Pareto und die Fokussierung

Wer sich mit Produktivität beschäftigt, stolpert früher oder später über das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip ist nach Vilfredo Pareto, einem italienischen Soziologen und Ökonomen, benannt. Der hat nämlich entdeckt, dass 80% des Einkommens in Italien nur von 20% der Leute dort generiert wird. Bis heute wurde dieses Prinzip auf alle möglichen Dinge übertragen. Der Witz dabei ist, dass man davon ausgeht, dass 80% der Wirkungen von nur 20% der Ursachen herrühren. In einigen Bereichen mag das durchaus stimmen. Es gibt beispielsweise Firmen, deren Umsatz zu 80% von den wichtigsten Kunden stammen. Wenn das auch noch zufällig 20% aller Kunden sind, dann darf man jetzt laut “Pareto-Prinzip” schreien :-).

Fokussierung

Meiner Meinung nach wird zu viel Wind um das Pareto-Prinzip gemacht. Erstens ist es nämlich gar nicht immer so einfach, vorher herauszufinden, welches überhaupt die entscheidenden 20% einer Aufgabe oder der Kunden sind. Das kann sich durchaus auch ändern. Wer heute zu 80% am Umsatz beteiligt ist, ist je nach Produkt bedient und wird in den nächsten Monaten oder sogar Jahren gar nichts mehr brauchen. Zweitens wird das Pareto-Prinzip wie eine Art Naturgesetz angepriesen, ohne zu verstehen, was dahinter steckt. Zwar ist einsichtig, dass das Verhältnis der Prozente nicht genau stimmen mag (manchmal ist es 90-10 oder vielleicht 70-30), aber das Prinzip wird nicht hinterfragt. Meiner Meinung nach steckt dahinter aber nichts Magisches, sondern das Prinzip der Fokussierung: Durch Fokussierung auf die wesentlichen und wichtigen Aufgaben erreicht man die grösste Wirkung.

Ablenkung

Eines der grossen Probleme in der heutigen Arbeitswelt ist die ständige Ablenkung von den wesentlichen Dingen. Leider hat sich dieses Problem auch ins “normale” Leben ausgebreitet. Die neuen technologischen Entwicklungen haben sehr grosse Chancen, bieten ungeahnte Möglichkeiten und Verbesserungen, aber haben leider auch eine Kehrseite: Heute ist es kaum noch möglich, sich auf eine Sache zu konzentrieren und zu fokussieren, ausser man minimiert bewusst alle Ablenkungen. Untersuchungen zeigen, dass sich heute ein durchschnittlicher Büromensch genau 11 Minuten auf eine Aufgabe konzentrieren kann, bis er von einer Mail unterbrochen wird. In der Regel lässt er dann alles stehen und liegen und schaut in seinen Posteingang. Anschliessend benötigt er 8 Minuten, bis er wieder die Konzentration für seine vorherige Aufgabe aufgebaut hat. Der Haken aber ist, dass die nächste Mail wieder nach 11 Minuten kommt. Somit bleiben ihm noch genau 3 Minuten, in der er sich mit voller Konzentration seiner Aufgabe widmet!

Was hat das mit Pareto zu tun?

Das hat insofern mit Pareto etwas zu tun, dass ja nach diesem Prinzip mit relativ kleinem Aufwand sehr viel erreicht werden kann – nämlich durch Fokussierung. Fokussieren heisst aber gleichzeitig, Ablenkungen zu minimieren. Dazu ein paar Tipps:

1. Wichtiges identifizieren: Grundlegend muss man sich zuerst mal überlegen, was überhaupt wichtig ist. Dies kann etwas sein, was mir persönlich wichtig ist, aber das kann bei einer vorgegeben Aufgabe der eigentliche Kern sein. Dieser ist zuerst zu finden. Danach bearbeitet man diesen so intensiv wie möglich, indem man ihm den grössten Teil der Zeit und Ressourcen widmet.
2. Ziele kennen: Wer weiss, wohin er will, hat eine höhere Motivation als jemand, der einfach so dahin schlittert. Deshalb ist Ziele setzen so wichtig. Wer aber motiviert ist, dem fällt es auch viel leichter, sich auf etwas zu fokussieren.
3. Ablenkung minimieren: Telefon umleiten, Bürotüre schliessen, Mailbeachrichtigung abschalten. Aber auch: Chaos auf dem Tisch wegräumen, Akten versorgen, Dinge, die einen belasten, erledigen (z.B. ein Anruf – sofern er nicht zu viel Zeit beansprucht). Es sollte nichts mehr da sein, was einen ablenken kann.
4. Zeitrahmen setzen: Neben Pareto gibt es noch den Parkinson, der das “Gesetz” aufgestellt hat, dass sich die Arbeit genau in dem Masse ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht – unabhängig von der Aufgabe oder deren Komplexität. Wenn ich mir also vornehme, etwas in einer Stunde zu erledigen, werde ich diese Stunde auch brauchen und ausfüllen. Wenn ich mir nur eine halbe Stunde vornehme, ist die gleiche Arbeit mit der selben Qualität nach 30 Minuten erledigt. Wenn man sich also einen sportlichen (aber realistischen!!!) Zeitrahmen gibt, konzentriert und fokussiert man sich besser, als wenn keine Zeit vorgegeben ist.
5. Pausen: Jeder Mensch braucht Pausen. Fokussieren braucht viel Energie. Wann jemand Pause braucht, muss er selber entscheiden. Sicher ist aber: Er braucht bestimmt mehr Pausen als er meint. Denn wir haben die Tendenz, die Pause zu vergessen. Wenn wir hochkonzentriert arbeiten, brauchen wir nach spätestens 45-60 Minuten 15 Minuten Pause. Es gibt sogar effektive und effiziente Menschen, welche nach 30 Minuten 10 Minute Pause einschieben. Danach – und zwar genau nach 10 Minuten – gehen sie wieder voll konzentriert und fokussiert an die Arbeit.
6. Planen: Ein Plan ist immer Gold wert. Die ersten 5 Punkte kann man in einen Plan ummünzen. Man weiss, was wichtig ist, was man will, wie viel Zeit man benötigt und wann man Pausen macht. Dies schriftlich fixiert ergibt einen Plan. Dieser hilft, den Überblick zu erhalten, wie lange man benötigen wird und macht die Aufgabe überschaubar.