Vor drei Wochen habe ich in einem Artikel vorgestellt, wie ich organisiert bin. Damals habe ich aber nur meine Tasche und meinen Eingangskorb gezeigt. Etwas Wesentliches fehlte: Meine Ablage. Vor drei Wochen war die auch noch ganz langweilig, da ich meine Dokumente einfach in einen Ordner abgelegt habe. Dazu benutzte ich ein alphabetisches Register – und fertig.
David Allen empfiehlt in seinem GTD-Buch die Benutzung von so genannten “Manila Folder”. Egal, wie die deutsche Übersetzung diese benennt, “Manila Folder” sind keine Hängeregistraturen oder Ordner. Manila Folder sind auch keine Marke – wie oft fälschlicherweise angenommen -, sondern eine Art Akten, die in einer Kiste oder Schublade stehen. Die Rückseite ist etwas fester und biegt deswegen nicht durch. Leider sind sie hier in Europa – soweit ich weiss – nicht erhältlich. Macht nix, sie hätten sowieso ein falsches Format. Aber es gibt Alternativen: Eine davon ist das Classei-System. Heute habe ich mein Einsteiger-Set erhalten und möchte es euch vorstellen.
Darf ich vorstellen? Das Classei-System
Das Classei-System bezeichnet sich selbst als Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System. Es funktioniert mit Mappen, die eigentlich nichts anderes sind als Akten aus starkem Papier oder Karton. Der Witz am System ist folgender: Die Mappen haben eine verstärkte Rückwand, die verhindert, dass sie umfallen. Man kann sie also in einer Box oder Schublade stehend aufbewahren, ähnlich wie Hängeregistraturen, aber ohne Hängevorrichtung: Sie stehen einfach in der Box rum.
Das ganze System besteht aus mehreren Teilen. Es gibt ganz praktische Sets für den Einstieg, die man auf der Homepage von Classei bestellen kann (für unsere deutschen Nachbarn hier, für uns Schweizer hier). Dort sieht man auch die Unmenge an verschiedenem Zubehöre, die es gibt: 12 Arten von Mappen, alle möglichen Arten von Tabs, Boxen, Möbeln usw. Das ganze System ist also beliebig erweiterbar und kann auf viele Bedürfnisse angepasst werden.
Doch zurück zu meinem Set. Das Paket ist recht handlich, aber enthält ein komplettes System, mit dem man direkt loslegen kann. Das hier kam zum Vorschein:
Im einzelnen enthält das Set folgendes:
Oben befindet sich die Box, wo man dann schlussendlich seine Akten drin versorgen kann. Sie ist etwas breiter als ein Standard-Ordner und bietet mir genug Platz für den Anfang. Rechts sind die eigentlichen Akten, von denen drei verschiedene Arten mitgeliefert wurden: Recht dünne, die Platz für etwa 80 Blätter bieten, etwas dickere für 100 Blätter sowie Dehnmappen für 200 Blätter. Alles in allem werden 55 Mappen mitgeliefert. Links seht ihr die Kurzbeschreibung des System sowie Tabs, die man an die Akten kleben kann. Dabei waren weisse und gelbe Tabs, aber sie sind in allen möglichen Farben erhältlich. In der Mitte seht ihr noch einen Stift zum Beschreiben der Tabs und ein Etikett, um die Box anzuschreiben. Nicht abgebildet ist die Mappenstütze, die verhindert, dass die Mappen in der Box rutschen können.
