Einführung in GTD (Teil 2): Vom Kopf ins System und wieder zurück

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im ersten Teil der GTD-Serie ging es um die Grundlagen von GTD:

Sie erfassen mit GTD alle diejenigen Gedanken, die in Ihrem Kopf umher schwirren und die noch keine Anschlusslösung gefunden haben, in ein externes System. Dieses System ist gekennzeichnet durch absolute Zuverlässigkeit, was aber nur dann garantiert ist, wenn Sie es regelmässig pflegen und durchsehen. Als kleinste Einheit benutzt dieses System den jeweils nächsten Schritt.

Bevor ich den Prozess beschreiben kann, müssen wir uns überlegen, was Sie aus Ihrem Kopf sinnvollerweise verbannen. Natürlich können und sollen Sie nicht jeden Gedanken auslagern, sondern nur zwei Kategorien:

• Einfälle: Ideen, Geistesblitze, …
• Aufgaben: zu erledigende Dinge, zu besorgende Dinge, …

Zu den Einfällen gehören alle Ideen und Geistesblitze, die Sie weiter verfolgen möchten. Aufgaben sind zu erledigende Dinge, Aufträge, aber auch Dinge, die Sie besorgen müssen. All das sind lose Enden, da Sie damit noch irgendetwas tun möchten oder müssen.

Der Prozess von GTD ist dreiteilig: Beteiligt sind Ihr Kopf, Ihr GTD-System und schliesslich nochmals Sie als handelnde Person.

Der Prozess geht von Ihrem Kopf aus (“lose Enden”), erfasst die losen Enden in das System und bringt diese zu gegebener Zeit wiederum aus dem System zurück zu Ihnen, damit Sie handeln können. An den Schnittstellen befinden sich die Schritte, die GTD ausmachen.

Wie der Prozess an den Schnittstellen genau aussieht, soll nun im Folgenden kurz erläutert werden.

Vom Kopf ins System

Um Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf in das System zu transferieren, sind zwei Schritte notwendig:

• Lückenloses Erfassen der losen Enden.
• Durcharbeiten der losen Enden und Übersetzung in nächste Schritte, damit sie ins System eingebunden werden können.

Das System von GTD

Das System von GTD selber ist mehr als ein Sammeltopf. Hier werden alle zu erledigende Dinge erfasst und übersichtlich dargestellt. Dazu sind zwei Schritte notwendig:

• Organisieren der nächsten Schritte.
• Regelmässige Durchsicht und Pflege des Systems.

Aus dem System zurück zu Ihnen als handelnde Person

GTD hilft dabei, Dinge zu erledigen. Dazu bietet GTD verschiedene Modelle an, was Sie wann ausführen. Es hilft Ihnen auszuwählen, welche Aufgabe Sie gerade jetzt sinnvollerweise durchführen. Deshalb ist der letzte Schritt im Prozess:

• Durchführung

Zusammenfassung

In einem Prozess von fünf Schritten hilft Ihnen GTD, Ihre Dinge zu erledigen:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsicht/Pflege
5. Durchführung

Ab dem nächsten Teil werden Nägel mit Köpfen gemacht: Jeder dieser fünf Schritte wird erklärt. Der Beginn macht das Erfassen der losen Enden.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung