffee gönnen und 15-20 Minuten ausspannen.
3. Längere Pause: Nach spätestens 4 Stunden braucht es eine richtige Pause, von mindestens 45-60 Minuten, wo man richtig abschaltet.

Ich weiss schon, was viele von euch denken: “So viele Pausen sind Zeitverschwendung und wer das wirklich so braucht, dem müsste man mal einen Tritt verpassen.” Kann sein, aber probiert es einfach mal selber aus. Ich bin überzeugt, dass ihr sehr bald einen positiven Effekt bemerkt. Raucher machen das automatisch richtig: Nach etwa einer Stunde müssen sie ihren Nikotinspeicher wieder auffüllen und machen Pause. Das ist wohl das einzige Vernünftige und Gesunde am Rauchen.

Probiert es aus und versucht, euren Rhythmus zu spüren. Die Zeiten oben sind nur ein Vorschlag, es kann sein, dass ihr weniger lange oder weniger häufig Pausen braucht. Es kann aber auch das Gegenteil eintreffen. Seid vorsichtig: Die meisten von uns tendieren dazu, die Wirkung von Pausen zu unterschätzen und sich selbst zu überschätzen. Wenn ihr aber ausprobiert, was häufigere Pausen für einen Effekt haben, dann habt ihr einen Vergleich zum Jetzt-Zustand. Danach könnt ihr immer noch entscheiden, welcher Rhythmus für euch stimmt.

Sehr wichtig ist es, nicht am PC hocken zu bleiben und einfach im Internet zu surfen. Steht auf und bewegt euch, macht aktiv Pause. Hier ein paar Vorschläge:

• Apfel essen
• Strecken, Dehnen, sich lockern
• Fenster auf, hinaus schauen und tief durchatmen
• Ein paar Schritte gehen
• Kaffee stehend trinken
• Ein Glas Wasser trinken
• Augenmassage
• An Ort hüpfen

Es gibt viele Möglichkeiten, sich die Zeit zu vertreiben. Einfach nicht vergessen: Nicht am PC bleiben und auch möglichst den Raum verlassen (für die längeren Pausen). Besonders für die lange Pause ist es wichtig, den Ort zu wechseln. Kommt gar nicht auf die Idee, am PC zu essen. Das ist nicht nur ungesund, sondern alles andere als erholsam. Geht in einem Pausenraum, wenn ihr nicht jeden Tag auswärts essen wollt. Im Notfall kann man vielleicht schon im Büro essen, aber verlasst es nachher, macht einen Spaziergang, geht shoppen oder einen Kaffee trinken, aber geht weg vom Computer.

Klar ist: Die Arbeit wird nicht weniger und erledigt sich leider nicht von alleine. Doch mit richtigen, guten und aktiven Pausen dazwischen steigt der Energielevel und man kann konzentrierter und effektiver arbeiten. Indem man also nur ein klein wenig weniger Zeit am Stück arbeitet, erreicht man mehr Qualität. Oder in der Kurzform: Mehr durch weniger!

photo by bogenfreund

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Manchmal fällt man aus seinem Rhythmus heraus, konzentriert sich auf Unwichtiges, verplempert Zeit, kommt zu keinen Ende oder übt sich in Aufschieberitis (Prokrastination). Das ist normal und jeder kennt solche Phasen. Selbst wenn man von etwas begeistert ist, hat man manchmal schwache Phasen. Problematisch wird es erst dann, wenn man über längere Zeit in diesem Zustand verharrt. Doch es gibt eine einfache Technik, die hilft: Time Boxing.

Um zu verstehen, was Time Boxing ist und weshalb es funktioniert, müssen wir auf das Parkinsonsche Gesetz zurück greifen. Der Soziologie Cyril Northcote Parkinson hat aufgrund von Beobachtungen ein Gesetz über Arbeit formuliert. Ob dieses Gesetz wirklich ein (Natur-)Gesetz ist, darüber kann man streiten. Aber es trägt sicher ein Körnchen Wahrheit in sich. Es lautet:

• Arbeit dehnt sich in dem Masse aus, wie Zeit zur Verfügung steht.

