Mini-Serie: Analog vs. Digital: Elektronische Notizen

Die Mini-Serie “Analog vs. Digital” über das Notieren will aufzeigen, welche Vorteile Notizen auf Papier und welche Vorteile elektronische Notizen aufweisen. Die beiden Medien sollen nicht gegen einander ausgespielt werden. Egal ob Termine, Buchzusammenfassungen, Notizen, Ideen, Telefonnummern oder Adressen: Sie können alles auf Papier oder elektronisch erfassen und verwalten. Doch beide Methoden haben ihre Vorzüge. Und um diese geht es hier.

Letzte Woche ging es hier um die Vorteile von Notizen auf Papier. Ich verstehe dabei “Notizen” sehr breit: Ideen, Termine, Telefonnummern, Adressen usw. Notizen sind alles, was Sie schriftlich festhalten, um es nicht zu vergessen. Ich erwähne das erneut, da einer der Vorteile elektronischer Notizen die Verknüpfbarkeit all dieser Arten von Notizen ist.

Hier also meine Top-Ten der Vorteile elektronischer Notizen:

1. Sortieren: Elektronische Notizen lassen sich auf Knopfdruck beliebig sortieren: Alphabetisch, nach Datum, nach Stichwort oder nach was auch immer. Sie erhalten in Sekundenschnelle eine schöne Liste mit allen Einträgen sortiert.
2. Filtern: Sie wollen nur alle Notizen sehen mit dem Stichwort “GTD”? Kein Problem. Und jetzt nur diejenigen, die Sie zwischen dem 23. März und 4. April geschrieben haben? Auch kein Problem. Notizprogramme bieten in der Regel “Filter” an, mit denen Sie gewisse Einträge anzeigen und andere verstecken können.
3. Suchen: Elektronische Notizen lassen sich problemlos durchsuchen, sofern es sich nicht um eingescannte handschriftliche Notizen handelt. Doch selbst in diesem Falle gibt es Programme, die das mit erstaunlicher Genauigkeit können (z.B. Evernote).
   Auch die Suchfunktionen aller modernen Betriebssysteme besitzen mittlerweile brauchbare Suchfunktionen. Damit erhalten Sie als Ergebnis nicht nur die Notizen erhalten, die das Stichwort enthalten, sondern auch gleich noch alle Mails, Dokumente usw. So können Sie in kürzester Zeit alle Informationen auf Ihrem Computer zu einem Stichwort anzeigen lassen.
4. Einfügen: Ein Blatt Papier ist irgendwann voll. Etwas hinzuzufügen geht dann nur auf Kosten der Übersichtlichkeit. Elektronisch ist das kein Problem: Jede Notiz kann nach Belieben abgeändert oder ergänzt werden.
5. Verknüpfen: Ihre elektronischen Notizen können Sie schon fast beliebig verknüpfen: Hängen Sie ein Dokument an, verlinken Sie ein Stichwort oder das ganze Dokument mit dem Internet, verknüpfen Sie sie mit einen Termin in Ihrer elektronischen Agenda oder einem Adressbucheintrag. So erhalten Sie ein richtiges Netzwerk von Informationen.
6. Weiterverarbeiten: Elektronische Notizen können Sie einfach in eine andere Anwendung kopieren und müssen nichts abtippen. Sie können Notizen per Mail verschicken, ausdrucken oder schön formatieren. Die Weiterverarbeitung erfolgt, ohne dass Sie die Informationen neu erfassen müssen.
7. Synchronisieren: Wenn Sie unterwegs einen PDA oder Ihr Mobiltelefon zum Notieren benutzen, können Sie die Notizen in der Regel ganz einfach mit Ihrem Computer synchronisieren und dann dort weiterverarbeiten.
8. Verschiedene Ansichten: Besonders bei Terminen ist es sehr nützlich, wenn Sie verschiedene Ansichten wählen können: Monats-, Wochen- oder Tagesansicht liefern Ihnen eine optimale Übersicht.
9. All-in-One: Egal, ob Sie unterwegs einen Laptop, einen PDA oder Ihr Mobiltelefon benutzen: Sie haben ein einziges Gerät, mit dem Sie Ihre Adressen abrufen, Termine verwalten und Notizen machen können. Je nachdem dient es Ihnen auch noch als MP3-Player, als Kamera, als Internet-Browser und als Telefon. Alles in einem Gerät!
10. Backups: Elektronische Notizen lassen sich auf einfache Art und Weise sichern. Wenn ein Notizheft weg ist oder ins Wasser fällt, sind die Notizen unwiderruflich verloren, ausser sie machen regelmässig Kopien davon (aber wer macht das schon?). Backups vom Computer oder von einem mobilen Gerät sind in der Regel einfach zu erstellen. Das Problem ist nur, dass man Backups nicht regelmässig durchführt. Deshalb ist es am Einfachsten und Sichersten, wenn Sie Backup automatisch starten lassen und schon sind Ihre Notizen mitgesichert.

Das sind meine zehn grössten Vorteile von elektronischen Notizen. Im nächsten und letzten Artikel dieser Mini-Serie werde ich dann Stellung beziehen und meine Lösung vorstellen.