Die digitale Ablage einfach organisieren

Kaum ein Buch zur Arbeitsorganisation kommt daran vorbei, mindestens ein Kapitel der Ablage zu widmen. Das ist auch gut so, da gerade bei der Ablage sehr viel falsch gemacht wird. Viele Ablagen sind veraltet, unübersichtlich, kompliziert und oft nur von dem zu bedienen, der sie angelegt hat. Gleichzeitig wird eine weitere wichtige Ablage vergessen, nämlich die digitale Ablage.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen mein System vorstellen, wie ich meine Dateien organisieren. Vergessen Sie nicht: Das ist nicht die einzige digitale Ablage. Denken Sie auch an Ihre E-Mails oder an Programme, wenn Sie wollen auch an Ihre iTunes-Bibliothek: Das alles sind auch digitale Ablagen. Doch konzentrieren wir uns auf die Dateien und Ordner.

Ich habe in den vergangenen Jahren verschiedene Formen der Ablage ausprobiert und arbeite nun seit längerem mit einem System, welches sich sehr bewährt. Das System ist ganz einfach, ich benutze in meinem Dokumente-Ordner nur vier Unterordner:

1. Inbox
2. Projekte
3. E-Books
4. Archiv

Das ist schon alles. Im Einzelnen:

Inbox

Dieser Ordner ist das digitale Abbild meines Eingangskorbes auf dem Tisch. In meinem Browser ist er als Download-Ordner angegeben. Jede Datei, die ich nicht selber erstelle und die auf meinem Computer kommt, landet zunächst hier: Der Anhang einer E-Mail, die elektronische Rechnung aus dem E-Banking, Downloads und vieles mehr. Mehr oder weniger regelmässig arbeite ich diesen Ordner durch und bringe ihn auf Null, genau wie meinen normalen Eingangskorb.

Projekte

Hier sind alle Dateien zu den Projekten, die ich gerade bearbeite. Ich sehe den Projektbegriff nicht so eng, deshalb landet auch ein Briefentwurf in diesem Ordner. Projekte, für die ich mehrere Dateien benötige, erhalten einen eigenen Unterordner, genauso so meine Kunden. Wenn ich aber beispielsweise eine Zusammenfassung eines Buches im MindManager erstelle, landet diese einfach im Hauptordner.

E-Books

Das ist ein spezieller Ordner, da ich sehr viele E-Books lese. Eigentlich ist es einfach meine digitale Bibliothek. Braucht nicht jeder.

Archiv

Hier befinden sich alle Dateien und Ordner, die ich aktuell nicht mehr bearbeite. Habe ich ein Projekt oder die Arbeit mit einem Kunden abgeschlossen, dann ziehe ich den entsprechenden Unterordner aus “Projekte” einfach ins Archiv. Und habe ich die Zusammenfassung des Buches fertig gestellt, landet sie hier in diesem Ordner.

Weitere Tipps

Bei den Dateinamen bin ich unkompliziert: Ich benenne die Dateien so, wie Sie mir im Moment logisch scheinen. Wieso? Ich will kein starres System. Bisher habe ich noch keine Konvention gesehen, die selbstsprechend und flexibel ist und gleichzeitig auf alle Arten von Dateien passt. Dann lasse ich es lieber ganz weg.

Ich verlasse mich voll und ganz auf die Suchfunktion. Vor ein paar Monaten bin ich auf Mac umgestiegen, so dass ich auf die sensationelle und schnelle Suchfunktion (Spotlight) zugreifen kann. Diese durchsucht nicht nur den Dateinamen, sondern auch den Inhalt. Suche ich etwas, weiss ich mindestens noch 2-3 Stichworte (Empfänger, Thema usw.), so dass ich die Suche sehr schnell eingrenzen kann.

Windows Vista bietet eine ähnlich komfortable Funktion an, unter Windows XP können Sie Windows Search von Microsoft installieren und haben auch endlich eine brauchbare Suche oder Sie können auf Drittprogramme wie etwa Google Desktop zurück greifen.

Heute können wir praktisch unser ganzes digitales Leben auf der Festplatte speichern. Mein erster Computer hatte noch eine 20-MB-Festplatte. Das reichte damals zur Genüge. Heute sind 500 GB (=500 000 MB!) schon völlig normal. Die Entwicklung wird vermutlich so weitergehen, so dass Speicherplatzprobleme im normalen Alltag kein Thema sind. Die Kehrseite der Medaille: Wie sichern Sie all diese Daten? Wie behalten Sie den Überblick darüber? Meine einfache Lösung: Löschen.

In den Übergangszeiten, also immer dann, wenn ich eine Datei von einem Ort an einen anderen verschiebe (z.B. von Inbox nach Archiv oder von Projekte nach Archiv), frage ich mich zuerst, ob ich diese Datei noch benötige. Falls nicht, wird sie gnadenlos gelöscht. So habe ich beispielsweise die Kündigung meiner alten Wohnung vor vier Jahren schon längst gelöscht. Genau so die privaten Telefonrechnungen aus dem Jahr 2007. So erhalte ich mir die Übersicht und muss erst noch weniger Daten sichern. Ich weiss, ich könnte all diese Dateien behalten, doch wozu? Da halte ich mich lieber an mein Motto: Nicht alles, was man kann, muss man.

Wie organisieren Sie Ihre Dateien?