Denkt an ein schwieriges Mail, welches ihr schreiben wollt. Kurz vor einem Termin oder wenn man unter Druck steht, geht das recht flott von der Hand. Aber wenn man im Moment gerade nicht viel zu tun hat, überlegt und feilt man ewig an den richtigen Formulierungen. Laut dem Gesetz ist das Ergebnis in beiden Fällen dasselbe. Das mag übertrieben sein, aber ich glaube, dass sich die Qualität der Ergebnisse nicht grundlegend unterscheidet: Im ersten Fall erreicht man vielleicht 90%, im zweiten 85%.

Um nicht zu viel Zeit zu verplempern, gibt es eine gute Technik, nämlich das so genannte “Time Boxing” (etwa: Zeitrahmen). Time Boxing ist eine Technik, welche oft in der Software-Entwicklung zum Zuge kommt. Dort ist das Problem, dass jedes Programm noch mehr und noch bessere Features haben könnte, aber wenn man alles einbauen möchte, was man könnte, dann würde die Software nie erscheinen. Deshalb setzt man sich einen Termin, an dem die Software erscheint und zwar mit den Features, die dann eben fertig sind. So verschiebt sich die Perspektive: Das Ziel ist nicht mehr, die bestmögliche Software überhaupt herzustellen, sondern die bestmögliche Software, welche man in der vorgegebenen Zeit programmieren kann. Nun, dieses Prinzip lässt sich auf andere Aufgaben übertragen: Ich kann den besten Bericht aller Zeiten schreiben – und werde nie fertig – oder den besten Bericht, den ich in 2 Tagen schreiben kann. Der Vorteil: Der erste Bericht ist vermutlich nicht besser als der zweite Bericht.

Time-Boxing in fünf Schritten

1. Aufgabe auswählen: Eigentlich sind alle Aufgaben für das Time-Boxing geeignet. Besonders die ungeliebten Aufgaben oder Aufgaben, bei denen man sonst sehr viel Zeit verliert, bieten sich an.
2. Ziel definieren: Es muss klar sein, was ihr in der Zeit erreichen wollt. Ihr müsst merken können, wann ihr fertig seid.
3. Zeitrahmen: Dann wählt ihr die Menge an Zeit aus, welche ihr der Aufgabe widmen wollt. Sie muss sich natürlich in einem realistischen Rahmen bewegen, man kann die Zeit nicht beliebig verkürzen. Wenn ihr für eine Offerte immer um die 3 Stunden braucht, dann könnt ihr eine Offerte nicht plötzlich in einer Stunde schreiben. Aber setzt euch ruhig sportliche Vorgaben.
4. Fokus: Verpflichtet euch dann, das beste Resultat, welches in dieser Zeit möglich ist, zu erreichen. Konzentriert und fokussiert euch voll und ganz darauf. Ihr habt euch für die Aufgabe und den Zeitrahmen entschieden, also steht hinter der Entscheidung und erledigt die Aufgabe in der Zeit.
5. Rückblick: Schaut am Schluss zurück und kontrolliert, ob es funktioniert hat. Falls nicht, erkennt den Grund und ändert den Ansatz.

Jetzt seht ihr auch, was das alles mit Parkinson zu tun hat. Ich bin überzeugt, dass man mit sportlichen – aber realistischen! – Zeitvorgaben die Aufgabe praktisch genau so gut erledigen kann, wie wenn man einfach drauf los arbeitet.

Beispiele

• Projekte: Time Boxing eignet sich auch für längere Projekte. Nehmen wir an, ihr müsst den nächsten Meilenstein in drei Wochen erledigen. Dann könnt ihr euch eine Timebox von 2 Stunden pro Tag vorgeben.
• Inbox leeren: Ihr gebt euch täglich eine Timebox von 20 Minuten, um eure Inbox zu leeren.
• Mails beantworten: Eure täglich reservierte Zeit, um Mails zu beantworten, beträgt – sagen wir mal – 1 Stunde. Diese Zeit muss dafür reichen. Das ist nur ein Beispiel, beim einen reichen 30 Minuten, bei der anderen müssen es 2 Stunden sein.
• Sitzungen: Das Prinzip lässt sich auch auf Sitzungen anwenden: Definiert die Ziele (evtl. gemeinsam mit den anderen Teilnehmenden) und haltet danach die veranschlagte Zeit genau ein.

Paradebeispiel: Zeitdiebe

Um Zeitdiebe in den Griff zu bekommen, ist Time Boxing eine wunderbare Technik. Ich mache das so: Wenn ich Mühe habe, mit der Arbeit zu beginnen oder mich ständig ablenke, dann gebe ich mir eine recht kurze Timebox vor, in der ich arbeiten will. Meistens sind das lediglich 30 Minuten. Für diesen Zweck habe ich eine Sanduhr auf dem Tisch, welche natürlich genau 30 Minuten misst. Nach diesen 30 Minuten darf ich dann 10 Minuten tun, was ich will (im Internet surfen, private Mails schreiben usw.). 30 Minuten scheinen kurz zu sein, aber ist bewusst gewählt: Das ist eine Dauer, die mich nicht abschreckt, sondern wo ich mir vorstellen kann, sie durchzuhalten, denn ich weiss ja, was danach kommt: Pause. Und mehrmals 30 Minuten Arbeit und 10 Minuten Pause ist besser, als 2 Stunden Zeit zu verplempern und danach ein schlechtes Gewissen zu haben. Die Sanduhr hat ausserdem den Vorteil, dass sie nach 30 Minuten keinen Lärm macht. So habe ich mich schon ertappt, wie ich länger gearbeitet habe, ohne es zu bemerken und ohne, dass es mir etwas ausgemacht hätte. Man muss nur wissen, wie man sich austricksen kann und schon erreicht man mehr durch weniger.

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Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).

Für mich war es eine Offenbarung, das Buch von David Allen und damit GTD kennen zu lernen. Neben den Prinzipien wie Kopf leeren, Eingangskorb führen, füllen und wieder leeren, schätze ich vor allem zwei Dinge:

• Kontextlisten: GTD ordnet Aufgaben nicht nach Priorität oder Projekt, sondern führt verschiedene Listen nach Kontexten. Ein Kontext könnte sein: Computer. Alles, wofür ich einen Computer brauche, kommt hier drauf. Oder EMail. Oder Anrufe. Wenn ich irgendwo unterwegs bin und auf den Zug warte, nehme ich meine Anrufliste hervor und kann ein paar Anrufe erledigen.
• Nächste Schritte: Aufgaben im Sinne von GTD sind ganz konkrete nächste Schritte. Also nicht: “Neuen Computer kaufen”, sondern vielleicht “Zeitschrift X kaufen”, “online nach Angeboten suchen”, “Offerte von X einholen”, “Y anrufen und nach Rat fragen” usw.

Die Aufgabe, die man erledigen will, wählt man nach Kontext, verfügbarer Energie, verfügbarer Zeit und Priorität aus. Priorität ist also nur eine Entscheidungsgrundlage neben anderen, GTD kennt keine Sortierung nach Priorität!

Eigentlich will ich gar nicht über GTD schreiben, sondern über eine Weiterentwicklung oder Vereinfachung von GTD, nämlich über Zen To Done (ZTD) von Leo Babauta. Er hat das System in einem EBook veröffentlicht, über das ich hier geschrieben habe. Vor kurzem hat Leo all seine Inhalte frei gegeben (sie dürfen also frei weiter verwendet werden – auch das EBook), aber wer ihn für seine Arbeit belohnen will, kann hier klicken und das Buch für nicht mal 10 Dollar trotzdem kaufen. Auf imgriff.com wird übrigens im Moment das EBook kapitelweise auf Deutsch übersetzt.
Langer Rede kurzer Sinn: Meiner Meinung nach ist das Kernstück von ZTD das Konzept der Most Important Tasks (MIT – “die wichtigsten Aufgaben”) und der Big Rocks. Obwohl Leo betont, dass man dieses Konzept nicht übernehmen braucht – alle Gewohnheitsänderungen bei ZTD sind freiwillig – liegt hier der grösste Unterschied zu und der grösste Gewinn gegenüber GTD. Die Big Rocks sind die grossen Brocken, die man im Laufe der Woche erledigen will. Man könnte auch sagen, das sind die 4-6 wichtigsten Aufgaben, die man unbedingt erledigt haben will. “Big Rocks” deshalb, weil man sie zuerst planen sollte und dann die restliche Zeit mit kleineren Brocken auffüllen kann. Wenn man mit den weniger wichtigen Aufgaben anfangen würde, bliebe plötzlich kein Platz mehr für die wichtigen, grossen Brocken. Big Rocks lassen sich in 1-2 Stunden konzentrierter Arbeit erledigen. Damit empfiehlt es sich, höchstens einen oder zwei Big Rocks pro Tag einzuplanen. Die restliche Zeit lässt dann Platz für sonstige Termine.

Dann legt man jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben (die MIT) fest. Das sind sozusagen die Big Rocks für den Tag. Die können durchaus identisch mit den Big Rocks sein, aber müssen nicht. Vielleicht ist ein MIT gleichzeitig der Big Rock, den man für heute geplant hat, und die beide anderen sind Aufgaben, die sich halt im Verlauf der Woche ergeben haben oder die plötzlich wichtig werden.

Mit den Big Rocks garantiert man, dass die wichtigsten Aufgaben der Woche fest im Terminplan eingeplant sind. Und mit den MIT hat man die Flexibilität, Aufgaben zu erledigen, die plötzlich wichtig werden oder neu hinzukommen und dringend sind.

Wichtig ist, dass man sowohl die Big Rocks wie auch die MIT früh am Morgen einplant und erledigt. Ihr wisst selber: Plötzlich tauchen andere Dinge auf, die dann im Weg stehen oder man wird ständig unterbrochen und abgelenkt. Leo schlägt sogar vor, den ersten MIT zu erledigen, bevor man seine Mails checkt. Das ist schwierig – ich schaffe das selten -, aber es zeigt auf, welchen Stellenwert die MIT haben sollten: Sie sind wirklich die “Most Important Tasks” und haben deshalb Vorrang vor allem anderen.

GTD und ZTD müssen sich nicht widersprechen: Ich setze beide um. Meine Kontext- und Projektlisten organisiere ich nach GTD. Sie sind sozusagen meine zentrale ToDo-Liste, die garantiert, dass ich keine Aufgabe vergesse. Aber daraus wähle ich wöchentlich meine 5 Big Rocks und täglich meine 3 MIT aus. Das können jeweils durchaus mehrere nächste Schritte zusammen sein. Um beim Beispiel von oben mit dem neuen Computer zu bleiben, könnte ich dann meine vier Beispiel-Schritte  zusammenfassen zu “Testberichte für neuen Computer lesen und Offerten einholen”.

Der grosse Vorteil von den Big Rocks und den MIT ist, dass die ToDo-Liste überschaubar wird. Wer hat sich nicht schon überfordert gefühlt von einer ellenlangen Liste, wo man weiss, dass sie einfach nie ein Ende nimmt. Mit den Big Rocks und den MIT habe ich täglich und wöchentlich ein Erfolgserlebnis und kann jeweils eine Liste abhaken. Das motiviert.

Drei MIT pro Tag mögen als zu wenig scheinen. Aber selbst wenn jede dieser drei Aufgaben nur eine Stunde beansprucht, sind bereits drei Stunden vom durchschnittlichen 8-Stunden-Arbeitstag verplant. Dann bleiben nur noch 5 Stunden für EMails lesen, Sitzungen, Pausen, spontane Diskussionen mit Kollegen, Anrufe, Aufräumen, Post sichten, Eingangskorb leeren  usw. Und das ist weniger als man denkt. Wenn die MIT jeweils länger brauchen (anderthalb bis zwei Stunden), dann wird es noch enger. Nach meiner Erfahrung jedenfalls waren die drei MIT noch nie zu wenig Arbeit. Wenn man sich wirklich darauf fokussiert und es auch wirklich die drei wichtigsten Aufgaben sind, erreicht man mit einer einfachen Planung sehr viel, eben das Allerwichtigste. Oder: Mehr durch weniger! :-)

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Wie der Zufall so spielt: Ich wollte einen Artikel zu meiner neuen Serie “Mehr durch weniger” schreiben und entdeckte, dass Leo genau heute einen Artikel zum Thema “The Four Laws of Simplicity, and Hot to Apply Them to Life” geschrieben hat. Darauf kann ich wunderbar aufbauen, denn ich starte mit der Oberfläche, also mit den Dingen, die herum liegen.

Leo schlägt vier simple Schritte vor, die man zur Vereinfachung von allen Bereichen des Lebens benutzen kann:

1. Alles an einen Ort zusammentragen.
2. Das Wichtigste bestimmen.
3. Den Rest eliminieren.
4. Was übrig bleibt: Ordentlich und hübsch organisieren (steht wirklich da: neatly and nicely). :-)

Leo gibt dann noch ein Beispiel der Umsetzung. Wer also Englisch versteht, dem sei der Artikel sehr ans Herz gelegt.

Wir machen aber weiter mit unseren Oberflächen: Wenn man aufräumt, geht man normalerweise einfach querbeet durch das Chaos und versucht, die Dinge umzuschichten: Vom Pult in den Ordner, vom Regal in den Schrank, vom Stapel in Sichtmappen. Nur: Mit dieser Methoden wird man nie richtig fertig. Denn es gibt imemr noch dutzende Dinge, die vor einem liegen. Mit der Zeit verliert man die Motivation oder das spontan erfundene System der Ablage bewährt sich eben doch nicht. Ausserdem trennt man sich willkürlich von gewissen Dingen. Einmal behält man einen Bericht, weil man ihn für wichtig hält, zwei Stunden später wirft man einen ähnlichen Bericht weg, weil man nicht mehr weiss, dass man den ersten behalten hat und weil man denkt, dass man den ja noch elektronisch hat. Das System von Leo umgeht diese Klippen: Nach dem Zusammentragen hat man einen Überblick und entscheidet sich dann zuerst für die Dinge, die man behalten will. Den ganzen Rest entsorgt man. Man entscheidet sich also bewusst, was man für wichtig hält. Je nachdem muss man im Arbeitsleben etwas vorsichtig sein wegen einer allfälligen Archivierungspflicht, aber grundsätzlich lässt sich dieses Vorgehen auch dort umsetzen. Ich habe für mich folgende Regeln festgelegt:

• Wenn ich etwas ausgedruckt und elektronisch habe, dann werfe ich das Ausgedruckte ins Altpapier. Vorsicht: Genügend Backups von Dokumenten machen, die ihr nur digital habt!!!
• Ich miste regelmässig meine Ablagen aus: Wenn ich mich bei gewissen Dingen und Dokumenten nicht mehr erinnern kann, dass ich sie besitze, werfe ich sie weg.
• Alles, was ich seit Monaten (oder gar Jahren) nicht mehr in der Hand hatte, wandert in den Müll. Sentimentale Gefühle zählen nicht, schliesslich sind das ja selten persönliche Dinge oder Erinnerungsstücke, denn wir sind ja auf Arbeit.

Wichtig ist dann nur, dass das Büro auch schön aufgeräumt bleibt. Auch dazu habe ich drei Grundsätze:

• Ich nehme nur die Sachen hervor, die ich für meine aktuelle Aufgabe auch wirklich brauche. Ausserdem liegen ein paar allgemeine Dinge herum wie mein Notizbuch, mein Ideensammelbuch, meine Agenda.
• Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe oder einen neue beginne, dann räume ich die Sachen der vorherigen Aufgabe weg. Und zwar richtig: Nur auf einen Haufen legen und den Haufen an den Rand des Tisches schieben gilt nicht!
• Abends räume ich meinen Schreibtisch auf. Immer! Wenn man die beiden ersten Grundsätze befolgt, ist sowieso nicht viel darauf: Ich muss dann nur noch die Sachen der letzten Aufgabe wegräumen, meine allgemeinen Dinge einpacken – denn die habe ich immer bei mir – und das war’s schon. Vorsicht vor der Illusion, man könne doch alles liegen lassen, denn man mache ja morgen sowieso genau dort weiter! Das ist selten der Fall. Meistens liest man ja morgens zuerst die Post (analog und digital) oder es kommt sonst etwas dazwischen oder die Prioritäten verschieben sich.

Früher war ich ein eher chaotischer Typ. Erst seit letztem Jahr versuche ich, Ordnung zu schaffen und zu halten. Tja, und es sieht so aus, als ob ich das tatsächlich schaffe. Wenn es tatsächlich mal zu viele Dinge auf meinem Tisch hat, werde ich ganz kribbelig. Und es gibt wenige Tage, wo ich die Regeln von oben nicht befolge. Doch ich weiss auch warum: Die wenige Zeit, die ich dafür investieren muss, zahlt sich in vielfacher Weise aus: Ich muss weniger suchen, ich weiss, was ich zu tun habe, ich fühle mich wohl an meinem Arbeitsplatz. Eben so richtig: Mehr (=Ordnung, Übersicht, Entspannung, Effizienz, Effektivität) durch weniger (=wenig Zeit, Ordnung zu schaffen und zu erhalten).

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Die Idee von Simplify oder Vereinfachung entspringt nicht einer spirituellen Tradition oder einer Religion, sondern wurzelt in einer einfach Beobachtung: Wir haben so viele Dinge um die Ohren, wir tun so viele Sachen, wir sind an allem interessiert und wir haben so sehr Angst, etwas zu verpassen, dass uns für die wirklich wichtigen Dinge in unserem Leben zu wenig Zeit bleibt. Die Simplify-Bewegung ist eine der Antworten auf diese Überflutung. Sie will niemanden zu Bescheidenheit, Askese oder sonst etwas missionieren, sondern will uns ermöglichen, dass wir uns den Dingen widmen können, die uns am meisten am Herzen liegen, die aber zu kurz kommen. Darauf zielt Simplifying ab.

Gleichzeitig ist es ein Gegentrend zum Immer-Mehr und zur Befriedigung künstlicher Bedürfnisse. Dank Werbung und verschiedener Vorbilder wollen wir immer mehr von allem möglichen: Den neusten IPod (ich bekenne mich schuldig, ich hab ihn :-) ), die neusten Jeans, immer mehr und die modischsten Kleider, neue Computer, neue technische Gadgets usw. Ich bin der letzte, der mit dem Finger auf irgend jemanden zeigen sollte. Immerhin versuche ich aber, meine Lust nach immer neuen Dingen zu bremsen.

Die meisten von uns (und sicher alle, die das hier lesen) haben eigentlich alles, was sie wirklich brauchen: Essen, Trinken, ein Dach über dem Kopf, Kleider usw. Doch alleine mit dem werden die wenigsten Menschen glücklich. Wir haben mehr Bedürfnisse: Wir wollen Neues lernen und entdecken, wir wollen mit anderen Menschen zusammen Zeit verbringen, wir wollen etwas hinterlassen und viele Dinge mehr. Das ist alles überhaupt kein Problem. Aber es geht einmal mehr darum, sich bewusst zu sein, was man wirklich will und vom Leben erwartet. Alles was darüber hinaus geht, braucht man nicht und kann man deshalb weg geben oder abschaffen. Und genau das ist Simplify.

