Einführung in GTD (Teil 4): Der zweite Schritt: Durcharbeiten

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im letzten Teil ging es um das Erfassen von losen Enden. Wichtigster Grundsatz: Leeren Sie Ihren Kopf und erfassen Sie alle losen Ende zu 100%. Wenn Sie das getan haben (analog oder digital), wandert die Notiz in Ihren Eingangskorb. Mindestens einmal pro Tag wird dann der Eingangskorb geleert. Um das Verfahren, wie man den Eingangskorb am besten leert, geht es in diesem Teil. Der Einfachheit halber gehe ich davon aus, dass Sie Ihre Notizen analog, also auf Papier, erfassen. Wenn Sie Ihre Notizen digital erfassen, ist das Verfahren natürlich entsprechend anwendbar.

Sie haben also Ihre losen Ende fleissig gesammelt und nun haben Sie einen mehr oder weniger vollen Eingangskorb. Dieser ist nun durch zu arbeiten. Dazu gibt es zwei Regeln:

• Nehmen Sie jeden Zettel und jedes Dokument nacheinander einzeln in die Hand. Der Einfachheit halber beginnen Sie einfach oben. Die untersten Zettel können ja höchstens einen Tag alt sein, wenn Sie Ihren Eingangskorb tatsächlich täglich leeren.
• Legen Sie nie einen Zettel zurück in den Eingangskorb, sondern treffen Sie sofort eine Entscheidung nach dem folgenden Schema.

Die erste Frage, die Sie sich zu dem Papier in Ihrer Hand stellen, lautet:

Worum geht es überhaupt?

Banal, nicht wahr? Aber Sie können sich kaum vorstellen, wie viele Leute sich diese Frage gar nicht stellen. Oftmals wird irgendetwas spontan gemacht, was vielleicht gar nicht nötig wäre. Fragen Sie sich deshalb lieber, um was es sich handelt. Ist es

• eine Idee?
• eine neue Aufgabe?
• etwas, was Sie nur Durchlesen müssen?
• eine Telefonnummer oder eine Adresse, die Sie in Ihre Kartei einarbeiten müssen?
• eine Rechnung, die Sie bezahlen müssen?
• oder etwas ganz anderes?

Überspringen Sie diese Frage nicht, denn nur so können Sie schnell eine passende Entscheidung treffen. Natürlich müssen Sie nicht gerade ein Brainstorming durchführen, aber seien Sie sich bewusst, um was es sich handelt.

Danach kommt die zweite Frage:

Ist etwas zu tun?

Auch hier wiederum: Oft verfällt man direkt in Aktivismus, obwohl man eigentlich gar nichts tun müsste. Nehmen Sie sich die Zeit für diese kurze Frage, es lohnt sich!

Antwort: Ja, es ist etwas zu tun.

Falls Sie damit wirklich etwas tun müssen, gibt es in GTD nur zwei Möglichkeiten: Entweder handelt es sich um ein neues Projekt oder es ergibt sich ein Handlungsschritt daraus.

Projekte

GTD versteht Projekte umfassender als üblich. Ein Projekt ist jede Aufgabe, die aus mindestes zwei Handlungsschritten besteht. Somit ist auch “Fahrradreifen flicken” ein Projekt. Sie müssen nämlich zuerst einen neuen Schlauch kaufen, dann den Reifen reparieren und schlussendlich eine Probefahrt machen. Oder denken Sie an die Aufgabe “Projektkonzept erstellen”. Das beinhaltet zuerst die Recherche, dann vielleicht der Austausch mit Kollegen, dann das Schreiben des ersten Entwurfes, anschliessend holen Sie sich Feedback von Ihren Kollegen usw. Das klingt ein wenig nach Überplanung, aber spätestens im nächsten Teil werden Sie den Sinn darin erkennen.

Wenn es sich also um ein Projekt handelt, dann tragen Sie dieses auf einer speziellen Projektliste ein und überlegen sich den nächsten Schritt.

Handlungsschritt

Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die Sie in einem Schritt erledigen können, dann überlegen Sie sich Folgendes:

• Was ist konkret der nächste Schritt?
• Delegieren: Können Sie es delegieren? Vielleicht ist jemand anders besser für die Erledigung geeignet. Delegieren Sie es also direkt: Rufen Sie jemanden kurz an oder schreiben Sie eine Mail.
• Erledigen: Dauert das Erledigen weniger als 2 Minuten? Falls ja, dann erledigen Sie es sofort. Es hat keinen Sinn, die Aufgabe zu verschieben oder auf die Aufgabenlisten aufzunehmen, das kostet mehr Zeit und Energie, als wenn Sie es direkt erledigen. Die 2 Minuten sind eine Hausnummer. Je nach Ihrer Arbeit und Gewohnheit können Sie sich auch die Limite von 5 oder 10 Minuten setzen. Mehr empfehle ich aber nicht.
• Verschieben: Wenn das Erledigen länger als 2 Minuten dauert, dann verschieben Sie es. Aufschoben ist aber nicht aufgehoben. Hier geht es darum, den nächsten konkreten Schritt auf Ihre Aufgabenlisten zu übertragen.

Antwort: Nein, es ist nichts zu tun.

Einfach wird es natürlich, wenn Sie die Eingangsfrage (“Ist etwas zu tun?”) mit Nein beantworten können. Dann gibt es nämlich nur drei Möglichkeiten:

• Werfen Sie es weg.
• Stellen Sie es zurück. Vielleicht möchten oder können Sie jetzt noch nichts damit tun, aber Sie wollen es aufheben für später oder müssen eine Entwicklung abwarten. Denken Sie an Ideen, die Sie gerne mal umsetzen würden (“ich würde gerne mal…”), aber eben nicht jetzt. Oder an Dinge, die Sie jetzt noch gar nicht tun können (z.B. Karten für ein Konzert bestellen, wenn der Vorverkauf noch gar nicht begonnen hat).
• Legen Sie es ab. Das sind Dinge, auf die Sie irgendwann Zugriff haben möchten oder die wichtig werden könnten, wie beispielsweise die Karte vom Pizza-Bestellservice oder der Jahresbericht einer Firma, den Sie zwar nicht lesen müssen, aber irgendwann mal vielleicht brauchen.

Mit diesen wenigen Möglichkeiten können Sie alles bearbeiten, was in Ihrem Eingangskorb landet. Der Übersicht halber finden Sie im Folgenden als Zusammenfassung eine kurze Übersicht über das Durcharbeiten des Eingangskorbes. Klicken Sie darauf, um es in voller Grösse zu betrachten.

Im nächsten Schritt geht es dann darum, wie die Aufgabenlisten organisiert und das Archiv aufgebaut ist.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung