GTD light – Oder: Was habe ich von GTD gelernt?

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Seit einiger Zeit schon geistert das Organisationssystem “Getting Things Done” (GTD) von David Allen durch das Internet. Es gibt unzählige Blogs, welche erklären, wie GTD funktioniert (z.B. bei zenhabits.net oder hier als Sprungbrett), so dass ich mir das hier sparen kann. Ich habe das System eine Zeit lang treu umgesetzt, aber habe mir erlaubt, ein paar Anpassungen vorzunehmen, damit das System besser für mich passt. David Allen ermuntert ja seine Leser in seinem Buch auch dazu, Anpassungen zu übernehmen oder nur Teile des System umzusetzen. Deshalb möchte ich hier schreiben, was mir GTD bringt und was ich nicht übernommen habe.

Zuerst muss man wissen, dass ich eine ganz normale Arbeitsbiene bin und weder Führungsverantwortung noch sonst unzählige Projekte (nicht im GTD-Sinn) habe. Mein Mailvolumen ist überschaubar und es gibt Tage, wo ich vielleicht einen oder zwei Anrufe habe oder mache. Halt eben ein ganz normaler Bürogummi. Deswegen habe ich GTD auch nicht eins-zu-eins übernommen. Was ich aber übernommen habe und was sich sehr bewährt, ist folgendes:

• Notieren: Ich versuche, jede Idee, jeden Einfall und jedes “Ach, ich darf nicht vergessen, dass…” aus meinem Kopf zu verbannen. Diese Gedanken kommen immer sofort auf ein Papier, welches in der Eingangsbox landet. Das Notieren meiner Ideen hat mich von allen GTD-Prinzipien und -Instrumenten eindeutig am weitesten gebracht. Schon nur dadurch vergesse ich weniger und habe den Überblick.
• Eingangsbox: Ich habe nur noch zwei Eingangsbox: Eine Briefablage auf meinem Tisch und meinen Mail-Posteingang. Dort landet zuerst mal alles, was meine Welt betreten will. Den Posteingang (auch den Mail-Eingang!!!) versuche ich täglich zu leeren gemäss GTD: Ich nehme jedes Papier von oben nach unten in die Hand und entscheide, was damit geschieht (erledigen, delegieren, ablegen, wegschmeissen, auf ToDo-Liste aufnehmen). Dann lege ich es irgendwo ab. Es kommt aber sicher NICHT mehr zurück in den Eingang.
• ToDo-Listen: Ich habe verschiedene, kontextabhängige ToDo-Listen: @Next, @Anruf, @Mail usw. Dies entspricht der GTD-Philosophie. So habe ich den Überblick, was ich noch zu tun habe. Ich pflege die Listen regelmässig, so dass ich weiss, dass ich nichts vergessen kann. Besonders die Liste “@Warten auf” hat mir schon oft geholfen zu sehen, was gerade wo hakt.
• Reviews: Ich schaue täglich mehrmals auf meine ToDo-Listen. Ich versuche aber auch wöchentlich den Weekly-Review durch zu führen. Das schaffe ich aber nicht immer, obwohl es mir sehr viel bringt!
• Tickler-File: Keine Ahnung, wie das auf Deutsch heisst, aber ich meine das Wiedervorlagesystem mit den berühmt-berüchtigten 43 “Ordnern”. Das habe ich mir zwar eingerichtet, aber ich benutze es sehr wenig, so dass ich es vermutlich bald wieder abschaffen werde.
• Referenzen: Meine Akten (wie meine Computerdateien) sind mittlerweile nicht mehr nach Thema oder so was geordnet, sondern ganz einfach alphabetisch. Wenn ich dann den Bericht zum Thema X suche, dann kann er nur unter “B” (Bericht) oder unter “X” (Thema X) eingeordnet sein. Jede weitere Unterteilung erübrigt sich für mich.

Ich denke, die Grundprinzipien von GTD habe ich damit übernommen. Das genügt mir für meine Arbeit. Was ich bewusst NICHT übernommen habe, ist folgendes:

• Flughöhe: Ich setze GTD eigentlich nur auf der niedrigsten Flughöhe um, nämlich bei den Aktionen. Die verschiedenen anderen Flughöhen, die David Allen vorschlägt (Projekte, kurz-, mittel-, langfristige Ziele, Visionen usw.), beackere ich nicht nach seinen Vorschlägen. Dort benutze ich andere Methoden.
• Projektmanagement: Ich führe keine Listen zu meinen Projekten (im GTD-Sinn). Das ist mir zu aufwändig. Ich habe aber die natürliche Projektplanung übernommen. Das ist ein recht einfaches Projektmanagement-System, was meinen Projekten (nicht im GTD-Sinn) genau entspricht.

Generell versuche ich, mein Leben zu vereinfachen. Dazu gehört eben auch, das GTD-System einfacher für mich zu gestalten. Zwar habe ich nur wenige Dinge nicht übernommen, aber das sind genau diejenigen, die GTD kompliziert, zeitaufwändig und schwerfällig werden lassen (für meine Zwecke!!!). Was ich noch mehr umsetzen muss, ist, die Eingangsbox regelmässiger zu leeren und den Weekly Review konsequent durch zu ziehen. Trotzdem habe ich seit GTD das Gefühl, dass ich meine Arbeit organisiere und nicht mehr, dass die Arbeit mich steuert.

Bei allen Zeitmanagement-Systemen und Organisationsprinzipien ist die Gefahr sehr gross, dass man mehr in das System reinsteckt, als man dann tatsächlich an Zeit oder Effizienz gewinnt. Das ist auch bei GTD so. Es ist ein System, welches man mit wenig Aufwand schnell und einfach einrichten kann. Aber es ist auch ein System, welches man in den Details stundenlang perfektionieren und verbessern kann (Palm oder Papier? Notizblock oder Karteikarten?). Ihr denkt, dass sei übertrieben? Na dann schaut mal in die einschlägigen Foren. Dort gibt es tatsächlich Menschen, die alle paar Wochen oder Monate ihr GTD-System komplett umstellen – z.B. von Papier auf Digital und wieder zurück oder von einem Programm auf das andere oder die mehrere Agenda-Systeme pro Jahr ausprobieren. Wenn das passiert, dann hat man wohl GTD nicht ganz verstanden: Es geht nämlich um “getting things done” (und nicht “organized”).