Simplifying hat aber auch handfeste Vorteile: Indem man sich nur auf die Dinge fokussiert, die einem wichtig sind, steckt man auch seine ganze Energie da hinein. Man verzettelt sich also nicht zwischen unzähligen Dingen, sondern konzentriert sich auf die wenigen ganz wichtigen. Das bringt mehr Effizienz und mehr Effektivität. Und dadurch erreicht man mehr durch weniger. Man gibt sein Bestes, diese wenigen Dinge zu erledigen und die wichtigsten Aufgaben zu erfüllen. Damit sind sie nicht automatisch perfekt, aber wir haben unser Bestes gegeben und mehr geht nicht. Sie werden termingerecht, sorgfältig und zuverlässig erledigt. Das alleine ist schon ein Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Menschen, die sich eben nicht fokussieren können und sich ständig verzetteln. Es lohnt sich also durchaus, auch bei der Arbeit zu vereinfachen.

Mit diesem Artikel möchte ich eine kleine Serie dazu starten. In der Serie lege ich den Schwerpunkt auf das Arbeitsleben. Es wird also nicht darum gehen, wie man seine Wohnung aufräumt oder wie man einfach kochen kann, sondern es geht um einfache (simple!) Tricks und Tipps, wie man sein Arbeitsleben vereinfachen kann. Ein genauer Zeitplan besteht nicht, die Artikel werden in unregelmässigen Abständen erscheinen. Sie werden auch kürzer ausfallen als meine sonstigen Texte. Doch am Schluss ergibt sich eine Sammlung verschiedener Aspekte zur Vereinfachung des Arbeitsleben.

Viel Spass mit den kommenden Artikeln!

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In der Weihnachtswoche wird der normale Wochenplan von blatternet.de durchbrochen. Im Zentrum steht eine Woche lang Weihnachten und die einzelnen Feiertage. Was ist eigentlich die Botschaft dahinter? Was kann man davon heute noch und in Bezug auf die Themen dieses Blogs lernen? Viel Spass bei diesen weihnachtlichen Beiträgen!

Heute ist der Heilige Abend oder Heiligabend. Nach dem antiken Kalender dauerte ein Tag bis zum Sonnenuntergang und somit gehört Heiligabend schon zu Weihnachten. Deshalb werden übrigens die Gottesdienste, wo man die Geburt Jesu feiert, immer erst abends, d.h. eigentlich an Weihnachten gefeiert. Das ganze Weihnachtsfest findet an der Sonnenwende statt (ungefähr – eigentlich ist die Sonnenwende ja am 21. Dezember). Dies ist nicht zufällig: Denn die Geburt Jesu wird so mit der Rückkehr des Lichtes verbunden. Das Licht verdrängt die Dunkelheit. Dies drücken wir ja auch im Adventskranz an: Jede Woche wird eine neue angezündet, bis alle vier brennen. Vier ist eine heilige Zahl, die in der Bibel oft vorkommt: 4 Evangelien, der Gottesname Jahwe wurde mit vier Buchstaben geschrieben usw. Im katholischen Verständnis ist am 24.12. auch das Gedächtnis an Adam und Eva. Auch das ist kein Zufall: Jesus wird nämlich auch als der neue Adam verstanden.

Die ganze Weihnachtsgeschichte ist voll von Symbolen und Anspielungen. Darüber könnte man mehrere Beiträge schreiben. Ich möchte nur ein paar derjenigen erwähnen, die irgendetwas mit simplify, dem Thema des Montags, zu tun haben. Eigentlich ist es offensichtlich: Jesus ist nicht in einem grossen Palast auf die Welt gekommen, sondern in einem Stall und in einer Krippe. Klar, das war nicht geplant: Seine Eltern wollten ja in einer Herberge absteigen, aber sie fanden keinen Platz mehr. Doch nicht genug: Die ersten, die von der Geburt Jesu erfuhren, waren nicht die drei heiligen Könige und schon gar nicht die lokalen Herrscher, sondern ein Grüppchen von Hirten. Der Ruf von Hirten war zweischneidig: Sie galten in Teilen der rabbinischen Literatur als potentielle Betrüger. Gleichzeitig gab es aber in der jüdischen Tradition auch Ansichten, die Hirten sehr schätzten: Gott wird oft mit dem Bild des Hirten beschrieben und Moses beispielsweise war Hirte.

