Häufig läuft es aber doch so: Achtung – fertig …und jetzt tue ich noch schnell etwas anderes.

Uns begegnet einen Aufgabe, die wir lösen sollen und wollen. Wir bereiten uns vor und dann …zögern wir. Wir hören auf und tun etwas ganz anderes.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Diese Woche machen wir das anders. Diese Woche ist die Jetzt-oder-nie-Woche.

Kommen Sie mit mir mit und beginnen Sie jetzt damit, einen gehörigen Schritt vorwärts zu machen.

Sie wissen bestimmt, wovon ich hier schreibe:

• Ich muss noch schnell auf die E-Mail antworten – später dann.
• Ich will noch rasch dieses Dokument ablegen – wenn ich dann Zeit dafür habe.
• Ich habe noch ungeöffnete Post, die ich abarbeiten muss – irgendwann dann.

Jede dieser – und vieler andere – Handlungen dauert nicht lange. Je nachdem zwischen einer und fünf Minuten. Eigentlich also ideale Aufgaben, um sie sofort zu erledigen.

Das ist nicht nur ein Grundprinzip von Getting Things Done (GTD), sondern generell des produktiven Arbeitens und des Anti-Zeitmanagements.

Wir verschieben sie aber auf später. Und plötzlich sind im Posteingang hunderte E-Mails, der Schreibtisch ist übervoll und irgendwo liegen die ganzen ungeöffneten Briefe.

Nike ist da schlauer. Die sagen: Just Do It.

Ich würde sogar sagen wollen: Just Do Something.

Die Jetzt-oder-nie-Woche

Die Jetzt-oder-nie-Woche hilft Ihnen, aus der geschilderten Gewohnheit auszusteigen.

Es geht nur um eines:
Tun Sie etwas. Irgendetwas, aber tun Sie es jetzt.

Befolgen Sie diese Regel diese Woche jeden Tag. So üben Sie eine bessere, erfolgreichere Gewohnheit ein. Ein paar Beispiele:

• Erledigen Sie einen Ladenhüter auf Ihrer Aufgabenliste.
• Legen Sie Unterlagen sofort ab, sobald Sie sie nicht mehr brauchen.
• Räumen Sie Ihren Schreibtisch laufend auf.
• Öffnen Sie die Post sofort und arbeiten Sie sie sofort ab.
• Nehmen Sie jede E-Mail nur einmal “zur Hand” und arbeiten Sie sofort ab (z.B. nach dem LAHA-Prinzip).
• Gehen Sie diese Woche eine Ihrer Ideen an. Machen Sie mindestens ein Brainstorming dazu, falls Sie wenig Zeit haben.
• Melden Sie sich bei einer Person, bei der Sie sich schon melden wollten.
• Der letzte Punkt gilt auch im Privaten. Melden Sie sich wieder mal bei Tante Erna oder Onkel Kurt.
• Erledigen Sie etwas, dem Sie bislang ausweichen. Machen Sie den Akquise-Anruf, schreiben Sie den schwierigen Brief oder füllen Sie die Steuererklärung aus.
• Erledigen Sie etwas weit vor dem Termin.
• Packen Sie etwas an, wofür Sie brennen. Gehen Sie es jetzt an.
• Tun Sie etwa, was Ihnen gut tut, aber was Sie immer aufschoben. Beginnen Sie heute noch mit Sport, Meditation, gesunder Ernährung, mehr Schlaf – oder was auch immer auf Ihrer “Liste” steht.
• Machen Sie etwas Unerwartetes. Überraschen Sie Ihr Umfeld – auf positive Art und Weise.
• Machen Sie etwas, wofür Sie bislang keine Zeit hatten – nehmen Sie sich diese Zeit.

Hier ist das Geheimnis: Egal, was Sie tun – tun Sie es JETZT. Heute, morgen und die ganze Woche.

So üben Sie eine bessere Gewohnheit ein, die Ihnen noch lange nützen wird.

E-Mails – Segen und Fluch zugleich. Pro Tag verbringen wir mindestens 1.5 Stunden in unserem Posteingang, um durchschnittlich 30–40 E-Mails zu bearbeiten. Je nach Position und Tag auch deutlich mehr.

Nur: Mailen ist nicht arbeiten. Produkte erstellen, Dienstleistungen erbringen, Dinge erschaffen ist arbeiten.

Natürlich können wir schlecht ohne E-Mails arbeiten, doch sind und bleiben sie nicht die Arbeit an sich, sondern ein Kommunikationsmittel wie einige andere auch.

Bei E-Mails gilt das Gesetz der Gegenseitigkeit: Auf praktisch jede E-Mail erhalten Sie mindestens eine Antwort.

Beginnen Sie deshalb heute damit, weniger E-Mails zu schreiben – aus Selbstschutz und den Empfängern zuliebe.

Es gibt nämlich mindestens 5 Gründe, eine E-Mail nicht zu senden.

5 Gründe, eine E-Mail nicht zu senden

1. Negative Botschaft: E-Mails transportieren keine non-verbalen Botschaften und werden oft sehr rasch geschrieben. Das führt häufig zu Missverständnissen. Teilen Sie dann auch noch eine negative Botschaft mit, ist das Debakel praktisch vorprogrammiert. Ihre Botschaft wird mit ziemlicher Sicherheit falsch verstanden. Überbringen Sie deshalb negative Botschaften persönlich oder am Telefon. Sie können danach immer noch eine E-Mail als Zusammenfassung des Gesprächs schicken, um die Botschaft schriftlich festzuhalten.
2. Falsches Kommunikationsmittel: Sie kennen Konversationen über 10 E-Mails, nur um eine simple Frage zu beantworten. Vermeiden Sie unbedingt E-Mail-Konversationen, die auch noch über den ganzen Tag verteilt sind. Greifen Sie lieber zum Telefon und sprechen Sie kurz darüber.
3. Zu lang: E-Mails werden nicht gelesen. Höchstens überflogen. Formulieren Sie Ihre E-Mails also so kurz wie möglich. Das zwingt Sie zu mehr Klarheit und dazu, auf den Punkt zu kommen. Meine E-Mails sind deshalb meistens weniger als 5 Sätze lang.
4. Zu viele Empfänger: Schicken Sie keine Kopien aus “taktischen Gründen” an eine Reihe von Leuten. Das ist sehr ärgerlich. Wenn Sie jemandem eine Kopie schicken, dann schreiben Sie im Text, weshalb er diese Kopie erhält (z.B. “cc an Ivan Blatter zur Kenntnis; cc an Anna Blume zur Ablage; cc an Rainer Zufall zum Weiterleiten an Herrn Maillos”). Und ganz wichtig: Klicken Sie nie (niemals!) gedankenlos auf “Allen antworten”, besonders dann nicht, wenn Sie nur eine kurze Rückmeldung geben oder “Danke” sagen wollen.
5. Dringend: Obwohl häufig der Eindruck entsteht, sitzen nicht alle Menschen permanent am Computer und warten sehnsüchtig auf eine E-Mail. Sie machen sich beispielsweise bei vielen Leuten sehr beliebt, wenn Sie 2 Minuten vor der Sitzung noch ein Dokument schicken. Bringen Sie das Dokument lieber ausgedruckt mit (nebenbei: erwarten Sie dann aber nicht, dass die Leute an der Sitzung das Dokument lesen und Stellung nehmen können). Erledigen Sie dringende Dinge generell mit einem Anruf. Dann bekommen Sie nämlich auch die Auskunft, wenn die gesuchte Person krank, im Urlaub, besetzt, im Ausland, nicht erreichbar oder zu Hause ist.

Am 23. Mai von 19.00-20.00 Uhr führe ich ein Webinar (Online-Seminar) durch, in dem Sie lernen können, sich im Alltag besser zu fokussieren. Mehr Infos…

Die Folge: Am Abend bin ich erschöpft und ich habe den Eindruck, ich hätte nichts geschafft. Hetze ohne Ende und ohne Ergebnis.

Dann gibt es Tage, da gelingt es mir, mich auf die jeweils aktuelle Aufgabe zu fokussieren. Ich tue diejenigen Dinge, die mich meinen wichtigsten Zielen näher bringen. Ich bin entspannt, konzentriert – einfach im Flow.

Diese Tage schliesse ich mit grosser Zufriedenheit ab und ich erbringe die Leistung, zu der ich fähig bin.

Bestimmt kennen Sie auch solche und solche Tage. Idealerweise erleben wir die grosse Mehrheit der Tage im Flow. Lesen Sie hier einige Gedanken zu diesem Thema und lernen Sie in 5 Tipps, wie Sie Ihren Fokus erhöhen können.

Zufälligkeiten sind der Feind des Fokus.

Eine der Schlüsselqualifikationen für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Fähigkeit, sich fokussieren zu können.

Lassen wir uns von allem unterbrechen und kümmern uns sofort darum, werden wir gehetzt und getrieben. Keine Frage: Es gibt Dringlichkeiten, es gibt Notfälle, es gibt Unterbrechungen, auf die wir sofort reagieren müssen. Eine neue E-Mail gehört selten, eine neue Status-Meldung auf Facebook gehört nie dazu.

Die hohe Kunst besteht darin, nur diejenigen Unterbrechungen zuzulassen, die wirklich dringend sind.

Wir brauchen eine persönliche Firewall, die uns vor schädlichen Störungen schützt. Haben wir keine, lassen wir uns fremdbestimmen, was auf Dauer zu Stress und Unzufriedenheit führt – und uns weg bringt von unseren eigenen Visionen, Zielen und Commitments.

Kurzfristiger vs. langfristiger Fokus

Fokus ist Konzentration.

Auch wenn wir es nicht wahrhaben wollen: Niemand kann einen ganzen Tag fokussiert und konzentriert arbeiten. Um die Zeit wirklich produktiv zu nutzen, ohne dass wir abends komplett ausgepumpt sind, benötigen wir zwingend Pausen und Erholung. Kein Wunder sind sie gesetzlich vorgeschrieben.

Ideal sind regelmäßige Pausen (alle 60-90 Minu- ten), nach größeren Blöcken größere Pausen und zwischendrin auch mal ein kleiner Tagtraum. Am besten verlässt man den Schreibtisch in den Pausen.

Wie wir wissen, funktioniert die (Arbeits-)Welt anders. Wir können manchmal – und wollen auch nicht immer – nach diesem Ideal streben. Statt fixe Vorgaben bewähren sich flexible Pausen nach Gespür. Das funktioniert aber nur unter zwei Bedingungen:

• Wir machen tatsächlich Pause.
• Wir machen Pause, bevor wir sie brauchen. Sie tanken Ihr Auto ja auch nicht erst, wenn der Tank komplett leer ist.

Fokus ist nicht nur Konzentration.

Es geht auch darum, sich auf das wichtigste Ziel zu fokussieren. Schließlich tun wir das, was wir tun, aus einem bestimmten Grund. Fokussieren ist also mehr als Ablenkungen zu minimieren und den Schreibtisch aufzuräumen.

Entscheidend ist die Schlüsselfrage:

Bringt mich das, was ich im Moment tue, meinem wichtigsten Ziel näher?

Diese Frage muss immer präsent sein, etwa durch visuelle Erinnerungen an das Ziel oder indem wir diese Frage (wörtlich!) immer vor Augen haben.

Echte vs. falsche Dringlichkeiten

Fokussieren ist die Fähigkeit, zwischen echten und falschen Dringlichkeiten unterscheiden zu lernen.

Nicht alles, was dringend zu sein scheint, ist auch dringend – und nicht zwangsläufig wichtig.

Ein Beispiel: Ein Anruf ist immer dringend. Das Telefon klingelt, wir müssen reagieren, also ist unsere Reaktion dringend. Doch längst nicht jeder Anruf ist vom Inhalt her dringend oder wichtig. Beispielsweise ist ein Werbeanruf weder das eine noch das andere.

Genauso bei neuen Aufgaben: Kümmern wir uns immer sofort um neue Aufgaben, werden wir wiederum fremdbestimmt und beenden keine einzige. Muss die Aufgabe bis heute um 16 Uhr erledigt sein, muss ich nicht um 9 Uhr damit anfangen – nicht zu spät, mit einer Zeitreserve für Unvorhergesehenes schon, aber nicht zwangsläufig sofort.

Leider gibt es keine wasserdichte Definition von echten Dringlichkeiten. Sie unterscheiden sich nach:

• Branche (z.B. kennt die IT-Branche viele echte Dringlichkeiten)
• Gepflogenheit (z.B. marschiert man nicht wegen jeder Kleinigkeit ins Büro des Kollegen; kommt also jemand, ist es wahrscheinlich dringend)
• Einstellung (z.B. reagiere ich auf E-Mail innerhalb von einem Tag; ist etwas dringend, erreicht man mich per Telefon)
• bewusstem Entscheid (z.B. bin ich telefonisch erst ab 10 Uhr erreichbar; in dringenden Fällen bin ich per Handy erreichbar)

Offensichtliche vs. weniger offensichtliche Ablenkungen

Es gibt offensichtliche und weniger offensichtliche Ablenkungen. Beide lenken ab.

Die offensichtlichen Ablenkungen sind… offensichtlich: Mailbenachrichtigung, Twitter-Benachrichtigungen, SMS, Anrufe, spontane Besuche und vieles mehr.

Die weniger offensichtlichen Ablenkungen lenken genauso ab mit den selben Konsequenzen: Einfälle (=mentale Unterbrechungen), ein unaufgeräumter Schreibtisch (=ständig vor Augen, was man noch tun muss) und vieles mehr.

Die weniger offensichtlichen Ablenkungen sind gefährlicher: Wir merken unter Umständen gar nicht, dass sie uns ablenken. Die Wirkung ist in jedem Fall dieselbe: Egal ob offensichtlich oder nicht: Ablenkungen lenken immer ab. Das heißt: Wir werden unterbrochen mit allen Folgen.

Fünf Tipps, wie Sie sich besser fokussieren können

1. Minimieren Sie Ablenkungen (Mailbenachrichtigung, Handy etc.) wo möglich, nötig und sinnvoll.
2. Gönnen Sie sich täglich Zeiten (z.B. 30 Minuten oder 1 Stunde), zu denen Sie sich nicht stören lassen.
3. Führen Sie ein Zeittagebuch um herauszufinden, welches Ihre Zeitfresser sind und woher die meisten Unterbrechungen kommen.
4. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, damit Sie nicht dauernd von unerledigten Dingen abgelenkt werden.
5. Hängen Sie Ihr wichtigstes Ziel gut sichtbar auf, damit Sie es nicht aus den Augen verlieren.

Am 23. Mai von 19.00-20.00 Uhr führe ich ein Webinar (Online-Seminar) durch, in dem Sie lernen können, sich im Alltag besser zu fokussieren. Mehr Infos… 

So ein Ort kann natürlich auch digital sein. Beispielsweise die Organisation der Apps auf dem iPhone.

Ich nutze tatsächlich nur zwei “Seiten”: Auf der ersten Seite befinden sich diejenigen Apps, die ich am Häufigsten nutze. Auf der zweiten Seite dann meine Ordner mit allen weiteren Apps.

In der untersten Leiste sind die vier Apps, auf die ich immer Zugriff haben will, in meinem Fall sind das Safari, der Kalender, Byword (ein Texteditor) und Mail.

Was habe ich nicht schon alles versucht? Ich habe die Apps nach Nutzungshäufigkeit sortiert. Ich habe sie nach Thema jeweils auf einen Bildschirm gelegt. Ich habe sie einfach alphabetisch ohne weitere Ordnung sortiert.

Jetzt nutze ich einfach diese beiden Bildschirme und greife zusätzlich bei Bedarf auf die Suche zurück. Das kennen Sie ja: Blättern Sie beim Homebildschirm weiter nach links, haben Sie oben ein Suchfeld, wo Sie Ihr iPhone durchsuchen können.

Eine Auswahl meiner Apps

Lassen Sie mich einen kleinen Einblick in die mir wichtigsten Apps geben, die Sie im ersten Bild sehen:

• Habe ich schnell etwas zu notieren, geschieht das in Byword: Ideen, Gedanken, aber auch meine Ausgaben etc. Byword ist auch der Editor, in dem ich meine Blog-Artikel schreibe – allerdings auf dem iPad. Gut gelungen ist die Integration mit iCloud (Dropbox wäre auch möglich).
• Mit NewsRack lese ich meine Blogs. Blogs kann man ja abonnieren und das habe ich bei vielen Blogs gemacht. Vorteil: NewsRack synchronisiert sich mit Google Reader. In Wartezeiten lese ich häufig die neuesten Artikel von anderen Blogs. Auf meinem iPad nutze ich Mr. Reader, den ich noch besser finde, den es aber für das iPhone leider nicht gibt.
• Zite ist ein Magazin, bei dem man zu Beginn die Bereiche angibt, die einen interessieren (z.B. Business, Apple, Productivity etc.). Zite sucht dann im Internet und auf Blogs entsprechende Artikel, die man als “gut” oder “schlecht” bewerten kann. Anhand dieser Klassifizierung lernt Zite meine Vorlieben kennen und zeigt entsprechend mehr Artikel, die ich vermutlich mögen werde. Genial, leider ausschließlich für englische Artikel – was mich nicht stört, was aber für andere ein Killerkriterium sein kann.
• Buffer ist ein Webdienst, bei dem man Statusmeldungen für Facebook und Twitter “zwischenspeichern” kann. Buffer schickt diese Meldungen dann zu vorgegebenen Zeiten ab. So empfehle ich beispielsweise täglich einige lesenswerte Artikel auf Twitter oder Facebook. Diese Artikel finde ich bei meiner Morgen- oder Abendlektüre. Nur: Zu diesen Zeiten sind viele meiner Freunde gar nicht (mehr) aktiv. Da nützt es wenig, wenn ich 5 Empfehlungen ausspreche, die dann doch niemand sieht. Deshalb werden die automatisch über den Tag verteilt.
• Echofon ist mein Twitter-Client, den ich auf dem iPhone, dem iPad und dem Mac nutze. Das Beste dabei: Echofon synchronisiert sich automatisch mit den anderen Geräten. Lese ich einen Tweet auf dem iPhone, ist er nachher auf dem iPad automatisch als “gelesen” markiert.
• Im Moment nutze ich wieder Omnifocus als Aufgabenverwaltung. Ich habe lange nur mit den Erinnerungen des Kalenders gearbeitet, bin aber im Moment in einer Phase, wo ich eine komplexere Aufgabenliste verwalten können muss.

Auf der zweiten Seite arbeite ich mit einigen Ordner, die mehr oder weniger logisch benannt sind. Wie immer bei Ordnern vergisst man leider, wo man was abgelegt hat. Das ist auch bei meinen 85 Apps der Fall. Finde ich eine App nicht mehr, nutze ich die Suchfunktion.

Wie haben Sie die Apps auf Ihrem Smartphone organisiert?

Das sind häufig nur schlechte Gewohnheiten (wie z.B. morgens als Erstes die E-Mails abzurufen). Kennen Sie das auch?

Dagegen gibt es ein einfaches Mittel: Die tägliche Not-To-Do-Liste. Bereits vor ein paar Monaten schrieb ich über dieses Instrument. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie es für Ihre Tagesplanung einsetzen können.

Die Not-To-Do-Liste hilft Ihnen, eine Entscheidung zu treffen, was Sie NICHT mehr tun wollen, weil es

• Ihnen nicht gut tut;
• Sie ausbremst;
• Sie unnötig Energie kostet;
• Zeit frisst;
• Sie von Ihren Zielen wegführt;
• keinen Nutzen bringt.

Eine solche Liste können Sie auch für Ihre Tagesplanung nutzen.

Notieren Sie sich, was Sie HEUTE nicht tun wollen. Machen Sie das unbedingt schriftlich. Alles, was wir aufschreiben, wird besser verankert.

Damit treffen Sie eine Entscheidung, die Ihnen unbewusst hilft, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren.

Im Gegensatz zur generellen Not-To-Do-Liste, die ich im früheren Artikel beschrieb, geht es hier nicht um die allgemeinen Dinge, die Sie nicht mehr tun wollen, sondern um die ganz konkreten Dinge, die Sie HEUTE nicht mehr tun möchten. Morgen kann Ihre tägliche Not-To-Do-Liste ganz anders aussehen.

Hier ein paar Beispiele:

• Ständig E-Mails abrufen
• Warten auf den perfekten Plan
• Während Sitzungen arbeiten
• Unnötige Sitzungen besuchen
• Mich in Kleinigkeiten oder Details verlieren
• Aufgaben nicht abschliessen
• Plempern
• In der Kaffeepause geschäftliche Dinge besprechen (in der Pause macht man Pause)
• Dinge aufschieben
• Getroffene Entscheidungen ohne gute Gründe hinterfragen
• Dinge (E-Mails, Briefe, Dokumente usw.) mehrfach in die Hand nehmen
• Stapel bilden

Sie sind nun am Ende des Artikels angelangt. Wie wär’s, wenn Sie sich jetzt 3 Minuten Zeit nehmen und spontan notieren, was Sie heute bewusst NICHT tun möchten? Was steht auf Ihrer Not-To-Do-Liste für heute?

Foto von gjones

Die Realität: Mit jeder neuen Technologie heimsen wir uns neue, vorher unbekannte Probleme ein.

Und: Wenn wir nicht zuerst einiges an Zeit investieren, wird die neue Technologie schnell zum Bremsklotz. Einfach, weil wir den Umgang nicht im Griff haben.

Der Klassiker: E-Mails. Neben den unzähligen Vorteilen, sind wir doch auch ein Stück weit Geiseln von E-Mails.

Immer erreichbar, immer verfügbar, müssen wir immer und überall E-Mails lesen und beantworten. Oder meinen es zumindest.

Ohne bewussten, vernünftigen Umgang damit werden E-Mails schnell zum Bremsklotz unserer Produktivität und macht jegliches Zeitmanagement schwierig.

Ich kann einen Hammer nutzen, um einen Nagel in die Wand zu schlagen, damit ich mein schönes Bild aufhängen kann. Oder ich kann denselben Hammer nutzen, um die Scheibe beim Nachbarn einzuschlagen. Mein Umgang ist entscheidend.

Chancen vs. Dominanz

Tools und neue Technologien bringen neue Möglichkeiten und neuen Chancen mit sich. Sie erlauben uns neue Wege, wie, wann und wo wir arbeiten. Sie erlauben uns ein neues, besseres Zeitmanagement.

Ich kann meine E-Mails auch an der Konferenz im Ausland beantworten. So ist der Berg bei meiner Rückkehr nicht ganz so gross.

Tools und neue Technologien können aber auch unser Leben dominieren und bestimmen. Ich muss meine E-Mails beantworten, auch wenn ich grad im Urlaub bin. Zumindest denke ich, dass muss. Damit widersprechen E-Mails dem Prinzip “Tank auffüllen” aus dem Anti-Zeitmanagement.

Entscheidend sind also zwei Gedanken:

• Was muss ich wirklich tun? Muss ich meine Geschäftsmails am Wochenende lesen und beantworten? Oder meine ich das nur?
• Weshalb meine ich denn das? Weshalb beantworte ich die Geschäftsmails trotzdem? Welcher Glaubenssatz steht dahinter?

Die beiden wichtigsten Tools, die rasch zu einem Bremsklotz werden können, sind sicherlich E-Mails und Handys.

6 Tipps, wie Sie sich aus der Geiselnahme durch E-Mails und Handys befreien können

OK, dieser Zwischentitel ist etwas gewagt. So einfach und rasch geht es natürlich nicht. Sondern es braucht wie immer im Zeitmanagement einen neuen Umgang und neue Gewohnheiten.

Hier 6 Hinweise, wie Sie anfangen können:

1. Hilfsmittel als Hilfe: Tools sollen helfen. Und das tun Sie auch. Lassen Sie sich nicht unterbrechen, wenn Sie das nicht möchten. Lassen Sie Ihre Zeit nicht durch andere bestimmen, sondern nehmen Sie das Heft in die Hand.
2. Beantworten Sie nicht jeden Anruf: Das Telefon wirkt bei uns wie die Glocke bei den Pawlowschen Hunden: Wenn es klingelt, gehen wir sofort ran. Wählen Sie besser bewusst aus, wann Sie sich stören lassen wollen. Ausserhalb dieser Zeiten schalten Sie das Telefon aus oder leiten es um. (Natürlich kann man das nicht bei jedem Job, doch lehnen Sie diese Möglichkeit nicht zu schnell ab, sondern probieren Sie es aus.)
3. E-Mails abrufen: Schritt 1: E-Mail-Benachrichtigung ausschalten. Schritt 2: E-Mail nur noch einige Mal pro Tag abrufen und abarbeiten. Das kennen Sie schon, gehört dieser Hinweis doch zu den Basislektionen des Zeitmanagements. Setzen Sie ihn also um. Probieren Sie es während 10 Tagen aus.
4. Rückruf nur auf Nachricht: Mein Anrufbeantworter erklärt, dass ich gerne zurückrufe, wenn der Anrufer eine Nachricht hinterlässt. Genau das tue ich. Sonst nicht. Das Umgekehrte gilt natürlich auch: Hinterlassen Sie eine Nachricht, wenn Sie zurückgerufen werden wollen.
5. Wählen Sie Ihr Kommunikationsmittel bewusst aus: Nicht jedes Mittel eignet sich für jede Kommunikation. Häufig ist es besser, Sie rufen rasch an, anstatt eine E-Mail zu schreiben. Oder umgekehrt. Wählen Sie bewusst aus.
6. Freizeit ist freie Zeit: Beschäftigen Sie sich in Ihrer Freizeit nicht mit Ihren E-Mails. Beantworten Sie keine Anrufe. Freizeit ist gemäss Anti-Zeitmanagement dazu da, den Tank aufzufüllen, damit Sie die Leistung abrufen können, zu der Sie fähig sind.

Die Prinzipien hinter diesen Hinweisen lassen sich natürlich auch auf andere Tools und Technologien anwenden:

• Bewusste Entscheidung, wie Sie ein Tool einsetzen möchten.
• Bewusster Umgang mit Tools.
• Unterbrechungen nur dann, wann Sie es wollen.
• Arbeiten, wenn Sie arbeiten. Erholung in der Freizeit.

Sie kennen bestimmt die bequeme Art, mit Outlook Termine zu koordinieren. Haben Sie Einsicht in den Kalender des Kollegen, ist das ein Kinderspiel.

Auch externe Teilnehmer können Sie so einladen, was viele nicht wissen.

Nur: Wollen Sie eine Terminumfrage (also mehrere Termine zur Auswahl geben) durchführen, stößt Outlook schnell an seine Grenzen. Doch es gibt bequeme Alternativen.

Dieser simple Dienst ist hier in der Schweiz schon so bekannt, dass der Ausdruck “Mach doch einen Doodle” völlig verständlich ist – genauso wie wir genau wissen, was mit “googeln” gemeint ist. Ob daran liegt, dass die Doodle AG ihren Sitz in der Schweiz hat?

Doodle hat auf ihrem Blog eine kleine, interessante Übersicht veröffentlicht, die die verschiedenen Wege der Terminkoordination aufzeigt (nach einem Klick öffnet sich die Übersicht in groß):

Selbstverständlich schneidet hier Doodle am besten ab, was ich aber für gerechtfertigt halte.

So funktioniert Doodle

1. Sie geben unter doodle.com ein paar mögliche Termine ein.
2. Sie verschicken den Link dieser Umfrage an Ihre Teilnehmer.
3. Die Teilnehmer kreuzen an, wann Sie teilnehmen können und wann nicht.
4. Sie erhalten jeweils eine Benachrichtigung, wenn ein Teilnehmer seine Präferenzen eingetragen hat.
5. Sie schließen die Umfrage ab, wenn alle Teilnehmer die Umfrage ausgefüllt haben.

Am Ende haben Sie einen oder mehrere Termine, an denen Ihre Veranstaltung oder Sitzung stattfinden kann.

Natürlich bietet Doodle noch ein paar lustige Funktionen mehr an, doch im Wesentlichen ist es das. Sie können etwa auch die Antwort “Wenn es sein muss” zulassen oder die Umfrage in Ihrem Kalender anzeigen lassen. Doch schon nur die Grundfunktionen erleichtern Ihnen den Alltag.

So doodeln Sie richtig

• Geben Sie ruhig eine Auswahl an Terminen vor.
• Übertreiben Sie es aber nicht! 3-4 Termine genügen in der Regel. Seriöse Teilnehmer halten nämlich alle zugesagten Termine bis zur Bestätigung frei.
• Definieren Sie die Frist zur Ausfüllung nicht zu lange. Setzen Sie schon beim Versand der Umfrage eine klare Frist, z.B. bis Ende Woche oder maximal eine Woche. Niemand blockiert sich gerne lange Termine.
• Bestätigen Sie den Termin sofort nach Ablauf der Frist.
• Finden Sie keinen Termin, dann teilen Sie das den Teilnehmern sofort mit und starten Sie eine neue Umfrage.
• Geben Sie unbedingt auch den exakten Ort statt. Einige Teilnehmer müssen vielleicht noch die Anreise mit einplanen.

Wie immer gilt: Eine klare, rasche und direkte Kommunikation hilft und beseitigt viele Hürden.

Nutzen Sie Doodle? Oder eine andere Anwendung? Haben Sie weitere Tipps? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Foto von ASurroca

Wenn es um das produktive Arbeiten geht, spielt die Tageszeit eine grosse Rolle: Wann sind Sie produktiv?

Ich bin beispielsweise morgens in aller Frühe am Produktivsten. Andere dafür erst mitten in der Nacht.

Es gibt aber noch eine andere wichtige Frage: Wo sind Sie produktiv?

Wenn ich stecken bleibe, wechsle ich gerne den Ort. Da ich in Cafés nicht gut arbeiten kann, heisst das häufig: Ich nehme meinen Laptop und verschiebe mich vom Büro ins Wohnzimmer.

Eine solche kleine, banale Änderung reicht häufig schon, um neuen Schwung zu erhalten.

Ortsänderungen sind nicht für jeden:
1. Sie müssen das mögen.
2. Ihr Job muss das erlauben können.
3. Ihr Chef muss das mögen und erlauben. :-)

Hier ein paar Idee, wohin Sie sich bewegen können:

• Der Klassiker für viele Webworker: Ab ins Café. In den Anfangszeiten von blatternet sind viele meiner Artikel in der Mittagspause in einem Café mit WLAN entstanden.
• Als Angestellter können Sie ab und zu ein leeres Konferenzzimmer nutzen, um konzentriert an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten. Geben Sie unbedingt den Kollegen Bescheid, wo Sie sind.
• Stichwort Telearbeit: Telearbeit hat nicht nur Vorteile, da dann häufig die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit völlig verschwinden. Sind Sie aber der Typ dazu und ist Ihr Chef einverstanden, ist das eine gute Möglichkeit.
• Draussen: Ein befreundeter Unternehmer verlegt sein Büro häufig in den Wald. Telefonate werden auf sein Handy umgeleitet, mit Laptop/iPad ist er flexibel genug oder nimmt einfach etwas zu lesen mit.
• Im Zug: Ein anderer befreundeter Unternehmer, der von zu Hause aus arbeitet, steigt ab und zu in den Zug und fährt quer durch die Schweiz, um dem Kinderlärm zu Hause zu entfliehen. Mal schnell in Genf einen Kaffee trinken gehen? Kein Problem mit seinem Generalabonnement (entspricht einer BahnCard 100).
• Komfortzone verlassen: Ein anderer Ort kann die Kreativität neu entzünden. Das kann im Kleinen sein (setzen Sie sich zum Beispiel ans andere Ende oder auf die andere Seite Ihres Schreibtisch), im “Mittleren” (setzen Sie sich an den Sitzungstisch in Ihrem Büro) oder im Grossen (gehen Sie einen anderen Raum oder ein anderes Gebäude). Einfach weg vom “Normalen”.
• Gehen Sie in eine Bibliothek gehen. Dort herrscht schon eine gewisse Lern- und Arbeitsstimmung, die mir als Student sehr gefiel, auch wenn die Gefahr gross war, mit den Kommilitonen den Umsatz der Caféteria zu steigern.
• Gehen Sie mit sich selbst in Klausur: Dieser Tipp ist eher für Selbstständige/Unternehmer. Regelmässig ziehe ich mich komplett zurück und beschäftige mich mit den grossen Linien meines Business und meines Lebens. Ich nehme ein paar Fragen mit und gehe an einen abgeschiedenen Ort, manchmal auch für 2–3 Tage.

Wo sind Sie am Produktivsten?

Denken Sie eine Moment zurück in die Vergangenheit. Wo waren Sie jeweils am Produktivsten? Welches waren die Orte und wie war die Umgebung?

Können Sie etwas aus dieser Retrospektive auf das Heute übertragen?

Wenn die Technologie kaum mehr Grenzen setzt, müssen wir uns die Grenzen selbst setzen. Sonst sind wir nicht mehr frei und lassen uns durch Zufälligkeiten steuern.

Hier geht es also um mehr als nur um Mobiltelefone. Es geht um SMS, Skype, Facebook, Twitter, Chats und Unterbrechungen aller Art. Und es geht besonders um Entscheidungen: Wann will ich auf welchen Kanälen erreichbar sein.

Ein schönes Beispiel aus dem Alltag

Ein hoch-erfolgreicher Mann, der an der Spitze einer grossen Organisation mit weit über 2’000 Mitarbeitenden steht, antwortet prinzipiell auf keine Anrufe auf sein Mobiltelefon, wenn er im Büro sitzt. Schließlich hat er ja eine Infrastruktur aufgebaut und gezielt Leute angestellt, die genau Auskunft geben können, wann er wo erreichbar ist. Es gibt keinen Grund, weshalb jemand direkt auf sein Mobiltelefon anrufen muss.

Die Führungskraft auf diesem simplen Beispiel hat sich bewusst entschieden, wann er auf welchen Kanälen erreichbar sein will.

Natürlich lässt er sich auch nicht jederzeit von E-Mails unterbrechen, sondern ruft sie genau dann ab, wenn er es will. Das kann auch unterwegs sein, doch er bestimmt bewusst den Zeitpunkt. Sein Assistent hat Zugriff auf seine E-Mails und ist angewiesen, ihn sofort zu benachrichtigen, falls nötig.

Klar: Als Chef hat man hier mehr Möglichkeiten, als wenn man alleine arbeitet oder angestellt ist. Doch gerade als Chef muss man auch bewusst Grenzen setzen können und sich bewusst entscheiden.

Die Testfrage

Es ist eine Notwendigkeit, sich selbst zu schützen. Auch gegenüber Kunden oder dem Chef – mit Augenmass.

Die Testfrage lautet:

Würden Sie Ihren Kunden oder Ihrem Chef erlauben, zu einer beliebigen Tages- und Nachtzeit bei Ihnen zu Hause zu klingeln?

Vermutlich nicht. Doch wo ist denn der Unterschied, wenn jemand um 21 Uhr anruft oder um 23.17 Uhr eine E-Mail schreibt und am nächsten Tag um 8 Uhr ganz erstaunt fragt: “Was, Sie haben meine E-Mail noch nicht gelesen?”

Eine Übung

Im Trainingsbuch zum Anti-Zeitmanagement schlage ich eine Übung vor, bei der es darum geht, genau zu definieren, auf welchen Kanälen Sie wann erreichbar sein wollen. Danach muss dieser Entscheid glasklar kommuniziert werden.

Hier die entscheidenden Fragen und ein paar Beispiele aus meinem Alltag:

1. Wann bedienen Sie welche Kanäle? Ich bin als Trainer telefonisch schlecht erreichbar, was Ihnen auch mein Anrufbeantworter so erzählt. Er sagt aber auch, dass ich Sie gerne so bald wie möglich zurückrufe, wenn Sie die Nummer hinterlassen. E-Mails lese und bearbeite ich laufend, aber nicht sofort. Hier können Sie mit einer Antwort innerhalb von 24 Stunden rechnen. Usw.
2. Wann sind die Ausnahmen? Anrufe auf meine Mobilnummer von gewissen Personen nehme ich jederzeit an, weil ich genau weiss, dass sie diese Möglichkeit nur dann nutzen, wenn es wirklich dringend ist. E-Mail im Urlaub beantworte ich gar nicht oder nur alle 1-2 Tage (je nach Urlaub). Im ersten Fall erklärt meine Abwesenheitsnachricht, wie man mich trotzdem per E-Mail erreichen kann. Wie das funktioniert habe ich in der Geschichte von der Abwesenheitsnachricht erzählt.
3. Wer kann Sie wie im wirklich dringenden Fall erreichen? Notfälle oder echte Dringlichkeiten können auftreten. Hier muss klar definiert sein, wer Sie wie erreichen kann. So bin ich während eine Webinars auch per E-Mail bei technischen Schwierigkeiten erreichbar – was ich den anwesenden Teilnehmern aber auch so mitteile, damit Sie wissen, dass ich allenfalls auf eine Mail reagieren muss.
4. Welche Formen sind inakzeptabel? Seien Sie sich darüber schon vorher im Klaren und weisen Sie solche Kommunikationsversuche konsequent ab.

All diese Dinge sind nicht immer einfach. Muss man häufig “Nein” sagen, was viele nicht können oder was gegenüber Kunden oder dem Chef nicht “einfach so” geht.

Doch es lohnt sich, sich und anderen auch hier eine Grenzen zu setzen – schlicht und einfach um sich selbst zu schützen.

Besonders bei Smartphones verlassen wir uns sehr auf das Gerät. Das ist nicht a priori schlimm oder schlecht, hat aber ein paar Konsequenzen, die man berücksichtigen sollte.

Was ist in Ihrem Geldbeutel?

Ich bin nicht neugierig, sondern will Sie nur auf etwas aufmerksam machen. Wissen Sie genau, was und besonders welche Karten sich in Ihrem Geldbeutel befinden? Wissen Sie auch, was Sie tun müssen, wenn Sie den Geldbeutel verlieren?

Meine Hausratsversicherung bietet einen Dienst an, bei dem ich einfach alle Kartennummern angeben kann. Im Verlustfall muss ich nur die Versicherung anrufen, um den Rest kümmern die sich. Sehr praktisch!

Falls Sie keinen solchen Dienst nutzen können, habe ich hier einen Tipp:

Legen Sie all Ihre Karten auf den Tisch (wörtlich gemeint!) und machen Sie ein Foto davon. Dann drehen Sie alle Karten um und machen noch ein Foto.

So haben Sie schnell und einfach ein Inventar aller Karten in Ihrem Geldbeutel inklusive aller Kartennummern.

Was ist auf Ihrem Handy?

Selbes Spiel hier:

1. Was ist alles auf Ihrem Handy? Hier sind es natürlich eher Informationen und weniger “Dinge”.
2. Was ist ausschließlich auf Ihrem Handy?
3. Ist alles gesichert?
4. Sind Sie sicher, Frage 3 richtig beantwortet zu haben?

Minimieren Sie das Risiko

Das Handy zu verlieren ist ärgerlich und meistens auch teuer. Doch der richtige Ärger beginnt dann, wenn Sie Informationen verloren haben.

1. Synchronisieren Sie Ihr Handy mit dem Computer oder einem Online-Dienst (falls möglich), damit mindestens die Kontakte und Termine gesichert sind. Beim iPhone: Nutzen Sie das kostenlose iCloud.
2. Übertragen Sie alle Fotos regelmässig auf den Computer. Wäre doch schade um die Schnappschüsse von der Geburtstagsfeier und sonstigen Erinnerungsbilder.
3. Speichern Sie keine persönlichen Dinge ungesichert auf dem Handy. Besonders keine peinlichen Bilder. Stellen Sie sich vor, die geraten in die falschen Hände und jemand treibt Unfug damit.
4. Speichen Sie keine vertraulichen Informationen ungesichert auf dem Handy. Keine Passworte, keine Kreditkartennummern usw.

Jetzt sind Sie dran

1. Machen Sie heute noch ein Inventar von Ihres Geldbeutels.
2. Sichern Sie alle Daten von Ihrem Handy.