Kommentare zu: Mein Ablagesystem. Oder: Classei unter die Lupe genommen

Von: blatternet

blatternet — Sat, 22 Oct 2011 07:20:41 +0000

Wunderbar, ich freue mich, dass Dir der Tipp bei der Motivation geholfen hast. Ab sofort ist der Aufwand sehr gering bei gleichzeitig hohe Ordnung. So soll es sein! :-)

Von: Dorothee

Dorothee — Fri, 21 Oct 2011 21:37:43 +0000

Hallo Ivan,

nachdem ich ungefähr ein halbes Jahr den Karton mit dem Business-Starter-Set im Büro rumstehen hatte und mich nicht aufraffen konnte, endlich mal anzufangen, habe ich am letzten Wochenende mein chaotisches Büro auf Classei umgestellt. Es war ziemlich viel Arbeit (und es wurde sehr viel Altpapier), aber seitdem bin ich wirklich glücklich am Arbeitsplatz :-) Und es ist nach einer Arbeitswoche immer noch aufgeräumt ;-).

Vielleicht ist noch nicht alles wirklich logisch, und vielleicht muss ich manches nochmal umetikettieren, aber ich brauche bestimmt 80% weniger Zeit zum Suchen.

Jedenfalls danke für diesen Tipp in deinem Blog – auch wenn er ja nicht mehr ganz neu ist, hilfreich ist er immer noch.

Lieber Gruss

Dorothee

Von: Martin Fischer

Martin Fischer — Sun, 03 Apr 2011 10:52:51 +0000

Seit 2 Wochen arbeite ich nun in meiner neu organisierten Arbeitsstruktur. Es funktioniert. Der Schreibtisch ist fast immer leer bzw. ich habe nur die in Bearbeitung befindliche Arbeit vor mir sowie die übrigen Tagespendenzen. Meine Produktivität hat sich drastisch gesteigert (nicht, dass ich vorher nichts gearbeitet hätte!) Ohne die vielen Dokumente im peripheren Sichtfeld und die geeignete Ablagestruktur kann man sich wirklich voll auf die aktuelle Arbeit konzentrieren. Auch ein Telefonat oder etwas brennend dringendes, das hereinschneit, lässt einem nicht den Faden verlieren.

Zwischendurch braucht es aber ein bisschen Disziplin, um die hereinkommenden Akten nach dem Sichten sofort in die richtige Pipeline zu einzuführen (s. GTD).

Mühsam finde ich die 8-10 Tage langen Lieferfristen für nachbestelltes Classei-Material. Von anderen Onlineshops ist man eben viel raschere Lieferungen gewöhnt. Aber es hilft auch, nicht zu viel auf einmal zu wollen.

MAPPEI statt CLASSEI? Das Personalbüro für 160 MA wird von einer Person geführt. Ich denke nicht, dass ich da spezielle Hilfe nötig habe. Dank den eigenen Erfahrungen kann man anfängliche Fehler oder Fehlentwicklungen abfangen.

Von: Ivan Blatter

Ivan Blatter — Fri, 01 Apr 2011 06:05:17 +0000

Gratuliere, der erste Schritt ist getan!

Für die völlige Umgestaltung des Personalbüros würde ich allerdings MAPPEI empfehlen, schicken die doch einen ausgebildeten Berater mit, der bei der Umstellung hilft. Bei 160 Mitarbeitenden ist das ohne professionelle Hilfe kaum machbar.

Den Schweizer Berater, Marko Kegalj, kenne ich persönlich und kann nur Gutes über ihn und seine Arbeit berichten.

P.S.: Ja, ich erhalte Provision von MAPPEI, wenn Sie erwähnen, woher Sie von MAPPEI gehört haben. Ich empfehle aber nur Produkte, von denen ich zu 100% überzeugt bin!

Von: Martin Fischer

Martin Fischer — Wed, 23 Mar 2011 22:18:25 +0000

Vor 3 Jahren konnte ich mich nicht durchringen, meine Arbeitsplatzorganisation umzukrempeln. Vom Kopf zum Herz sind es die weitesten 30 cm, sagt man in unseren Kreisen. So ging es mir auch damit. Nachdem der Leidensdruck aber infolge ausufernder Pendenzen- und Ablagestapel zu gross wurde, packte mich die Lust, mich nochmals umzusehen. Und stiess wieder auf diese Seite, las bei classei und mappei und bestellte mir das Buch “Ordnung ohne Stress” bei amazon. Ich las es am letzten Wochenende durch und erstellte nebenbei mit fortschreitenden Erkenntnisse einen Aktensystemplan für die ganze Firma.

Am Montag ist dann das Business Starter Set von classei gekommen und ich habe in 1 1/2 Tagen sämtliche Beigelchen und Häufelchen “erledigt”: Fortgeschmissen (was da für alte Leichen hervorkamen!!!), Mappen angelegt und eingeordnet. Ich kann nur sagen: Das war das schönste und erleichterndste Erlebnis seit vielen Jahren für mich! Endlich wieder Luft und Ordnung und einen leeren Schreibtisch. Und gleich noch Jürgen Kurz’s Predigt umgesetzt: Ein Posteingangskorb auf dem Pult und sonst nichts! Und der wird nun kontinuierlich täglich geleert. Es war auch spannend zu sehen, wie die Angestellten reinkamen und mir ihre Dokumente mitten auf den Tisch legten. Sie grinsten als ich ihnen erklärte: Von jetzt an alles einfach nur noch in den Posteingang. Ich freue mich nun darauf, noch weitere ältere Ablagehäufelchen aufzuarbeiten. Die älteren Bundesordner mit Hebelmechanik werde ich wohl ins Archiv schmeissen, wo sie auf ihre Entsorgung warten können.

Der nächste Schritt ist dann die völlige Umgestaltung des Personalbüros (für 160 Mitarbeiter) und des Sekretariates. Da wartet noch viel Arbeit auf mich!

Herzliche Grüsse aus dem Berner Oberland
Martin Fischer

Von: Ivan Blatter

Ivan Blatter — Mon, 16 Aug 2010 04:26:50 +0000

Danke für die Empfehlung!

Man kann auch die Reiter vorsichtig wegnehmen, das klappt manchmal.

Oder man schneidet den Teil, der über die Mappe ragt, einfach weg. Diesen Tipp habe ich aus dem Buch von Frank-Michael Rommert über Mappei. Ich nutze das nur ganz ganz selten – das ist mir dann doch zu mühsam -, aber vielleicht hilft es dem einen oder der anderen.

Von: Ulrike Bergmann

Ulrike Bergmann — Fri, 13 Aug 2010 09:34:27 +0000

Zu diesem Thema habe ich eine Empfehlung:
Bei Mappei gibt es Klebestreifen, die man u.a. auch für die Klarsichtmappen braucht. Diese Streifen können natürlich auch für die anderen Mappen verwendet werden. Damit lassen sich die Reiter jederzeit entfernen und durch neue ersetzen. So kann man die Mappen viel länger verwenden und leert auch leichter mal einige überholte Mappen (siehe Tipps von Frau Birkner).

Von: blatternet

blatternet — Wed, 21 Jul 2010 05:03:14 +0000

Danke, Frau Birkner, für Ihren Kommentar. Das sind sehr schöne Tipps!

Für die anderen: Frau Birkner hat diesen Kommentar zu einem eigenen Artikel ausgebaut, der sehr lesenswert ist: http://bit.ly/djgxoT

Übrigens tendiere ich mittlerweile eher zur Mappei, denn die haben eine breitere Produktepalette und “liefern” einen Berater mit – sofern gewünscht. So ist es wahrscheinlicher, das System gut und gewinnbringend umzusetzen.

Von: Monika Birkner

Monika Birkner — Tue, 20 Jul 2010 18:28:21 +0000

Hallo Herr Blatter,
mir gefällt, wie umfassend Sie in Ihrem Blog auf wirklich interessante und wichtige Themen eingehen. Welches Ablagesystem man nutzt, gehört sicherlich dazu, beeinflusst es doch die Produktivität erheblich.
Ich habe neun Jahre mit Classei gearbeitet und bin nun dabei, alles wieder auf Ordner umzustellen (ist viel Arbeit). Lange Zeit war ich auch von den Vorteilen überzeugt, die Sie in Ihrem Artikel aufgeführt haben. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass die scheinbare Bequemlichkeit und Zeitersparnis ihren Preis hatte, nämlich viele, viele, viele Mappen, in denen der Überblick verloren ging.
Ich will damit nicht das System schlecht machen. Es hat mit Sicherheit seine Vorteile. Doch ich stimme Peter Arndt absolut zu: Vorrangig ist, sich selbst gut zu organisieren. Ohne die eigene Selbstorganisation und ein gut durchdachtes System helfen die Mappen nicht mehr, als es Ordner tun.
Für diejenigen, die noch dabei sind, mit Classei ihre ersten Gehversuche zu machen, einige Erfahrungen aus meinen letzten Jahren:
*Überlegen Sie sich, wie Ihre Gesamtstruktur für die Ablage aussehen soll, bevor Sie spontan Mappen anlegen. Durch farblich unterschiedliche Reiter können Sie diese kenntlich machen.
*Überlegen Sie, was Sie wirklich aufbewahren wollen. Die Mappen verführen dazu, einfach die Unterlage, die man gerade in der Hand hat, Zeitungsartikel (mein Hobby) usw. hereinzutun. Doch im Nu haben sich die Mappen gefüllt.
*Wenn die Mappen zu dick werden, entrümpeln Sie diese und teilen Sie ggf. auf mehrere kleine Mappen auf (nicht anders wie bei Ordnern).
*Überlegen Sie sich gut, wie fein Sie die Mappen gliedern (s. Frage von Christian Faber zu Projekten). Alles in eine Mappe bringt schnell Chaos. Viele dünne Mappen nehmen viel Platz weg. Alle zusammengehörenden Mappen in eine Box zu tun, macht Sinn.
*Nutzen Sie das Jahresende zum Entrümpeln der Mappen. Classei bietet so genannte Archivboxen, in die man die vollen Mappen einfach so, wie sie sind, hereinstecken kann. Die Folgen habe ich leidvoll bei meinem Umzug gespürt.
Wahrscheinlich gibt es noch mehr Punkte, doch diese sind mir gerade besonders präsent. Ich bin gespannt auf Ihre weiteren Erfahrungen.

Von: Arbeitsorganisation ohne Stress: Die MAPPEI-Methode - Zeitmanagement | Arbeitsorganisation | Arbeitstechniken

Wed, 05 May 2010 12:53:42 +0000

[...] Classei ist aus MAPPEI entstanden. Wie ich mit Classei arbeite, zeige ich im Artikel “Mein Ablagesystem. Oder: Classei unter die Lupe genommen“. Noch eine kleine Vorwarnung: Naturgemäss ist eine Rezension nie wirklich neutral. Hier [...]