Doch nicht genug: Gott wird eigentlich als Herr oder Herrscher betitelt, aber was macht er? Er kommt auf die Erde und zwar nicht als König oder Kaiser, nicht als Star, nicht als mächtiger Mensch, sondern er wird Mensch in Jesus: Einem Kind eines mittelständischen Handwerkers in der Provinz. Keine Pauken, keine Trompeten. Dann bleibt er fast ein Leben lang still. Zu Jesu Zeiten hatten die Menschen eine viel geringere Lebenserwartung als heute. Jesus war etwa 30 Jahre alt, als sein öffentliches Wirken begann. Mit 30 Jahren war man zu der Zeit schon ein gesetzter Mann, die Mitte des Lebens schon längst überschritten. Die Lebenserwartung betrug damals nämlich nur etwa 40-50 Jahre.

Was heisst das nun für mich und für heute? Die Geschichte um Jesus und seine Geburt zeigt mir sehr deutlich auf, dass Gott und Jesus zu allen Menschen kommen, gerade auch und vor allem zu den armen, den ausgestossenen und verletzten Menschen. Sie zeigt aber auch, dass Gott keine grossartigen Geschenke erwartet oder braucht – trotz der Geschenke der drei heiligen Könige. Diese haben zwar unglaublich wertvolle Dinge mitgebracht (Gold, Myrrhe und Weihrauch), aber was nützen einem Kind, welches nicht mal ein Dach über dem Kopf hat, diese Dinge? Wahrscheinlich sind Josef und Maria noch verdächtigt worden, sie hätten diese Dinge gestohlen, wenn sie sie hätten verkaufen wollen. Diese Geschenke waren eher ein Zeichen dafür, dass diese drei Weisen aus einem fernen Land dieses kleine Kind hier als König und Herrscher anerkennen. Doch wie bereits erwähnt: Die Hirten waren die ersten, die bei Jesus waren. Gott braucht kein Ramba-Zamba. Gott braucht keinen Reichtum und riesigen Ruhm. Ich weiss, dass sich die katholische Kirche heute oft anders gebiert, aber das ist eine andere Diskussion. Gott möchte allein, dass die Menschen ihn annehmen und ihm folgen. Jede und jeder in ihrem eigenen Leben, egal ob als König oder als einfacher Arbeiter. Solche Dinge spielen für Gott keine Rolle, sondern Menschsein alleine genügt ihm schon.

Gott muss auch nicht in den grossen, wichtigen, wertvollen Dingen gesucht werden. Gott ist nicht nur beim Anblick des unendlichen Sternenhimmels oder bei einer Geburt oder sonst einem grossartigen Augenblick erfahrbar. Sondern Gott ist auch und gerade in den kleinen Dinge da: In einem Blümchen, in einem anderen Menschen usw. Gott ist vor allem überall da, wo Liebe ist. Am Erstaunlichsten für mich ist, dass sich die Botschaft Jesu auf zwei ganz einfache Sätzchen zusammenfassen lässt, die aber alles enthalten: Liebe Gott mit ganzen Herzen und ganzer Seele. Und: Liebe Deinen Nächsten wie Dich selber. (Mk 12,29ff.) Dies ist die einfache Botschaft, die Jesus uns mitgeben wollte, die aber so schwierig umzusetzen ist und so vieles beinhaltet. Aber es zeigt, dass die ganz wichtigen und essentiellen Botschaften des Lebens eben doch viel einfacher sind, als wir uns vorstellen. Und das nennt man: Simplify!