Schneller arbeiten mit Textbausteinen

Ein wichtiges Prinzip des produktiven Arbeitens und des Anti-Zeitmanagements ist die Schnelligkeit. Schnelligkeit hat allerdings nichts mit Hetze zu tun.

Lesen Sie hier in einem Beispiel, wie Sie sofort schneller arbeiten können, ohne abends ausgepumpt zu sein.

Der folgende Artikel stammt inhaltlich aus dem Anti-Zeitmanagement, wurde aber stark angepasst und in „Blog-Form“ gebracht.

Das Prinzip der Schnelligkeit

Schnelligkeit hat mehrere Dimensionen. Es geht darum, Dinge effizient, zeitnahe, stressfrei und zielgerichtet zu erledigen.

• Effizient: Effizient ist, wenn man aus den vorgegebenen Mitteln das beste Ergebnis erreicht. Effizienz kann deshalb nie Selbstausbeutung sein. Und was ist die Folge? Zufriedenheit. Abends zwar müde zu sein (nicht ausgelaugt) und zu wissen, dass man etwas aus dem Tag gemacht hat.
• Zeitnahe: Nicht sofort, denn dann liesse man sich ständig unterbrechen, sondern sobald wie möglich und schneller als die Konkurrenz. Schnelligkeit wird so rasch zum Wettbewerbsvorteil.
• Stressfrei: Richtig verstanden – nämlich schnell, ohne sich zu verausgaben – kann Schnelligkeit nur bedeuten, im Flow zu arbeiten. Das ist der ideale Kanal, um gut und stressfrei vorwärts zu kommen.
• Zielgerichtet: Wer schnell rennt, ist früher im Ziel. Aber nur, wenn er auf Kurs ist. Sonst rennt er zwar schnell, aber in die falsche Richtung.

Darf ich vorstellen? Textbausteine

Eine der vielen Möglichkeiten, schneller zu arbeiten, sind Textbausteine. Bestimmt sind Ihnen Textbausteine auch schon begegnet. Zumindest wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten. Geben Sie dort beispielsweise das Kürzel „mfg“ in Outlook ein, erscheint direkt „Mit freundlichen Grüssen“.

Genau das sind Textbausteine:

Kleine Schnipsel, die zu einer Wortgruppe, zu Sätzen oder sogar zu einem ganzen Abschnitten werden, sobald man sie eintippt.

Um solche Textbausteine systemweit zu nutzen (also in allen Programme und auf allen Webseiten) gibt es spezielle Programme.

Wofür Textbausteine?

Textbausteine eignen sich für alles, was Sie mehr als einmal eingeben müssen. Besonders für alle Floskeln, die in einem Brief oder einer E-Mail benötigt werden. Oder denken Sie an die unzähligen Male, als Sie Ihre E-Mail-Adresse irgendwo eingeben mussten. Oder die Adresse Ihrer Webseite.

Das sind jedoch nur die Grundfunktionen. Spezielle Programme für Textbausteine können weit mehr. So kann ich das Programm anweisen, an einer bestimmten Stelle die Zwischenablage einzufügen. Oder den Cursor an eine bestimmte Position zu setzen, nachdem es den Textbaustein eingefügt hat.

Lassen Sie mich das an ein paar Beispielen zeigen.

Anwendungsbeispiele

• Visitenkarte: Alle Infos auf meiner Visitenkarte sind auch als Textbaustein gespeichert. So tippe ich „06“ und es erscheint meine Telefonnummer (die mit 061 beginnt). Oder ich tippe „ph“ und meine Telefonnummer wird im internationalen Format eingefügt (+41 61 …). Genauso mit „str“: Dieses Kürzel fügt meine Strasse inkl. Hausnummer ein. Selbst meinen Namen schreibe ich nur noch mit „ib“ bzw. mit „iv“ (nur Vorname) oder „bl“ (nur Nachname). Sie brauchen meine komplette Anschrift? Auch kein Problem: Ich tippe „ad“ für „Adresse“ oder „adi“ für „Adresse international“ inklusive Landesbezeichnung.
• E-Mail-Adressen: Ich habe verschiedene E-Mail-Adressen. Statt die jedesmal zu tippen, habe ich auch Abkürzungen definiert. Das ist besonders praktisch, wenn ich mich irgendwo anmelden möchte (z.B. für einen Newsletter).
• Grussformeln: Viele Floskeln habe ich automatisiert: „Viele Grüsse“, „Herzliche Grüsse“, „Liebe Grüsse“, „Mit besten Grüssen“, „Mit freundlichen Grüssen“, „Gruss“, „Herzlich“. Füge ich alle per Abkürzung ein. Es geht sogar weiter: So gibt es das Kürzel „vg“, das „Viele Grüsse Ivan Blatter“ einfügt, und es gibt das Kürzel „vgd“, das „Viele Grüsse Ivan“ (ohne Nachnamen) einfügt.
• Anreden: Genauso bei den Anreden: „Guten Abend“, „Guten Tag“, „Hallo“, „Liebe Frau“, „Lieber Herr“, „Sehr geehrte Frau“, „Sehr geehrter Herr“, „Schönen guten Morgen“ usw. ist alles automatisiert. Der Clou: Ich kopiere zuerst den Nachname der Person, der ich schreiben will und lasse ihn dann automatisch nach der Anrede einfügen. Sehr praktisch bei komplizierten Namen wie Csíkszentmihályi (der das Flow-Prinzip bekannt gemacht hat). Kleiner Hinweis: Der Link zum Buch ist ein sogenannter Affiliate-Link. Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht. Ich kopiere also den Namen, tippe „lh“ und schon wir daraus „Lieber Herr Csíkszentmihályi“. Geht rasend schnell und so vertippe ich mich bestimmt nicht.
• Businessangaben: Sie brauchen die IBAN-Nummer meines Kontos? Kein Problem, mit „iban“ wird sie ausgegeben. Ich will eine Zahlungserinnerung verschicken? Mit zwei Kürzeln sende ich Ihnen eine informelle Zahlungserinnerung („sgh“ für die Anrede „Sehr geehrter Herr“, „mah“ für den Mahnungstext). Genauso, wenn ich bei E-Bay etwas verkaufe: Meine erste E-Mail an den Käufer schreibe ich mit „eba“. Der Text bleibt – abgesehen vom Namen des ersteigerten Produktes – ja jedes Mal der selbe.
• Lückentexte: Sende ich Ihnen eine Rechnung per E-Mail bleibt der gesamte Begleittext gleich, nur die Bezeichnung der Rechnung bzw. wofür die Rechnung ist, ändert sich. Mit dem Kürzel „rec“ füge ich den Text ein und werde gleich aufgefordert, diese Bezeichnung einzugeben. Im Demovideo weiter unten können Sie das „live“ anschauen.
• Häufig genutze Wörter: Pro Tag schreibe ich mindestens 10 Mal das Wort „Zeitmanagement“. Selbstverständlich nie ganz, sondern via „tm“. Beim Anti-Zeitmanagement ebenso: Hier lautet das Kürzel „$2“.
• Spezielle Ausdrücke: Daneben nutze ich unzählige Schnipsel, die ich mir nicht merken kann oder die sehr speziell sind. Etwa „hx“, das mir den Farbcode meines Logos hinschreibt (#ACAA00). Oder die Abkürzung, die meine Kreditkartennummer ausgibt. Oder mit „dat“ das aktuelle Datum. Oder ganze E-Mails für meine Webinare: Meldet sich jemand an, erhält er eine Standard-Nachricht, allerdings mit persönlicher Anrede. Manuell und doch automatisch. Automatisch und doch kein Autoresponder, sondern „menschlich“.

Wie das im konkreten Arbeitsalltag aussieht, habe ich in einem kleinen Video festgehalten (1 Minute):

Empfehlenswerte Programme

Wie immer gibt es eine ganze Reihe an Programmen, kostenpflichtige und kostenlose. Welches für Sie am besten passt, müssen Sie selbst ausprobieren. Ich empfehle gerne die folgenden drei:

• PhraseExpress (Windows): kostenlos für Privatanwender, für die kommerzielle Nutzung ist eine kostenpflichtige Lizenz nötig (je nach Variante 29.95€, 49.95€ oder 99.95€).
• Breevy (Windows): $34.95
• TextExpander (Mac): 34.95$ (das Programm selbst auf Deutsch – auch wenn die Webseite auf Englisch ist)