Einführung in GTD (Teil 9): Abschluss und Beurteilung

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Zum Abschluss meiner Serie “Einführung in GTD” bleibt noch, sich zurück zu lehnen und zu überlegen, was GTD wirklich bringt. Ich arbeite mit wechselnder Intensität seit etwas zwei Jahren nach GTD in verschiedenen Rollen: Als Angestellter, als Angestellter mit selbstständiger Tätigkeit nebenbei und jetzt als Selbstständiger. So habe ich GTD in verschiedenen Umgebungen mit verschiedenen Anforderungen testen können. Hier mein Fazit:

Vorteile von GTD

1. Lückenlose Erfassung: Wenn ich sagen müsste, welche Idee von GTD mir am meisten gebracht hat, dann ist das zweifellos diese: Alles sofort aufzuschreiben, sobald man es im Kopf hat. Diese Gewohnheit hat mir schon dutzende Ideen gerettet: Vom Geburtstagsgeschenk, das mir irgendwann eingefallen ist, bis hin zur Idee für ein neues Produkt.
2. Von unten nach oben: GTD stellt keine Tages- oder Wochenpläne auf. Es stellt nicht mal die Frage nach den Zielen (ausser bei der Projektplanung) oder nach dem übergeordneten Ganzen. GTD geht lieber von der Basis aus, nämlich von der konkreten Aufgabe und dem nächsten Handlungsschritt. Das spielt den Leuten in die Hand, die lieber direkt loslegen, als lange zu planen. Da unser Alltag heute von Unterbrechungen geprägt ist, ist ein Plan sowieso meist nach Kurzem hinfällig.
3. Prioritäten verlieren an Wichtigkeit: Mit GTD wählen Sie Ihre aktuelle Aufgabe nach Kontext, Zeit, Energie und erst dann nach Priorität. Denn die Ebene der Aufgaben ist die falsche, um Prioritäten zu setzen. Prioritäten führen zu Ladenhütern auf der Aufgabenliste: Denn es gibt Aufgaben, die Sie nie erledigen werden, weil es immer andere Aufgaben gibt, die eine höhere Priorität haben. Deshalb ist ist es besser, Ziele – und nicht Aufgaben – zu priorisieren.
4. Trennen von Erfassen, Organisieren und Erledigen: Darauf basiert das ganze System. Diese Trennung hilft, die mentalen Unterbrechungen so kurz wie möglich zu halten. Seit GTD switche ich viel weniger und fokussiere mich besser auf die gerade aktuelle Aufgabe.
5. Unstrukturiert: GTD kommt sehr formalistisch daher und gewisse Dinge muss man halt dem Buchstaben getreu umsetzen, sonst funktioniert es nicht (etwa der Wochenrückblick oder das Leeren der Eingänge). Doch gerade bei der Auswahl der aktuellen Aufgabe ist GTD unstrukturiert, da sie im Moment und subjektiv gewählt wird.
6. Externes System: Ich muss mich nicht mehr auf meinen Kopf verlassen. Das System ist extern und damit gefeit vor Vergessen.
7. Zuverlässig: Ein gut gepflegte GTD-System ist absolut zuverlässig. Sie können keine Aufgaben mehr vergessen und haben immer den Überblick.
8. Umfassend: GTD ist ein umfassendes System: Mit GTD können Sie auch Ihre Projekte planen und die Ablage organisieren. Sie brauchen deshalb nur ein System, nämlich GTD.

Nachteile von GTD

1. Gesamtsicht fehlt: Zwar hat David Allen ein nettes Modell der Flughöhen (Nächste Schritte, Projekte, Verantwortlichkeiten, Ziele, Visionen und das Leben selbst), aber er geht darauf zu wenig ein und erklärt auch nicht wirklich, wie die verschiedenen Höhen verknüpft sind. Im Dezember 2008 ist nun aber der lang erwartete Nachfolger von “Wie ich die Dinge geregelt kriege” erschienen: “Making It All Work“. Meine Ausgabe ist irgendwo zwischen dem Amazon-Lager und blatternet.de-Hauptquartier, aber sobald ich es gelesen habe, werde ich hier sicherlich darüber berichten.
2. Gewohnheitsänderung: Mit GTD müssen Sie nicht nur wie bei anderen Systemen eine Gewohnheit ändern (z.B. jeden Abend für den nächsten Tag zu planen), sondern gleich eine ganze Reihe (Einfälle sofort notieren, Eingänge leeren, Wochenrückblick usw.). Das ist anspruchsvoll.
3. Zu wenig “Erledigen”, zu viel “Organisieren”: GTD hilft Ihnen, im Hintergrund Ihre Dinge zu regeln. GTD hilft Ihnen aber nicht oder kaum, die aktuelle Aufgabe effizient und zielgerichtet zu erledigen. David Allen schreibt nichts über Pareto, Parkinson oder Time-Boxing.
4. Lange Aufgabenliste: Eine GTD-Aufgabenliste kann sehr lang werden, denn Sie notieren sich ja die nächsten Handlungsschritte. Eine solch lange Liste wiederum kann demotivierend wirken.
5. Regelmässigkeit: GTD funktioniert einzig und allein, wenn Sie sich täglich an die Regeln halten. Das System ist nur dann zuverlässig und umfassend, wenn Sie es wirklich mit allen Dingen füttern, die Sie erledigen müssen. Nur wenn Sie Ihren Kopf vollständig leeren, sind Sie vor mentalen Unterbrechungen gefeit.
6. Eingänge können sich aufstauen: Leeren Sie eine Woche lang Ihre Eingänge nicht, sind Sie dann dafür wohl gleich mehrere Stunden damit beschäftigt. Das ist demotivierend und wird dann gerne noch weiter aufgeschoben. Doch genau dadurch verliert GTD seine Power.
7. Komplex: Um die einzelnen Schritte von GTD verstehen zu können, müssen Sie schon das ganze GTD verstanden haben. Das ist die Schwierigkeit. Bis man einmal im System drin ist, ist GTD eine eher komplexe Angelegenheit. Sobald Sie damit arbeiten, ändert es sich: Dann ist GTD plötzlich ganz einfach und logisch. In dieser Ausprägung kenne ich das von keinem anderen System.
8. Unstrukuriert: Das ist nicht nur ein Vorteil, sondern kann für viele Menschen ein gravierender Nachteil sein. Viele arbeiten lieber mit genauen Vorgaben und einer Struktur, die Ihnen sagt, was sie tun müssen.

Mein Fazit

Ich halte GTD für eines der mächtigsten Systeme, seine Zeit einzuteilen und Aufgaben zu managen. GTD ist hervorragend für die heutigen Anforderungen geeignet, da Sie mit GTD intelligent Lücken füllen können und nicht auf eine Planung angewiesen sind, die bald nach dem Festhalten schon überholt ist.

GTD eignet sich hervorragend für Menschen mit vielen und komplexen Aufgaben. Für viele andere Menschen ist GTD aber schlicht und einfach eine Überdosis. In meiner Tätigkeit als Berater und Trainer versuche ich deshalb zuerst einmal herauszufinden, was überhaupt die Anforderungen sind, die ein Kunde an ein System stellt. Häufig, aber längst nicht in allen Fällen biete ich dann GTD als Lösung an.

Das war der Abschluss-Artikel zu meiner Serie “Einführung in GTD”. Ich hoffe, Sie kennen GTD nun ein wenig und möchte es einmal ausprobieren. Was mich noch interessiert: Haben Sie Erfahrungen mit GTD? Falls ja: Welche?

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung