Einführung in GTD (Teil 8): Zusammenfassung: GTD in aller Kürze

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

So komplex GTD auch scheinen mag, kaum hat man damit begonnen, ist es eben doch einfach. Man muss lediglich das ganze System kennen, um die einzelnen Schritte zu verstehen. Darin liegt die Schwierigkeit. In den vergangen sieben Teilen haben Sie das System jedoch gut genug kennen gelernt, damit Sie anfangen können. Hier nochmals die Kurzfassung.

Was wollen wir erreichen?

Das ist das Programm von GTD: Wir wollen alles aus unserem Kopf verbannen, um die mentalen Unterbrechungen zu minimieren. Danach treffen wir eine bewusste Entscheidung, was damit geschehen soll und zwar dann, wann wir es wollen und nicht wenn es auftaucht. Uns unterstützt ein System, welchem wir absolut vertrauen können, da es aktuell und vollständig ist.

Die 5 Schritte

Erfassen

Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%. Das ist der Startpunkt. Achten Sie darauf, wirklich alles zu erfassen. Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Ihnen liegt und Ihnen Spass macht zu benutzen (Stift/Papier, PDA, Handy, Diktiergerät,…). Alles, was Sie so erfassen landet dann im Eingangskorb.

Durcharbeiten

Leeren Sie alle Eingangskörbe regelmässig. Nehmen Sie jeden Input nach einander in die Hand und fragen Sie sich:

1. Worum geht es überhaupt?
2. Ist damit etwas zu tun?

Wenn damit etwas zu tun ist, was weniger als 2 Minuten dauert, dann tun Sie es sofort. Können Sie es delegieren, dann geben Sie es sofort weiter. Ansonsten kommt es in Ihr System: Entweder als Projekt auf die Projektliste oder als Handlungsschritt auf eine Kontextliste.

Organisieren

Wenn bei einem Input Handlungsbedarf besteht, gibt es nur drei Möglichkeiten, um was es sich handelt:

• Termine: Diese – und nur diese – gehören in den Kalender.
• Aufgaben: Aufgaben werden auf den Kontextlisten verwaltet.
• Projekte: Für Projekte wird eine Projektliste geführt.

Besteht kein Handlungsbedarf gibt es ebenfalls drei Möglichkeiten:

• Müll: Werfen Sie den Input weg.
• Abwarten: Tragen Sie ihn in Ihre Wiedervorlage ein.
• Referenzmaterial: Leben Sie den Input ab. Je einfacher die Ablage, desto schneller finden Sie Ihre Dinge wieder.

Durchsicht und Pflege

Ihr System muss unbedingt gepflegt werden. Dazu dient der Wochenrückblick. Ohne Wochenrückblick machen Sie kein GTD. Hier sammeln Sie alle losen Enden, leeren den Eingangskorb, führen die Ablage nach, prüfen alle Liste und den Kalender.

Erledigen

Es ist Dienstag, 9.56 Uhr, und Sie überlegen sich, was Sie tun sollen. Dazu helfen Ihnen die vier Kriterien in dieser Reihenfolge:

1. Kontext
2. Verfügbare Zeit
3. Verfügbare Energie
4. Priorität

Anhand dieser Kriterien können Sie genau die Aufgabe auswählen, die optimal zum jetzigen Zeitpunkt passt.

Das ist die Zusammenfassung vom ganzen GTD. Ein solches System lässt sich wohl nie ganz verstehen, bis man beginnt, damit zu arbeiten. Legen Sie also am besten heute noch los und experimentieren Sie. Vielen Fragen, die Sie jetzt noch haben, sind vermutlich nur “theoretische” Fragen. In der Praxis werden sie sich gar nicht oder nicht so stellen.

Im nächsten Teil und gleichzeitig letzten Teil geht es um die Vor- und Nachteile von GTD.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung