Mit Dropvox kann ich schlicht und einfach Sprachaufnahmen auf dem iPhone speichern, die dann in der Dropbox gespeichert werden. Fertig. Mehr kann und will Dropvox nicht.

Wie setze ich Dropvox ein?

Die Oberfläche von Dropvox

Da ich mindestens einmal pro Tag meinen E-Mail-Posteingang komplett abarbeite, wäre es perfekt, wenn die Audioaufnahme in meinem Posteingang landet.

Dropvox speichert die Aufnahmen in der Dropbox. Damit habe ich sie schon automatisch auf meinem Computer. Doch jetzt geht es erst los.

Denn von der Dropbox kann ich sie dank eines anderen, genialen Dienstes automatisch weiterverarbeiten: Mit Hilfe von IFTTT. Über IFTTT schrieb ich bereits.

Mit IFTTT kann ich mir nun meine Aufnahme aus der Dropbox automatisch als E-Mail schicken lassen. Genial!

Zusätzliches Feature von Dropvox: Ich habe es so eingestellt, dass die Aufnahme direkt beginnt, nachdem ich die App gestartet habe. So kann ich blitzschnell und unkompliziert auch unterwegs meine Gedanken festhalten.

Hier also mein Workflow, wenn ich eine Idee habe:

1. Dropvox starten.
2. Direkt den Gedanken aufnehmen.
3. Dropvox speichert die Aufnahme in der Dropbox.
4. IFTTT nimmt die Datei und schickt sie mir per E-Mail.
5. Mindestens einmal täglich arbeite ich den Posteingang ab und verarbeite auch den Gedanken aus der Aufnahme weiter.

Das ist nur ein Beispiel, was man mit IFTTT machen kann. Ich könnte die Datei auch zu Evernote schicken oder sonst eine Aktion darauf anwenden.

Nebenbei: Bei mir ist hier noch nicht Schluss. Audiodateien, die älter als 7 Tage sind, werden mit Hazel automatisch aus der Dropbox gelöscht. Auch über Hazel schrieb ich bereits im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro.

Steckbrief:

• Name: Dropvox
• Plattform: iPhone
• Webseite: www.irradiatedsoftware.com/dropvox
• Kosten: 1,79€

Jede Woche stelle ich ein Tool vor, das ich erfolgreich nutze oder genutzt habe. Für jedes Tool gibt es dutzende Alternativen. Ich habe mich für eine entschieden und stelle sie hier vor. Zur Übersicht aller Tools der Woche…

Die ersten Stunden des Tages sind entscheidend.

• Hier bestimmen Sie, wie Ihr Tag verlaufen wird.
• Hier öffnen Sie unter Umständen bereits sämtliche Tore für die Aufschieberitis.

Mit diesem Artikel will ich Sie motivieren, Ihr Augenmerk auf die ersten Stunden des Tages zu legen. Es lohnt sich!

© pixmac.com/photoguru

Die ersten Stunden des Tages sind entscheidend.
(diesen Satz twittern)

Zugegeben: Ich bin ein Morgenmensch und bin sofort nach dem Aufstehen auf Betriebstemparatur. Für Morgenmenschen ist es viel einfacher, den Tag gut zu starten und ein stärkendes Morgenritual zu installieren.

Doch auch Sie können sich entscheiden, wie Sie Ihren Tag beginnen wollen.

Hier sind drei Varianten. Sie können…

• …auf den letzten Drücker und gehetzt aus dem Bett springen;
• …früh aufstehen, Zeit vertrödeln, im Internet surfen, Zeitung lesen und Infos konsumieren;
• …sich stärken, optimal für den Tag aufstellen oder etwas (er)schaffen.

Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Die Wirkung, die Sie erzielen, allerdings dann auch.

Sie können entscheiden, wie Sie Ihren Tag beginnen wollen.
(diesen Satz twittern)

Morgenritual: Drei Beispiele

Ich bin ein Verfechter eines guten, stärkenden Morgenrituals.

Hier drei Beispiele:

Ein kurzes Morgenritual (20-30 Minuten):

• Den Tag planen
• Tagebuch schreiben
• Ruhe geniessen

Ein mittellanges Morgenritual (30-45 Minuten):

• Den Tag planen
• Meditieren
• Dehnübungen
• Richtig frühstücken

Ein längeres Morgenritual:

• Den Tag planen
• Tagebuch schreiben
• Meditieren
• Sport treiben (z.B. 30 Minuten joggen oder eine Stunde Fitness)

Das sind nur Beispiele, damit Sie merken, in welche Richtung das geht.

Bei den Beispielen sind drei Dinge entscheidend:

1. Es geht darum, auf den Tag zu blicken und ihn grob zu planen.
2. Es werden Bereiche des eigenen Lebens berücksichtigt, die häufig eher etwas zu kurz kommen.
3. Man füllt nicht einfach Informationen (aus der Zeitung oder dem Internet) in den Kopf, sondern tut etwas – oder eben grad nichts.

“Ich habe keine Zeit für sowas…”

Glaube ich nicht. Wenn schon, müssten Sie sagen:

“Ich will mir keine Zeit für ein Morgenritual nehmen.”

So wie der Tag beginnt, wird er auch verlaufen.

Am frühen Morgen haben Sie die Gelegenheit, Ihrem Tag eine Prägung aufzudrücken. Das tun Sie so oder so. Sie müssen sich nur entscheiden, ob Sie das bewusst tun wollen oder nicht.

So wie der Tag beginnt, wird er auch verlaufen.
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Kaffee schmeckt und gibt einen Energieschub. Oder?

So einfach ist es nicht. Wie immer im Anti-Zeitmanagement geht es um einen bewussten Umgang damit, um den positiven Effekt von Kaffee wirklich zu erhalten.

Schauen Sie hier, was ich damit meine.

Sehen Sie hier kein Video? Dann wechseln Sie jetzt zum Artikel “Verhilft Kaffee wirklich zu mehr Energie? Richtig eingesetzt schon” auf blatternet.de.

Hier die Kernaussagen aus dem Video:

© iStockphoto.com/sdominick

• In der Nacht schlafen wir in Schlafphasen. Doch auch am Tag sind wir einem natürlichen Rhythmus unterworfen.
• Besonders die Tiefs während der Tagesphasen sind enorm wichtig. Dann erholen sich unser Körper und unser Kopf.
• Trinken wir einen Kaffee, wenn die Energie sinkt oder im Energietief, klauen wir unserem Körper und unserem Kopf die Erholung, die nötig ist.
• Trinken wir hingegen einen Kaffee, wenn die Energie schon wieder steigt, dann kommen wir schneller auf das nächste Hoch.

Was für Sie funktioniert, funktioniert für mich eventuell nicht. Und umgekehrt. Es gibt keine „richtige“ oder „falsche“ To-do-Liste. Es gibt nur Empfehlungen.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen meine Empfehlungen. Wenn Sie einer Methode oder einem System folgen möchten, dann finden Sie hier drei Alternativen.

Wenige Aufgaben: To-do-Liste als Gedächtnisstütze

© Depositphotos.com/Lane Erickson

Haben Sie wenige Aufgaben zu erledigen bzw. können Sie Ihren Tag weitgehend selbst gestalten, dann nutzen Sie die To-do-Liste nur noch als Gedächtnisstütze für die Aufgaben, die Sie sonst vergessen.

Sie lassen sich ständig von der Frage leiten:

Bringt mich das, was ich genau jetzt tue, meinem wichtigsten Ziel näher?

Zugegebenermaßen ein Spezialfall, aber funktioniert.

Visuell veranlagt oder mittelmäßig viele Aufgaben: “Master Your Workday Now” oder “Do It Tomorrow”

Sind Sie eher visuell veranlagt und/oder haben ständig mittelmäßig viele Aufgaben (25-50) zu erledigen, dann nutzen Sie „Master Your Workday Now“ oder „Do It Tomorrow“.

Beide Systeme arbeiten mit einem engen Planungszeitraum und überschaubaren To-do-Listen.

Kurze Einführung:

Master Your Workday Now

„Master Your Workday Now“ ist eine Entwicklung des Amerikaners Michael Linenberger. Alle Aufgaben gehören ausnahmslos auf eine der Listen. Besonders diejenigen Aufgaben, die Sie per E-Mail erreichen.

„Master Your Workday Now“ geht davon aus, dass unser Zeithorizont sowieso nur etwa 10 Tage in die Zukunft reicht. Das ist unser „Workday Now“-Horizont.

Der wird unterteilt in „Critical Now“ (Aufgaben, die dringend sind und unbedingt heute erledigt werden müssen) und „Opportunity Now“ (Aufgaben, die in den nächsten 1-2 Wochen erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt heute). Alles weitere fällt in die Kategorie „Over the Horizon“.

Auf der Liste „Opportunity Now“ dürfen höchstens 20 Aufgaben stehen. Alle anderen müssen auf die Liste „Over the Horizon“.

Wenn Sie die „Critical Now“-Aufgaben abgearbeitet haben, gehen Sie die Aufgaben auf der „Opportunity Now“-Liste an. Mit diesen beiden Listen arbeiten Sie täglich.

Das gleichnamige Buch über „Master Your Workday Now“ finden Sie hier auf Amazon: Master Your Workday Now!: Proven Strategies to Control Chaos, Create Outcomes & Connect Your Work to Who You Really Are

Do It Tomorrow

„Do It Tomorrow“ stammt vom britischen Produktivitätstrainer Mark Forster, der mehrere innovative und neuartige Zeitmanagement-Methoden entwickelte.

In einem Satz: Alle Aufgaben, die Sie heute erhalten, schreiben Sie auf und erledigen sie morgen. So haben Sie jeden Tag eine abgeschlossene Liste, die Sie nur abarbeiten müssen.

Natürlich sieht das System noch einige Feinheiten vor, etwa wenn Sie damit nicht fertig werden oder wenn etwas wirklich Dringendes dazwischen kommt, aber das Prinzip ist so einfach wie genial.

Das Buch, in dem Mark Forster diese Methode entfaltet finden Sie hier auf Amazon: Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management

Sehr strukturiert oder sehr viele Aufgaben: Getting Things Done (GTD) light

Sind Sie sehr strukturiert und/oder haben ständig sehr viele Aufgaben (>50-100) zu bewältigen, dann ist „Getting Things Done“ (GTD) light für Sie.

„Getting Things Done“ (GTD) ist ein Selbstmanagement-System des amerikanischen Management-Beraters David Allen. Besonders in Blogs hat dieses System Furore gemacht. So sind auch unzählige Seiten und Artikel über GTD im Internet zu finden.

„Light“ heißt: Lernen Sie aus dem Internet die wichtigsten Grundsätze von GTD und setzen Sie sie um. Kümmern Sie sich nicht um die Details. Falls Sie die später wissen müssen, können Sie GTD immer noch weiter erlernen. Hier auf blatternet.de gibt es auch eine “Einführung in GTD“.

Bedenken Sie: Mit GTD haben Sie zwangsläufig seitenlange To-do-Liste und einen hohen Pflegeaufwand all dieser Listen. Dazu muss man geboren sein, sonst werden Sie schnell aufgeben.

Falls Sie trotzdem das Buch von David Allen lesen möchten – was ich Ihnen nicht empfehle (siehe oben) -, dann finden Sie es hier auf Amazon: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag

“Aber das geht doch so nicht/ist zu einfach/ist bei mir anders…”

Zu einfach? Nein. Probieren Sie es aus, dann werden Sie schnell sehen, was klappt und was Sie verbessern müssen.

Schließlich wollen Sie ja arbeiten und nicht Aufgaben verwalten. Deshalb müssen einfache, vielleicht auch vereinfachende Lösungen her. Wenn’s klappt: Weshalb dann weiter suchen?

In einem schicken Dashboard können Sie dann sehen, wie produktiv Sie gearbeitet haben und welches Ihre Zeitdiebe waren.

© iStockphoto.com/AleksandrL

RescueTime läuft völlig automatisch. Man muss gar nichts tun.

RescueTime erkennt sogar, welche Programme oder welche Webseiten der produktiven Arbeit dienen und welche wohl eher Zeitdiebe sind.

Die Zeit, die Sie in Microsoft Word verbringen, gilt beispielsweise als sehr produktiv, die Zeit auf YouTube als sehr unproduktiv.

Es gibt insgesamt fünf Stufen:

• Sehr unproduktiv
• unproduktiv
• neutral
• produktiv
• sehr produktiv

Natürlich kann man diese Kategorisierung anpassen. Sind Sie beispielsweise im Video-Marketing tätig, ist die Zeit auf YouTube nicht unbedingt sehr unproduktiv.

Ende Woche schaue ich jeweils nach, wie hoch meine Produktivität war, welches meine Zeitdiebe waren, wann ich unproduktiv war und was die Gründe für all das waren.

Einblick in mein Dashboard bei RescueTime

Steckbrief:

• Name: RescueTime
• Plattform: Windows, Mac, Linux, Android
• Webseite: www.rescuetime.com
• Kosten: Die Lite-Version ist kostenlos und bietet nur die Grundfunktionen. Die Pro-Version kostet $9/Monat und bietet detaillierte Analysen.

Jede Woche stelle ich ein Tool vor, das ich erfolgreich nutze oder genutzt habe. Für jedes Tool gibt es dutzende Alternativen. Ich habe mich für eine entschieden und stelle sie hier vor. Zur Übersicht aller Tools der Woche…

Diese Woche hatte ich die Gelegenheit, mit Thomas Kiefer ein interessantes Gespräch zu führen. Sein Credo lautet:

Jeder kann großartige Leistungen und Ergebnisse erreichen.

Thomas Kiefer ist Unternehmensberater mit einem Ziel: Seinen Kunden zu helfen, ihr volles Potenzial zu entfalten und ihren Erfolg weiter auszubauen.

Hören und sehen Sie, was Hochsprung mit Zwiebeln und Geleisen gemeinsam hat.

Ich habe aus dem Gespräch mit Thomas Kiefer drei Schritte mitgenommen:

© Depositphotos.com/Denys Prokofyev

1. Klare Analyse: Es geht zunächst darum, sich selbst zu reflektieren. Also sich bewusst zu machen, was ist, was ich denke und was mich beschäftigt.
2. Pragmatischer Plan: Aus der Analyse kann ich dann einen pragmatischen Plan ableiten, der mich zu meinem Ziel – nämlich zum gewünschten Zustand – führt.
3. Konsequente Umsetzung: Im letzten Schritt setze ich diesen Plan dann um – konsequent und andauernd.

Dieser Dreischritt erinnert mich sehr an die BAR-Strategie, die ich im Zusammenhang mit der Aufschieberitis kennen gelernt haben.

Wenn Sie mehr über Thomas Kiefer und seine Arbeit erfahren möchten, dann wechseln Sie zu seiner Webseite und/oder zu seinem Blog.

Diese lässt sich dann ummünzen in erfolgreiche Gewohnheiten und Routinen. Sind diese so stark ausgeprägt, dass wir sie schon richtig tun müssen, haben wir die nicht-verhandelbaren Handlungen.

Genau darum geht es in dieser Podcast-Folge.

Mit nicht-verhandelbare Handlungen zu mehr Erfolg

Ein paar Gedanken aus der Podcast-Folge zum Nachlesen

© iStockphoto.com/KarenMower

Zu Beginn zitiere ich folgenden Satz aus dem Anti-Zeitmanagement:

Aus einem Wunsch wird ein Ziel. Aus dem Ziel eine Gewohnheit. Aus der Gewohnheit eine nicht-verhandelbare, regelmäßige Handlung. Aus dieser Handlung wird eine positive Sucht.

Haben wir unsere nicht-verhandelbaren Handlungen gefunden, geht es darum, sich auch tatsächlich auszuführen. Diese drei Tipps helfen dabei:

1. Suchen Sie sich einen Unterstützer. Das motiviert und der innere Schweinehund braucht wirklich gute Argumente, die Handlung nicht auszuführen.
2. Nutzen Sie die Kraft von Routinen. Routinen sparen Energie. Bauen Sie die nicht-verhandelbaren Handlungen in Ihre Routinen mit ein.
3. Bekämpfen Sie Ihre Drachen am frühen Morgen, bevor Sie Ihnen das Frühstück wegfressen. Erledigen Sie alles, was Ihnen schwer fällt, so früh wie möglich.

Bevor Sie zu Ihrem Tageswerk zurückgehen, stellen Sie sich jetzt unbedingt folgende Fragen und beantworten Sie sie am besten schriftlich:

1. Welches sind Ihre nicht-verhandelbaren Handlungen? Welche sollen es sein oder werden?
2. Wie können Sie Ihren Alltag gestalten, dass Sie diese Handlungen wirklich und konsequent umsetzen?

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Deshalb ist “Entscheiden” auch eines der sieben Prinzipien des Anti-Zeitmanagement.

Hier ein paar Gedanken dazu und eine kleine Übung, die Ihnen hilft, fällige Entscheidungen endlich zu treffen.

Am Anfang war die Entscheidung

Foto von mKrukowski | photodune.net

Ganz zu Beginn des produktiven Arbeitens überhaupt stehen Entscheidungen:

• Was will ich überhaupt tun?
• Was ist mir wichtig?
• Welche Werte sind mir wichtig?
• Welche Rollen will ich wahrnehmen, welche muss ich wahrnehmen?

Ob bewusst oder unbewusst: Diese und viele andere Fragen stehen am Anfang, bevor Sie überhaupt in den Arbeitsprozess treten.

Beantworten wir diese Fragen nicht, werden sie für uns beantwortet. Sie bleiben aber nie offen.

Doch dann geht es weiter, jeden Tag:

• Was tue ich jetzt?
• Was tue ich jetzt nicht?
• Wo beginne ich?
• Wo mache ich weiter?
• Wie gehe ich mit diesem hier um?
• Wie mit jenem?

Im Anti-Zeitmanagement übernehmen Sie die Verantwortung für sich selbst, die eigene Entwicklung und die eigene Produktivität. Was es dazu braucht? Natürlich Entscheidungen.

Wer keine Entscheidungen trifft, für den werden Entscheidungen getroffen.
(diesen Satz twittern)

Entscheidungen als Knotenpunkte des Tages

Jeder Tätigkeit liegt eine Entscheidung zugrunde. Häufig unbewusst, idealerweise bewusst.

Mit bewussten Entscheidungen haben wir unseren Tag im Griff, mit unbewussten lassen wir uns treiben von Launen oder von anderen Leuten. Wer keine Entscheidungen trifft, für den werden Entscheidungen getroffen.

Mit bewussten Entscheidungen haben wir unseren Tag im Griff, mit unbewussten lassen wir uns treiben.
(diesen Satz twittern)

Die Folge? Nicht wir haben es im Griff, sondern es hat uns im Griff. Wir werden hin und her geschleudert wie der Ball im Flipperautomaten.

Grübeln als Eingangstor zur Aufschieberitis

Das ist aber nur die eine Seite der Entscheidungen. Es geht zunächst also darum, Entscheidungen bewusst zu treffen. Sind sie dann getroffen, geht es aber weiter.

Denn: Getroffene Entscheidungen werden nur im Ausnahmefall geändert.

Grübeln ist eines der größten Eingangstore zur Aufschieberitis. Vor lauter Nachdenken und Grübeln gar keine Entscheidung zu treffen oder getroffene Entscheidungen dauernd zu hinterfragen und zu ändern, ist Futter für den inneren Schweinehund.

Deshalb gilt: Getroffene Entscheidungen werden ohne Not nicht geändert.

Getroffene Entscheidungen werden nur im Ausnahmefall geändert.
(diesen Satz twittern)

Doch Vorsicht: Der Grad zur Sturheit ist schmal! Veränderte Bedingungen oder falsche Voraussetzungen können Entscheidungen natürlich wieder aufheben.

Um herauszufinden, wo dieser Grad liegt, gibt es keine systematischen Methoden, sondern höchstens Rückfragen. Hier hilft nur noch gesunder Menschenverstand und die Intuition. Und natürlich ein paar gute Argumente – sofern die jemand vorbringt oder sie Ihnen einfallen.

Übung: Fällige Entscheidungen treffen

Notieren Sie sich diejenigen Entscheidungen, die Sie noch nicht getroffen haben. Stellen Sie sich die Fragen:

• Welchen Entscheidungen gehen Sie aus dem Weg?
• Weshalb treffen Sie da keine Entscheidung?
• Was brauchen Sie, um eine Entscheidung treffen zu können?
• Was ist das Schlimmste, was passieren kann (worst case), wenn Sie sich hier falsch entscheiden?

Entscheiden Sie anschließend und überlegen Sie sich:

1. Was braucht es jetzt noch?
2. Wen müssen Sie wie informieren?

Ich bin häufig unterwegs und arbeite gerne im Zug. Am besten gelingt mir das mit Musik, damit ich von den Umgebungsgeräuschen abgeschirmt bin.

Mit normalen Kofphörern gelingt dies nur bedingt oder ich muss meine Musik so laut aufdrehen, dass es nicht mehr gut für die Ohren ist.

Deshalb wollte ich geschlossene Kopfhörer. Da ich meine Musik liebe, wollte ich auch hochwertige Kopfhörer und habe mich für die Bowers & Wilkins P5 Kopfhörer entschieden.

Sobald ich diese Kopfhörer trage, ist das so, als ob ich mich in eine andere Welt zurückziehe und ich kann mich hervorragend fokussieren. Das geht aber nur mit Musik, die ich schon so gut kenne, dass ich sie problemlos ausblenden kann.

Das Ganze funktioniert so gut, dass ich sogar in meinem Büro, in dem es sehr ruhig ist, ab und zu die Kopfhörer trage und sofort in einen Arbeitsmodus komme, in dem ich hoch-fokussiert bin.

In meinem Video vom letzten Dienstag, wo es ja auch um Musik geht, sehen Sie die Kopfhörer und bekommen einen Eindruck der Größe.

Steckbrief:

• Name: Bowers & Wilkins P5 Kopfhörer
• Webseite: http://www.bowers-wilkins.de/Kopfhörer/Kopfhörer/P5
• Kosten: ca. 260 EUR bei Amazon

Bowers & Wilkins P5 Kopfhörer
© Ivan Blatter

Eigentlich geht es aber gar nicht um die P5, sondern um geschlossene Kopfhörer, die die Umgebungsgeräusche ausschließen und mich besser fokussiert arbeiten lassen.

Jede Woche stelle ich ein Tool vor, das ich erfolgreich nutze oder genutzt habe. Für jedes Tool gibt es dutzende Alternativen. Ich habe mich für eine entschieden und stelle sie hier vor. Zur Übersicht aller Tools der Woche…

Nils Lange führt regelmäßig Interviews mit Leuten aus der Praxis durch und fragt nach, wie Sie denn mit den Social Media umgehen. Er hat mich über meinen Podcast kennengelernt und daraufhin den Kontakt zu mir gesucht.

Um meinen Podcast, aber auch um meinen Umgang mit Social Media und sonstige Fragen aus meinen Alltag geht es in diesem Interview. Aber sehen Sie selbst.

Im Interview erwähne ich drei Tools:

• Meine Webinar-Plattform: edudip
• Das Tool, mit dem ich Tweets gezielt vorprogrammiere: Hootsuite
• Mein Tool, um Artikel bei Twitter zu verteilen: Buffer

Hier nochmals die Link zu den Seiten meines Gastgebers Nils Lange:

• Die Webseite von Nils Lange: Social Media Cultoring
• Der YouTube-Kanal von Nils Lange: Social Media Hilfe