Einführung in GTD (Teil 3): Der erste Schritt: Erfassen

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. Es ist wichtig, den Prozess zu verstehen, bevor man in die Details geht. Hier nochmals der Prozess zusammen gefasst:

Erfassen
Durcharbeiten
Organisieren
Durchsicht/Pflege
Durchführung

Die weiteren Artikel der GTD-Serie widmen sich je einem dieser Schritte. Heute geht es um das Erfassen.

Der Grundsatz und gleichzeitig der wichtigste Grundstein des ganzen GTD lautet:

Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.

Wir haben bereits über lose Enden gesprochen: Ein loses Ende ist etwas, was Sie noch weiter bearbeiten möchten oder müssen, was aber noch keinen Anschluss hat. Also Unerledigtes, Idee, Einfälle, Dinge zum Einkaufen, Telefonnummern, die sie noch nicht gespeichert haben usw.

Diese losen Enden müssen Sie alle aus Ihrem Kopf verbannen. Sie kennen die Situation: Ihnen fällt plötzlich etwas ein, was Sie ja nicht vergessen dürfen. Wenn Sie das nicht sofort aus dem Kopf verbannen, indem Sie es aufschreiben, wird es immer wieder auftauchen und Sie jedes Mal mental unterbrechen. Oder Sie vergessen es irgendwann. Weder das eine noch das andere klingt sehr angenehm, deshalb: Erfassen Sie alle losen Enden.

Logische Konsequenz aus dieser Botschaft (“Erfassen Sie alle losen Enden”) ist, dass Sie immer etwas zum Schreiben bei sich haben müssen. Das “Was” ist egal, aber das “Dass” ist essentiell. Suchen Sie sich das Hilfsmittel, welches Ihnen am meisten behagt. Ich bevorzuge zum Notieren einen einfachen kleinen Notizblock und einen Stift. Vielleicht bevorzugen Sie aber einen PDA oder Ihr iPhone. Oder Sie benutzen ein Diktiergerät. Beachten Sie bei der Auswahl folgende fünf Punkte:

Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Sie gerne benutzen und Ihnen Spass macht.
Das Hilfsmittel muss sofort einsatzbereit sein, wenn Ihnen etwas einfällt. Ein Laptop ist das in der Regel nicht, wenn Sie ihn zuerst noch hochfahren müssen. Ein PDA oder ein Notizblock hingegen schon.
Notieren Sie grosszügig. Eine Idee pro Notizzettel. So vermischen Sie nicht verschiedene Dinge mit einander.
Benutzen Sie so wenige Arten von Hilfsmittel wie möglich, am besten nur eins. Sobald man den einen Einfall auf eine alte Quittung notiert, den nächsten im Handy und den übernächsten im Computer, verliert man schnell die Übersicht und damit mit der Zeit auch interessante Ideen und Einfälle. Von meinen Notizblöcken habe ich einen ganzen Vorrat gekauft und sie überall dort verteilt, wo ich sie am häufigsten brauche. Ich benutze ausschliesslich diese Notizblöcke.
Sorgen Sie dafür, dass Sie immer und in jeder Situation etwas festhalten können. Das bedeutet, dass Sie entweder Ihr Hilfsmittel immer auf sich tragen oder dass Sie beispielsweise wie ich an allen möglichen Orten Notizblöcke verteilen. Wichtig ist, dass Sie auch im Bett, auf dem Sofa, unterwegs, im Büro oder in der Küche sofort etwas festhalten können.

Wenn Sie sich nicht entscheiden können, ob Sie Ihre Notizen lieber digital oder auf Papier festhalten wollen, dann schauen Sie doch mal in meine Mini-Serie “Analog vs. Digital” rein. Dort finden Sie ein paar Anregungen.

Alle Dinge, die Sie so festhalten, kommen dann in einen Eingangskorb. Der Eingangskorb ist eigentlich nur ein Sammelbehälter. In der Regel haben Sie mehrere Eingangskörbe, im Optimalfall nur zwei: Einen elektronischen und einen für Papiere. Versuchen Sie, die Anzahl so klein wie möglich zu halten.

Der wichtigste digitale Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Programms. E-Mails im Posteingang sind nichts anderes als lose Enden: Sie müssen sie beantworten, weiterleiten oder es ergibt sich eine Aufgabe daraus. Spätestens wenn Sie eine Mail nicht mehr weiter bearbeiten müssen, entfernen Sie sie aus dem Posteingang. Das Ziel ist ein vollständig leerer Posteingang. Legen Sie sie ab oder löschen Sie sie. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie im nächsten Teil dieser Einführung. Wenn Sie aber bereits jetzt Hand anlegen wollen, dann bekommen Sie wertvolle Tipps im Artikel “Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang“.

Im analogen Eingangskorb für Papiere landen all Ihre losen Enden, die Sie sich notiert haben, aber auch Briefe, Memos, Dinge zum Lesen usw. Gleiches Prinzip: Was noch keinen Anschluss hat, landet im Eingangskorb, sobald es einen Anschluss gefunden hat, kommt es wieder heraus. Benutzen Sie als analogen Eingangskorb einfach eine Briefablage oder etwas ähnliches. Wenn Sie Ihre losen Enden digital erfassen, können Sie das Gerät auch in den Eingangskorb legen – sofern es hinein passt. So vergessen Sie nicht, die losen Enden regelmässig weiter zu bearbeiten.

Das ist der nächste entscheidende Schritt: Wie bekommen Sie Ihre Dinge wieder aus dem Eingangskorb heraus? Die Kurzantwort: Leeren Sie mindestens einmal täglich alle Ihre Eingangskörbe und arbeiten Sie den Inhalt der Reihe nach und einzeln durch. Der Eingangskorb ist nur eine Zwischenstation für die losen Enden. Er ist keine Ablage und keine ToDo-”Liste”.

Der nächste Teil beschäftigt sich mit dem Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe. Kurz gesagt geht es darum, heraus zu finden, um was es überhaupt geht und ob etwas zu tun ist. Falls ja, wird die Aufgabe direkt erledigt (wenn sie weniger als 2 Minuten dauert), delegiert oder kommt auf Ihre Aufgabenliste (in Form des nächsten Schrittes). Falls nicht, landet der Zettel oder das Dokument im Müll, wird abgelegt oder es wird vermerkt, dass Sie eine Entwicklung abwarten möchten.

Einführung in GTD: Übersicht

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