Innen haben die Mappen an den kürzeren Seiten je eine Seitenlasche, so das nichts herausfallen kann. Jede Mappe hat oben eine Beschriftung von A-Z, von 1-9 (keine Ahnung wozu) und von 1-31 (für ein Wiedervorlage-System). Die Tabs klebt man an die Mappen-Rückseite und zwar genau dort, wo der Anfangsbuchstabe der Kategorie steht. Klingt kompliziert, aber sieht dann so aus:
“ABS” wird also bei “A” angeklebt, “Foto” bei “F” usw. Jetzt sortiert man die Mappen alphabetisch an und fertig ist’s. Wichtig ist, dass hinten “A” kommt und ganz vorne “Z”. So sieht man nämlich mindestens die Anfangsbuchstaben der jeweiligen Tabs. Empfehlenswert ist es, eine möglichste kleine Einteilung vorzunehmen. Also anstatt “Fotoclub” eher “Rechnungen Fotoclub”, “Anmeldungen Fotoclub”, “Wettbewerbe Fotoclub” usw. Was auf den ersten Blick nach Platzverschwendung riecht, dient der Übersichtlichkeit und lässt die Dokumente schneller finden. Es gibt in meinen System Mappen, die nur 2-3 Blätter beinhalten, aber die eine eigene Mappe verdient haben. Welche Kategorien man benutzt, ist nicht so wichtig. Ich habe mich für Themen entschieden, da es meine private Ablage ist. Geschäftlich könnte man Projekte und Kunden nehmen.
Und wozu das Ganze?
Wie ihr auf der Homepage sehen könnt, ist das ganze nicht ganz billig. Wozu sollte man sich dies also antun? Mein alter Ordner hat es sehr wohl getan und die alphabetische Unterteilung mit Registern hat sich prinzipiell bewährt. Nur ist es recht zeitaufwendig, Dokumente in einem Ordner abzulegen: Lochen, passender Ort suchen, Ordnerschliessvorrichtung (oder wie das heisst) öffnen, Dokument ablegen, Ordnerschliessvorrichtung wieder schliessen. Die Folge war, dass ich das Ablegen von Dokumenten immer aufgeschoben habe. Vom Classei-System erhoffe ich mir Besserung: Hier muss ich nur kurz die entsprechende Mappe hervor ziehen – das kann man sogar an den Tabs machen -, das Dokument hineinlegen, Mappe versorgen und fertig. Es funktioniert also ähnlich wie Hängeregistraturen, aber ohne Hängevorrichtung an der Mappe und in der Schublade oder Box. Und wenn ich mal etwas mitnehmen muss, muss ich nur die entsprechende Mappe einpacken und nicht einen ganzen Ordner oder eine Registratur mit dem sperrigen Metalteil. Das System ist sehr übersichtlich, ich komme gut klar mit Tabs. Die kann man nämlich ganz schnell durchblättern und findet sofort, was man sucht.
Wie weiter?
Wie gesagt, habe ich das System erst gerade heute in Betrieb genommen. Ich bin noch am Überlegen, ob ich es nicht nur als Ablage im eigentlichen Sinn, sondern auch als eine Art laufende Ablage nutzen kann. Lasst mich das an einem Beispiel erklären: Ich drucke manchmal Artikel aus dem Internet aus, die ich irgendwann lesen will. Oder ich besitze ein paar ausgedruckte EBooks, die ich noch lesen will. Bisher weiss ich nie, wo ich die vernünftig versorgen kann, da ich keine Stapel auf meinem Tisch haben will. Hier könnte ich mir vorstellen, eine Mappe “Lesestoff” oder so anzulegen. Oder ich könnte mir für unbezahlte Rechnung eine spezielle Mappe anlegen und diese mit einem gelben Tab beschriften. So Dinge muss ich mir noch überlegen.
In jedem Fall bin ich gespannt, wie ich mit dem Classei-System klar komme und wie es sich mittel- und langfristig bewährt. Darüber werde ich sicherlich auch wieder schreiben. Ich habe auf alle Fälle ein gutes Gefühl!
Kennt ihr das Classei-System? Habt ihr damit schon Erfahrungen gesammelt? Oder euch bewusst dagegen entschieden? Ich (und sicher auch andere Leser) bin gespannt auf Kommentare!
photo by pierre pouliquin
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Hallo Ivan
Ich habe GTD von David Allen ca. 2004 gelesen und es auch recht gut seinerzeit umgesetzt. Sogar einen Hipster PDA habe ich mir dazu passend verwirklicht. Aber an den fehlenden Manila Foldern bin ich womöglich letztendlich gescheitert.
Classei hatte ich irgendwann mal wahr aber nicht wirklich ernst genommen. Heute bin ich wieder dran GTD wiederzubeleben und stosse natürlich auch wieder auf Classei. Und da es auch in der Schweiz erhältlich ist, werde ich mir jetzt auch ein solches Basis-Paket bestellen.
Ich danke Dir in jedem Falle, dass Du es so detailliert vorgestellt hast und vor allem im Zusammenhang mit GTD präsentierst.
Grüsse
aus Basel
Christian Grunert
Hallo Ivan,
meine erste Begegnung mit Classei war 1990. Ich war bei einem befreundeten Unternehmensberater im Büro und er zog einen Aktenschrank auf – gefüllt mit Classei-Mappen.
Am selben Abend habe ich mich hingesetzt und meine erste Classei-Bestellung getätigt. Seither bin ich bei diesem System geblieben. Beim heutigen Stand ist, bis auf die Steuerunterlagen, alles in Classei-Mappen archiviert. Verbunden mit meinem Selbstorgasystem habe ich eine Zugriffszeit von weniger als 5 Sekunden für jede Information, die sich in meinem Büro befindet.
Weitere immense Vorteile des Systems erschließen sich dann, wenn man es einige Jahre eingesetzt hat und es dann an die Altpapiervernichtung geht. Jeder Jahrgang ist ruckzuck gegriffen und zur Entsorgung gebracht.
Auch vom Kostengesichtspunkt überzeugt mich Classei (und ich bin Schwabe). Nach einer zugegeben etwas hohen Anfangsinvestition kaufe ich inzwischen alle 2 Jahre einen Pack mappen und Reiter.
Einen weitereren Vorteil hat das System dann, wenn man Mitarbeiter hat. Diese sind nach einer 90minütigen Einführung in der Lage, alle Informationen zu finden, die sie benötigen.
Zuletzt noch einen “Haken” des Systems. Wenn man kein funktionierendes Selbstorgasystem aht, hilft auch Classei nicht viel weiter. Wir haben oft Seminarteilnehmer, die mit Autokörben voller Classei-Mappen anreisen, die sie irgendwie angelegt haben …
Zuallerletzt: Und wenn man komplet auf DIN A4 umgestellt hat, hilft das natürlcih auch, in den Mappen die Unterlagen zu sortieren ;-)).
Viele Grüße aus dem Schwabenland
Peter Arndt
@Christian: Danke für Deinen Kommentar. Wie Du auch beim Kommentar von Peter siehst, machst Du bestimmt nichts Falsches. Grüsse aus und nach Basel! :-)
@Peter: Danke für Deinen ausführlichen Kommentar! Ich finde den Punkt (“Haken des Systems”) sehr wichtig! Ohne dass man sich vorher überlegt, wie man das ganze organisieren will, hilft wohl kein System.
[...] blatternet.de » Mein Ablagesystem. Oder: Classei unter die Lupe genommen Ablage / Dokumentenverwaltung – Classei [...]
Ich bin via JobBlog auf diesen Artikel gestossen… und trifft bei mir voll ins Schwarze. Als Buchhalter hatte ich meine “übliche” Ablage pro Mandant, die problemlos in herkömmlichen Ordnern untergebracht werden konnte: Fibu-Buchungen, Kontenplan, Abschluss, Bankbelege, Debitoren, Kreditoren, Korrespondenz etc.
Seit ich aber in leitender Stellung tätig bin, ist meine persönliche Ablage ein Chaos. Ordner sind bei vielen laufenden Projekten und Aufgaben keine Lösung. Zur Zeit stapeln sich Akten auf meinem Pult. Was am Anfang noch übersichtlich war, gerät zusehends ausser Kontrolle.
Deshalb könnte ich mir vorstellen, mit Classei Ordung zu schaffen.
Eine Frage hätte ich aber noch: Wie löst man die Jahresablage, ohne immer wieder die gleichen Mäppchen anlegen zu müssen? Oder was sagt die Praxis dazu?
Nebenbei: blatternet ist ein wunderbares Kompendium für all die praktischen Fragen, die einen so beschäftigen. Danke!
Vor 3 Jahren konnte ich mich nicht durchringen, meine Arbeitsplatzorganisation umzukrempeln. Vom Kopf zum Herz sind es die weitesten 30 cm, sagt man in unseren Kreisen. So ging es mir auch damit. Nachdem der Leidensdruck aber infolge ausufernder Pendenzen- und Ablagestapel zu gross wurde, packte mich die Lust, mich nochmals umzusehen. Und stiess wieder auf diese Seite, las bei classei und mappei und bestellte mir das Buch “Ordnung ohne Stress” bei amazon. Ich las es am letzten Wochenende durch und erstellte nebenbei mit fortschreitenden Erkenntnisse einen Aktensystemplan für die ganze Firma.
Am Montag ist dann das Business Starter Set von classei gekommen und ich habe in 1 1/2 Tagen sämtliche Beigelchen und Häufelchen “erledigt”: Fortgeschmissen (was da für alte Leichen hervorkamen!!!), Mappen angelegt und eingeordnet. Ich kann nur sagen: Das war das schönste und erleichterndste Erlebnis seit vielen Jahren für mich! Endlich wieder Luft und Ordnung und einen leeren Schreibtisch. Und gleich noch Jürgen Kurz’s Predigt umgesetzt: Ein Posteingangskorb auf dem Pult und sonst nichts! Und der wird nun kontinuierlich täglich geleert. Es war auch spannend zu sehen, wie die Angestellten reinkamen und mir ihre Dokumente mitten auf den Tisch legten. Sie grinsten als ich ihnen erklärte: Von jetzt an alles einfach nur noch in den Posteingang. Ich freue mich nun darauf, noch weitere ältere Ablagehäufelchen aufzuarbeiten. Die älteren Bundesordner mit Hebelmechanik werde ich wohl ins Archiv schmeissen, wo sie auf ihre Entsorgung warten können.
Der nächste Schritt ist dann die völlige Umgestaltung des Personalbüros (für 160 Mitarbeiter) und des Sekretariates. Da wartet noch viel Arbeit auf mich!
Herzliche Grüsse aus dem Berner Oberland
Martin Fischer
Gratuliere, der erste Schritt ist getan!
Für die völlige Umgestaltung des Personalbüros würde ich allerdings MAPPEI empfehlen, schicken die doch einen ausgebildeten Berater mit, der bei der Umstellung hilft. Bei 160 Mitarbeitenden ist das ohne professionelle Hilfe kaum machbar.
Den Schweizer Berater, Marko Kegalj, kenne ich persönlich und kann nur Gutes über ihn und seine Arbeit berichten.
P.S.: Ja, ich erhalte Provision von MAPPEI, wenn Sie erwähnen, woher Sie von MAPPEI gehört haben. Ich empfehle aber nur Produkte, von denen ich zu 100% überzeugt bin!
Seit 2 Wochen arbeite ich nun in meiner neu organisierten Arbeitsstruktur. Es funktioniert. Der Schreibtisch ist fast immer leer bzw. ich habe nur die in Bearbeitung befindliche Arbeit vor mir sowie die übrigen Tagespendenzen. Meine Produktivität hat sich drastisch gesteigert (nicht, dass ich vorher nichts gearbeitet hätte!) Ohne die vielen Dokumente im peripheren Sichtfeld und die geeignete Ablagestruktur kann man sich wirklich voll auf die aktuelle Arbeit konzentrieren. Auch ein Telefonat oder etwas brennend dringendes, das hereinschneit, lässt einem nicht den Faden verlieren.
Zwischendurch braucht es aber ein bisschen Disziplin, um die hereinkommenden Akten nach dem Sichten sofort in die richtige Pipeline zu einzuführen (s. GTD).
Mühsam finde ich die 8-10 Tage langen Lieferfristen für nachbestelltes Classei-Material. Von anderen Onlineshops ist man eben viel raschere Lieferungen gewöhnt. Aber es hilft auch, nicht zu viel auf einmal zu wollen.
MAPPEI statt CLASSEI? Das Personalbüro für 160 MA wird von einer Person geführt. Ich denke nicht, dass ich da spezielle Hilfe nötig habe. Dank den eigenen Erfahrungen kann man anfängliche Fehler oder Fehlentwicklungen abfangen.
@Martin: Danke für den Kommentar und das Kompliment!
Einen schönen Überblick über den Ablauf im Classeisystem (und viele weitere interessante Artikel) bietet die deutsche Classei-Seite. Man kommt wohl nicht darum herum, die gleichen Mäppchen immer neu anzulegen. Halte ich persönlich aber nicht für so schlimm, ausser man hat sehr viele davon, die man jährlich neu anlegen muss. Aber wenn man die Tabs am Computer ausdruckt, fällt wenigstens das jährliche Neubeschreiben der Tabs von Hand weg.
Zu diesem Thema habe ich eine Empfehlung:
Bei Mappei gibt es Klebestreifen, die man u.a. auch für die Klarsichtmappen braucht. Diese Streifen können natürlich auch für die anderen Mappen verwendet werden. Damit lassen sich die Reiter jederzeit entfernen und durch neue ersetzen. So kann man die Mappen viel länger verwenden und leert auch leichter mal einige überholte Mappen (siehe Tipps von Frau Birkner).
Danke für die Empfehlung!
Man kann auch die Reiter vorsichtig wegnehmen, das klappt manchmal.
Oder man schneidet den Teil, der über die Mappe ragt, einfach weg. Diesen Tipp habe ich aus dem Buch von Frank-Michael Rommert über Mappei. Ich nutze das nur ganz ganz selten – das ist mir dann doch zu mühsam -, aber vielleicht hilft es dem einen oder der anderen.
Hm, mein Kommentar zu Mappei Classei ist beim Blogrelaunch nun verschwunden.
Weißt Du noch, was Du da geantwortet hattest? Wer von beiden hat das -ei erfunden?
@Wolf-Dieter: Hmm, sehr merkwürdig! Du hast ihn (nachweislich) zu diesem Artikel hier geschrieben, in WordPress ist er unter der Ankündigung des Relauches gespeichert, aber in dem Artikel taucht er auch nicht auf… Ich werde dem nachgehen! Danke für den Hinweis und sorry für das schwarze Loch auf blatternet.de.
Hier nun aber Dein Orginalkommentar:
Wer Orignial und wer Kopie hat (Classei/Mappei?), weiss ich nicht. Beide sind auf alle Fälle nicht ganz billig. Aber auch Hängeregistraturen sind nicht gerade billig, wenn ich mich recht erinnere.
Classei/Mappei werben mit der Platzersparnis gegenüber Hängeregistraturen. Habe es nie 1:1 verglichen, aber subjektiv nach Auge ist es schon so.
Ordner/Leitz ist auf alle Fälle das zeitraubendste System, welches am meisten Platz braucht und nicht sehr flexibel ist.
Ja, ich hatte ihn hier geschrieben und vor dem Relaunch stand er auch hier. Nur da warst Du ja weg.
Naja, Hängeregistraturen gibt es auch als Regale, als Wägelchen und die Pappen selbst sind nicht sooo teuer, zumal wenn jemand mal ausmistet und zu faul ist, neue Labels in die Reiter zu setzen (das geht übrigens zumindest bei Mappei nicht, da sind die Labels nur angeklebt). Und es geht halt auch deutlich mehr rein, wenn es zu einem Thema mehr als 20 Blatt gibt. Wenn Du jeweils nur 10 Blatt zu einem Thema hast, mögen die -eier Platz sparen, wenn auch mal ganze Prospekte abgelegt werden, machen die dickeren Pappen der Hänger nichts aus.
Aber lustig, daß keiner weiß, wer die -eier nun erfunden hat. Ist m.E. bis heute ein Nischenprodukt, das für größere Papiermengen zu teuer wird, aber sicher gut für Projektplanung geeignet ist.
[...] sind als Akten aus starkem papier oder Karton. Der Witz am System ist folgender: Die Mappen hahttp://www.blatternet.de/index.php/2008/01/31/classei/Plastic LogicPlastic Logic raises 100 million to enable the first &8220take anywhere, read [...]
Ich habe das System Anfang des Jahres eingeführt und werde auf jeden Fall damit weitermachen. Ich habe meinen Schreibtisch leer bekommen und meine Suchzeiten gegen Null reduziert. Wichtig ist nur, ein Ablagesystem aufzuschreiben und für alle sichtbar aufzuhängen. Seither haben wir auch keine Probleme mehr, Unterlagen zu finden, wenn jemand mal in Urlaub ist.
@Petra May: Danke für den kurzen Erfahrungsbericht! Ihr arbeitet also im Team mit dem Classei-System? Peter hat da ähliche Erfahrungen gemacht (siehe weiter oben).
Ich wüsste auch gerne, wie deine Ablage im letzten 3/4 Jahr so gewachsen ist. Vielleicht auch nur ein paar Fotos deiner Mappen, was so drin ist etc., sofern es nur Informationsansammlungen sind. Ich kann mir ohne Beispiele nämlich meist nicht vorstellen, wie ich für mich am Besten einen Einsatz für potenziell neues Material finden soll.
Als Lösung für aktuelle, laufene Projekte kann ich dir persönlich nur Ordnungsmappen empfehlen. In groß heißen die Teile Pultordner und haben entweder alphabetische oder numerische (1-31) Taben. Diese dicken, grauen Pultordner oder alternativ auch Unterschriftenmappen taugen aber nicht; es gibt so etwas ähnliches auch in klein:
Da habe ich mal ein Bild gefunden, das meiner Mappe nahe kommt. Genauer gesagt habe ich von “Exacompta” die 5307-Mappe, d.h. mit 7 breiten Taben und verschiedenen Farben. Leider total klein und in anderer Farbe, aber damit du es siehst:
Die Pappen sind schön glatt und hinter die ovalen Sichtfenster kann ich auf einem Indexplatt mit kleinen Post-It Klebestreifen den Inhalt kurz beschreiben. Ansonsten führe ich diese Mappen wie eine Chaotische Ablage: Die Mappe kriegt einen Namen (A, B, C, …) und die Taben sind nummeriert. Dann erfasse ich tabellarisch irgendwo mit Bleistift (oder am PC in Word/Excel o.ä.) die Inhalte:
A1: Bafög Antrag
A2: Einkommensbescheid
…
Der Inhalt wechselt schnell, oft habe ich auch nur mehrseitige Mitschriften mit drin. Die kleinen Mappen lassen sich in einer größeren Tasche super tragen, ohne dass ich für jeden Mist einen neuen Ordner oder eine Klarsichtfolie mitschleppen muss :)
@Christian: Sorry, hab grad aus Versehen meinen Kommentar gelöscht… Neuer Versuch:
Nun, viel geändert hat sich bei mir nicht, ausser dass die Box zu knapp wurde für meine Mappen. Dennoch habe ich eine sehr kleine Ablage, da erstens alle Dokumente ins Altpapier wandern, die ich nicht aufheben muss und da zweitens mein Workflow zu 90% digital ist. Ich erhalte beispielsweise die meisten meiner Rechnung elektronisch und drucke sie gar nicht aus. Bin halt kein Sammler. :-)
In den einzelnen Mappen hat es sehr wenige Dokumente drin, manchmal sogar nur eine Seite. Das erhöht die Übersichtlichkeit und verringert die Suchzeit.
Ich würde Dir empfehlen, Deine Mappen nur einmal zu erfassen. Ich würde direkt auf die Mappe “Bafög Antrag” oder “Einkommensbescheid” schreiben und diese dann alphabetisch ordnen. Die zusätzliche Erfassung in einer Tabelle würde ich weglassen. Das ist ein zusätzlicher Schritt, der wohl nicht nötig ist.
Hallo,
ich bin wirklich begeistert von diesem System und habe bisher auf Register gesetzt, aber das Classei- bzw. Mappei-System erscheinen mir wirklich hilfreich.
Kann es sein, dass die Mappei-Mappen an der schmalen Seite keinen Umschlag haben?
Wie funktioniert das mit dem Ankleben der Reiter? Könntest du davon ein Detailfoto machen? Gefühlt ist das mit dem Ankleben irgendwie ‘ne wackelige Angelegenheit, oder?
Viele Grüße
Fabian
@Fabian: Doch, Classei-Mappen haben an beiden schmalen Seiten einen Umschlag. Ich stecke meine Dokumente aber nur auf der einen Seite in den Umschlag, damit ich schneller Zugriff darauf habe. Hält bombensicher.
Wie man die Reiter anklebt, erklärt die Classei-Seite sehr gut. Das erste Mal ist es ein wenig wackelig, doch man hat das dann sehr schnell im Griff. Heute geht das Zack-Zack.
Das Classei- System hört sich viel Versprechend an, nur wie sieht es aus wenn ich ein ganzen Projekt ablegen/organisieren möchte. In meinem Fall Bauprojekte, ich habe das bis dato immer so gehalten DIN A4, Registerkarte rein, Unterteilung nach: Schriftverkehr,Pläne, Datenblätter, Hersteller, usw. War der Odner voll gabs einen Teil 2, 3, usw. Und ich muss sagen ganz zufrieden bin ich mit diesem System auch nicht.
Wie verhält sich da das Classei-Syste? Müsste man wohl eine Extra Boxanlagen.
Ich finde es ist heutzutage immer schwieriger alles (Mail, PDF,Papier,…) unter ein System zubringen. Ich persönlich fahre mit der Mischung aus GTD in Papierform und Digital recht gut.
Schöne Grüße aus dem 3 Länder Eck
Christian
(Freiburg)
@Christian: Was ich im Artikel umschrieben habe, eignet sich vor allem für die allgemeine Referenzablage, also für all die Dokumente, die keinem bestimmten Projekt, Kunden o.ä. zugeordnet werden können.
Für grössere Einheiten (Hauptkunden oder eben grössere Projekte) empfiehtl es sich tatsächlich, Extraboxen einzurichten. So sind alle Dokumente beisammen.
Ebenfalls schöne Grüsse aus dem und ins Dreiländereck. :-)
[...] Classei ist aus MAPPEI entstanden. Wie ich mit Classei arbeite, zeige ich im Artikel “Mein Ablagesystem. Oder: Classei unter die Lupe genommen“. Noch eine kleine Vorwarnung: Naturgemäss ist eine Rezension nie wirklich neutral. Hier [...]
Hallo Herr Blatter,
mir gefällt, wie umfassend Sie in Ihrem Blog auf wirklich interessante und wichtige Themen eingehen. Welches Ablagesystem man nutzt, gehört sicherlich dazu, beeinflusst es doch die Produktivität erheblich.
Ich habe neun Jahre mit Classei gearbeitet und bin nun dabei, alles wieder auf Ordner umzustellen (ist viel Arbeit). Lange Zeit war ich auch von den Vorteilen überzeugt, die Sie in Ihrem Artikel aufgeführt haben. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass die scheinbare Bequemlichkeit und Zeitersparnis ihren Preis hatte, nämlich viele, viele, viele Mappen, in denen der Überblick verloren ging.
Ich will damit nicht das System schlecht machen. Es hat mit Sicherheit seine Vorteile. Doch ich stimme Peter Arndt absolut zu: Vorrangig ist, sich selbst gut zu organisieren. Ohne die eigene Selbstorganisation und ein gut durchdachtes System helfen die Mappen nicht mehr, als es Ordner tun.
Für diejenigen, die noch dabei sind, mit Classei ihre ersten Gehversuche zu machen, einige Erfahrungen aus meinen letzten Jahren:
*Überlegen Sie sich, wie Ihre Gesamtstruktur für die Ablage aussehen soll, bevor Sie spontan Mappen anlegen. Durch farblich unterschiedliche Reiter können Sie diese kenntlich machen.
*Überlegen Sie, was Sie wirklich aufbewahren wollen. Die Mappen verführen dazu, einfach die Unterlage, die man gerade in der Hand hat, Zeitungsartikel (mein Hobby) usw. hereinzutun. Doch im Nu haben sich die Mappen gefüllt.
*Wenn die Mappen zu dick werden, entrümpeln Sie diese und teilen Sie ggf. auf mehrere kleine Mappen auf (nicht anders wie bei Ordnern).
*Überlegen Sie sich gut, wie fein Sie die Mappen gliedern (s. Frage von Christian Faber zu Projekten). Alles in eine Mappe bringt schnell Chaos. Viele dünne Mappen nehmen viel Platz weg. Alle zusammengehörenden Mappen in eine Box zu tun, macht Sinn.
*Nutzen Sie das Jahresende zum Entrümpeln der Mappen. Classei bietet so genannte Archivboxen, in die man die vollen Mappen einfach so, wie sie sind, hereinstecken kann. Die Folgen habe ich leidvoll bei meinem Umzug gespürt.
Wahrscheinlich gibt es noch mehr Punkte, doch diese sind mir gerade besonders präsent. Ich bin gespannt auf Ihre weiteren Erfahrungen.
Danke, Frau Birkner, für Ihren Kommentar. Das sind sehr schöne Tipps!
Für die anderen: Frau Birkner hat diesen Kommentar zu einem eigenen Artikel ausgebaut, der sehr lesenswert ist: http://bit.ly/djgxoT
Übrigens tendiere ich mittlerweile eher zur Mappei, denn die haben eine breitere Produktepalette und “liefern” einen Berater mit – sofern gewünscht. So ist es wahrscheinlicher, das System gut und gewinnbringend umzusetzen.
Hallo Ivan,
nachdem ich ungefähr ein halbes Jahr den Karton mit dem Business-Starter-Set im Büro rumstehen hatte und mich nicht aufraffen konnte, endlich mal anzufangen, habe ich am letzten Wochenende mein chaotisches Büro auf Classei umgestellt. Es war ziemlich viel Arbeit (und es wurde sehr viel Altpapier), aber seitdem bin ich wirklich glücklich am Arbeitsplatz :-) Und es ist nach einer Arbeitswoche immer noch aufgeräumt ;-).
Vielleicht ist noch nicht alles wirklich logisch, und vielleicht muss ich manches nochmal umetikettieren, aber ich brauche bestimmt 80% weniger Zeit zum Suchen.
Jedenfalls danke für diesen Tipp in deinem Blog – auch wenn er ja nicht mehr ganz neu ist, hilfreich ist er immer noch.
Lieber Gruss
Dorothee
Wunderbar, ich freue mich, dass Dir der Tipp bei der Motivation geholfen hast. Ab sofort ist der Aufwand sehr gering bei gleichzeitig hohe Ordnung. So soll es sein! :-)