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Im Moment erarbeite ich einen neuen und neuartigen Online-Kurs zum Thema “Erfolgreiches Zeitmanagement für Outlook 2010“, in dem ich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu einer optimalen Lösung gebe. Im Gegensatz zu einer vollständigen Einführung beschränke ich mich in dem Kurs auf die besten Funktionen und wie Sie sie konkret im Alltag einsetzen können.

Eine dieser Funktionen ist die Suchfunktion, die endlich ihren Namen verdient hat. Diese Funktion stelle ich Ihnen heute vor.

Vor etwa anderthalb Monaten ist ein neues Buch von Frank-Michael Rommert über die MAPPEI-Methode erschienen:
Ordnung ohne Stress: Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode

Dieses Buch möchte ich heute genauer unter die Lupe nehmen. Ausserdem habe ich ein Interview mit dem Autor Frank-Michael Rommert geführt:

Für Eilige:
Das Buch richtet sich an Praktiker. Nach einer guten Einleitung, die die Vorteile der MAPPEI-Methode vorstellt, geht Frank-Michael Rommert auf die einzelnen Produkte genauer ein und zeigt ganz konkret auf, wie Ihnen die MAPPEI-Methode im Geschäftsalltag hilft. Das ist unterlegt mit zahlreichen Fotos, so dass man sich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild davon machen kann. Im letzten Kapitel zeigt er dann Beispiele, in denen von “richtigen” Menschen im Arbeitsleben gezeigt wird, wie sie MAPPEI einsetzen. Ein gelungener Aufbau mit zahlreichen konkreten Tipps und Hinweisen.
Das Buch hilft also ganz praktisch und anschaulich, der Papierflut im Büro – die immer noch nicht verschwunden ist – Herr und Frau zu werden.
Mehr über das Buch erfahren Sie auf der Webseite zum Buch oder in der Broschüre zum Buch.

Der Titel dieser Rezension heisst übrigens bewusst “Arbeitsorganisation ohne Stress”, da die MAPPEI-Methode nicht nur ein Ablagesystem ist, sondern Ihnen tatsächlich hilft, all Ihre Unterlagen – vom Eingang bis ins Archiv – effizient zu organisieren.

Kaum ein Buch zur Arbeitsorganisation kommt daran vorbei, mindestens ein Kapitel der Ablage zu widmen. Das ist auch gut so, da gerade bei der Ablage sehr viel falsch gemacht wird. Viele Ablagen sind veraltet, unübersichtlich, kompliziert und oft nur von dem zu bedienen, der sie angelegt hat. Gleichzeitig wird eine weitere wichtige Ablage vergessen, nämlich die digitale Ablage.

Leiden Sie unter einer Mailflut? Wissen Sie nicht, wie Sie Ihren Posteingang bändigen können? Frisst Ihnen die Bearbeitung von Mails zu viel Zeit weg? Wenn ja, dann wenden Sie das LAHA-Prinzip an!

Viele Menschen archivieren ihre E-Mails im Posteingang. Das ist interessant. Ich frage mich dann immer, ob diese Leute ihre Briefe auch nur kurz überfliegen und wieder zurück in den Briefkasten legen, bis er überquillt und sich nicht mehr schliessen lässt. Das würde ihnen wahrscheinlich merkwürdig vorkommen, doch benutzen Sie Ihren E-Mail-Posteingang genau so. Das geht aber auch effizienter!

photo by Dave Walker

Eine der vielen Fragen rund um die Büro-Organisation betrifft die Ablage: Wie legt man Dokumente idealerweise ab? Für Kunden oder grössere Projekte ist die Frage schnell beantwortet: Da kann man einen neuen Ordner oder eine neue Mappe (oder welches System man auch immer benutzt) anlegen, so dass alle Akten zusammen sind. Doch was ist mit den unzähligen anderen Informationen und Dokumenten, die einen Nutzen haben oder künftig haben könnten, aber keine Handlung erfordern? Diese kommen in die allgemeine Ablage. Welche Merkmale diese aufweisen sollte, ist hier in 5 Punkte festgehalten.