Einfach produktiv mit (trotz) Mails

In the days before email

photo credit: Today is a good day

Einer der grössten Feinde der Produktivität sind ständige Unterbrechungen. Forscher am renommierten King’s College in London haben Blackberries und Outlook gegen Marihuana antreten lassen. Dazu haben Sie drei Gruppen einen IQ-Test machen lassen: Die erste Gruppe konnte den Test ganz normal ausfüllen. Die zweite Gruppe wurde durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen. Die dritte Gruppe hatte zuvor Marihuana geraucht. Nicht sehr überraschend: Die erste Gruppe schnitt gegenüber den anderen beiden Gruppen um durchschnittlich 10 IQ-Punkte besser ab. Aber – und jetzt bitte aufpassen -: Die Gruppe, die durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen wurde, schnitt durchschnittlich 6 IQ-Punkte schlechter ab als die Gruppe unter Drogeneinfluss!

Es gibt aber einen Trick, mit dem man augenblicklich und nachhaltig die Produktivität erhöhen kann. Das ist kein grosses Geheimnis, ich habe schon öfters darüber geschrieben, aber man kann es nicht oft genug wiederholen:

  • Schaltet jede Mailbeachrichtigung aus.
  • Ruft eure Mails nur noch zweimal täglich ab.

Dazu könnt ihr entweder euer Mail-Programm ausserhalb der beiden Mail-Zeiten geschlossen lassen oder einfach den automatischen Empfang von Mails ausschalten. So oder so: Hauptsache, ihr verhindert, dass ihr ständig von eingehenden Mail abgelenkt werdet.

In den meisten Berufen und Positionen reicht es völlig aus, nur zweimal täglich seine Mails abzurufen. Selten erfordern Mails ein sofortige Reaktion – auch nicht in höheren Positionen. Wenn es sehr dringend wäre, würde der Absender eher anrufen, da ihr ja auch gerade in einer Sitzung oder im Urlaub sein und sowieso keine Mail lesen könntet.

Problematisch wird es dann, wenn ihr euer Umfeld auf eine sofortige Reaktion auf Mails trainiert habt. Wenn bekannt ist, dass ihr dank Blackberry oder iPhone immer und überall Mails abruft und beantwortet, dann müsst ihr eure neue Mail-Politik unbedingt mitteilen. Dies könnt ihr entweder in der Signatur tun oder indem ihr eine automatische Antwort auf alle Mails formuliert, welche folgendes mitteilt:

Vielen Dank für Ihr Mail!
Ich rufe meine Mail nur noch um 11.30 Uhr und um 16.30 Uhr ab. Falls Sie mir etwas Dringendes mitteilen möchten, dann rufen Sie mich unter der Nummer xxx-xxx xx xx an.
Mit bestem Dank für Ihr Verständnis
Ivan Blatter

Diesen Tipp habe ich übrigens von Tim Ferriss. In seinem Blog gibt verschiedene Beispiele guter und schlechter automatischer Antworten.

Natürlich lässt es sich nicht verhindern, dass ihr Mail bekommt – je nachdem sogar so viele, dass ihr sie kaum bewältigen könnt. Wichtig ist – wie bei Briefen oder sonstigen Dingen, die ihr erhaltet -, auch Mails nur einmal “in die Hand” zu nehmen. Geht also an den beiden Zeiten, wo ihr Mails abruft, nach folgendem Verfahren rasch durch den Posteingang:

  • Lesen: Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Ich sehe oft ungelesene Mails im Posteingang. Wenigstens kurz durchlesen sollte ihr eure Mails aber schon, damit ihr überhaupt entscheiden könnte, was ihr weiter tun müsst.
  • Antworten: Schreibt kurze Antworten auf eure Mails. Aber nur, falls wirklich nötig. Ich schreibe oft meine Antwort direkt in den Betreff mit dem Kürzel “(eom)” (“end of message”) am Ende. So braucht der Empfänger die Mail nicht einmal aufzumachen (falls er das Kürzel versteht).
  • Handeln: Auf eine Mail gibt es nur eine beschränkte Anzahl möglicher Handlungen:
    Entweder leitet ihr die Mail weiter, wenn sonst jemand besser für die Beantwortung oder Bearbeitung geeignet ist.
    Oder ihr tragt eine neue Aufgabe auf eure ToDo-Liste ein, falls sich eine Aufgabe aus dem Mail ergibt.
    Oder ihr tragt einen allfälligen Termin in eure Agenda ein.
    Mit diesen drei Handlungen habt ihr den allergrössten Teil eurer Mails abgedeckt. Mehr braucht es meistens nicht.
  • Ablegen: Legt eure Mails dann ab. Damit kann auch ein Ablegen in den Papierkorb gemeint sein: Seid grosszügig mit der Benutzung der Delete-Taste. Wenn ihr eine Mail aufheben wollt oder müsst, dann archiviert ihr sie am besten in einen Archiv-Ordner. Eine differenzierte Ordnerstruktur kostet nur viel Zeit zur Pflege. Heute gibt es schnelle und effiziente Mittel, Mails zu finden.
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