Ordnung im PC (Teil IV): Posteingang leeren

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“Ordnung im PC” ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.

E-Mail und Ablenkung

Es gibt sicherlich Menschen und Jobs, wo man immer und ständig erreichbar sein muss. Meine Freundin hat so einen Job. Aber in sehr vielen Jobs reicht es, wenn man nur ein paar Mal pro Tag seine Mails abruft und beantwortet. Im Durchschnitt erhält man alle 11 Minuten eine neue Mail. Meist lässt alles stehen und liegen, liest sie, beantwortet sie vielleicht und dann zurück an die Aufgabe, die man vorher bearbeitet hat. Nun benötigt man aber sage und schreibe 8 Minuten, bis man wieder den Konzentrationslevel von vorher erreicht hat. Das heisst, es bleiben noch genau 3 Minunten voller Konzentration, bis die nächste Mail kommt und das Spiel wieder von vorne beginnt. Diese ständige Unterbrechungen sind der eine Fluch von E-Mail. Der andere ist der massive Verlust an Ordnung und Übersichtlichkeit, den sich viele von uns einhandeln. Hand aufs Herz: Wie viele Mails liegen bei euch im Posteingang? 100? 200? Über 500? Klar, es gibt gute und schnelle Suchfunktionen, aber ist es unbedingt nötig, die kurze Bestätigungsmail für einen Termin aufzuheben, wenn der Termin eh schon längst abgelaufen ist?

Posteingang leeren

Ich bin ein grosser Fan von leeren Inboxen. Ja, das war kein Schreibfehler: In meinen Posteingängen befindet sich nicht eine Mail (oder mit anderen Worten: keine einzige :-) ). Wie ich das erreicht habe und wie ich die anderen Nachteile von E-Mail gemindert habe, möchte ich mit euch teilen:

Gegen die ständigen Unterbrechungen:

• Benachrichtigung ausschalten: Die leichteste Übung, aber gleichzeitig eine der wirkungsvollsten, ist, einfach die Mailbenachrichtung auszuschalten. Sowohl der Ton wie auch das Fenster unten rechts lassen sich ausschalten. Wenn ihr das tut, seid ihr schon mal vor den ständigen Unterbrechungen geschützt.
• Mails checken: Gebt euch Zeiten vor, wo ihr eure Mails checkt. Eine davon ist sicherlich NICHT am Morgen früh. Versucht mal, zuerst eine Aufgabe von eurer ToDo-Liste zu erledigen, bevor ihr euren Posteingang öffnet. Die Gefahr ist sonst zu gross, dass ihr schnell noch eine Mail beantwortet, den Kollegen anruft, etwas nachschlagt usw. Und schon ist eine Stunde vorbei, ohne dass man eigentlich etwas Produktives geleistet hat. Aber gerade die Zeit am Morgen ist die Zeit, wo man noch am frischesten und das Telefon am ruhigsten ist. Deshalb: Zuerst eine Aufgabe bis zum Ende führen und erst dann die Mails checken.
  Anschliessend könnt ihr euch Mail-Zeiten schaffen: z.B. vor der Kaffeepause, nach der Mittagspause und eine Stunde vor Feierabend. Wenn ihr zwischen durch eine Mail schreiben müsst, dann versucht, nur dies zu tun und höchstens kurz über die Mails im Posteingang zu fliegen, aber sie noch nicht im Detail zu lesen oder gar zu bearbeiten.

Gegen das Chaos:

• Prozess: Um den Posteingang vollständig zu leeren, benutzt man die selben Prinzipien nach GTD wie bei einem “normalen” Eingangskorb: Jede Mail wird einzeln angeschaut und dann entschieden, was damit zu tun ist:
  a) Erledigen: Wenn eine Mail in weniger als 2 Minuten erledigt oder beantwortet werden kann, dann erledigt sie.
  b) Delegieren: Wenn sie sonst jemand besser bearbeiten kann, als man selbst, dann leitet sie weiter.
  c) Löschen: Wenn sie nicht interessant ist (z.B. Massenmails), dann löscht sie.
  d) Auf die ToDo-Liste: Wenn aus der Mail eine oder mehrere Aufgaben hervorgehen, dann kommen diese auf die ToDo-Listen. Die Mail kann man je nachdem dann löschen, archivieren oder ausdrucken und ablegen.
  So geht man mit jeder Mail vor, welche den Posteingang verstopft. Am Schluss ist der Eingang leer. Noch zum Archivieren: Ich habe einen einzigen Archivordner mit dem Namen “Archiv”. Dort kommen all die Mails rein, die ich aufheben will oder muss. Ich habe ausserdem noch einen Ordner (oder besser: ein Label) mit dem Namen “@Lesen”. Da sind die Mails drin, die ich noch genau lesen will (z.B. Newsletter), was aber länger als 2 Minuten dauert. Die meisten andere Mails lösche ich, insbesondere wenn aus dem Mail eine Aufgabe entsteht. Denn dann kommt die Aufgabe auf meine ToDo-Liste, das Mail brauche ich dann nicht mehr.
• Filter benutzen: Jedes Mailprogramm hat eine Filterfunktion. Diese benutze ich, um gewisse Nachrichten hervorzuheben (z.B. je nach Empfängeradresse), aber auch um gewisse Nachrichten direkt vom Posteingang in den Archivordner oder “@Lesen”-Ordner zu verschieben. Das sind beispielsweise Newsletter oder das tägliche Backup von meinem Blog, welches ich per Mail erhalte. Diese Mails muss ich nicht bearbeiten und deshalb habe ich sie in meinem Eingang auch nichts zu suchen.
• Archiv: Genau wie beim Papier sollte man sich auch bei den Mails genau überlegen, was man aufheben will und was nicht. Obwohl heute der Speicherplatz so billig ist, dass an theoretisch alles aufheben kann, sollte man das nicht tun. Die Übersichtlichkeit schwindet nämlich massiv (trotz Suchfunktion). Deshalb frage ich mich bei jeder Mail: Muss ich diese aufheben? Wenn ja: Weshalb? Teilweise drucke ich sie auch aus und lege sie zum entsprechenden Projekt. So habe ich immer alle Dokumente zu einem Projekt am selben Ort. Und nicht im Posteingang, auf der Festplatte und einen Teil noch auf Papier.

Bonus-Tipp:

• Spam-Adresse: Um so wenig Spam-Mails wie möglich zu erhalten, habe ich verschiedene Adressen. Eine davon benutze ich immer, wenn man irgendwo seine Mail-Adresse angeben muss, ich aber der Website nicht ganz traue oder einfach meine “richtige” nicht weitergeben will. Dadurch erhalte ich recht wenig Spam. Den Rest erledigt GMail in hervorragender Weise.