Einführung in GTD (Teil 6): Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon fallen drei auf: Die Listen “Agenda” (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), “Irgendwann/Vielleicht” (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und “Warten auf” (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage.

Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen.

GTD schafft ein Erinnerungssystem ausserhalb Ihres Kopfes. Um so wichtiger ist es, dass dieses System immer aktuell ist, damit es Ihren Kopf auch tatsächlich entlastet. Nur wenn Sie dem System zu 100% vertrauen können, dass Sie nichts vergessen, werden die mentalen Unterbrechungen abnehmen oder sogar ganz aufhören. Deshalb müssen Sie Ihr System regelmässig durchsehen. Bewährt hat sich folgender Rhythmus:

• Kalender: Den Kalender schauen Sie sich selbstverständlich mehrmals täglich an, damit Sie keine Termine vergessen.
• Aufgabenlisten: Primär schauen Sie auf die Listen, wenn Sie eine Aufgabe beendet haben und kein Termin ansteht. Je nach Kontext nehmen Sie die entsprechende Liste hervor und wählen eine Aufgabe aus, die Sie nun erledigen wollen.

Zusätzlich – und das ist eine weitere Eigenheit von GTD – machen Sie einmal pro Woche reinen Tisch in einem Wochenrückblick (weekly review). Diesen Wochenrückblick können Sie sich wie das Aufräumen vor dem Urlaub vorstellen: Sie schauen, was Sie noch tun müssen, Sie legen Ihre Akten ab, Sie aktualisieren Ihre Aufgabenlisten usw. Der Wochenrückblick ist so zentral, dass David Allen, der “Erfinder” von GTD, sogar sagt, dass wenn Sie keinen Wochenrückblick machen, Sie gar kein GTD machen.

Der Wochenrückblick

Schaffen Sie sich eine Routine, wann Sie den Wochenrückblick durchführen wollen. Sie können sich auch einen Termin fix reservieren und im Kalender eintragen. Bewährt hat sich der Wochenrückblick logischerweise am Freitag, wenn die Woche zu Ende ist. Doch natürlich eignet sich jeder andere Tag auch. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt, und führen Sie dann konsequent jede Woche zu diesem Zeitpunkt den Wochenrückblick durch. Je nachdem, wie Sie während der Woche Ihr System pflegen, dauert der Rückblick zwischen 15 und 60 Minuten.

Gehen Sie nach folgendem Schema vor:

1. Alle losen Dinge sammeln: Leeren Sie nochmals Ihren Kopf und notieren Sie sich alles, was Ihnen durch den Kopf schwirrt.
2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Idealerweise machen Sie das täglich. Meistens schafft man das aber nicht. Nehmen Sie sich deshalb jetzt die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren.
3. Führen Sie die Ablage nach.
4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind die noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben?
5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell?
6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken?
7. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten.
8. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell?

Vielleicht haben Sie noch andere Dinge, die sie wöchentlich durchsehen möchten, z.B. Ihre Ziele oder Ihr persönliches Leitbild. Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Vergessen Sie nicht: Das ist Ihr Rückblick. Führen Sie keinen Rückblick genau nach der Theorie durch, sondern passen Sie ihn auf Ihre Umstände an, denn dann gewinnen Sie am meisten.

In diesem Artikel haben Sie die Durchsicht und die Pflege Ihres System kennen gelernt. Im nächsten nächsten Teil, der gleichzeitig der fünfte und letzte Schritt in GTD ist, geht es um das Wichtigste: Um das Durchführen der Aufgaben.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung