einfach produktiv - Das Anti-Zeitmanagement
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Moderne Handys haben recht brauchbare Kameras integriert, die in vielen Fällen “normale” Kameras ablösen können. Doch unabhängig von der Qualität kann man sie nutzen, um die eigene Produktivität zu erhöhen. Damit haben Sie nämlich ein schnell einsatzbereites und gutes Mittel in der Hand, um Dinge festzuhalten.
Eines der wichtigsten Instrument bei GTD (Getting Things Done) ist der Eingangskorb. Bei diesem geht es darum, die möglichen Eingänge und Zugänge zu Ihrer Arbeitswelt möglichst zu minimieren.
In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, weshalb ich keinen eigentlichen Eingangskorb mehr nutze, weshalb ich jedoch die Idee dahinter nach wie vor überzeugend finde.
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Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.
In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. Es ist wichtig, den Prozess zu verstehen, bevor man in die Details geht. Hier nochmals der Prozess zusammen gefasst:
Die weiteren Artikel der GTD-Serie widmen sich je einem dieser Schritte. Heute geht es um das Erfassen.
Der Grundsatz und gleichzeitig der wichtigste Grundstein des ganzen GTD lautet:
Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.
Wir haben bereits über lose Enden gesprochen: Ein loses Ende ist etwas, was Sie noch weiter bearbeiten möchten oder müssen, was aber noch keinen Anschluss hat. Also Unerledigtes, Idee, Einfälle, Dinge zum Einkaufen, Telefonnummern, die sie noch nicht gespeichert haben usw.
Diese losen Enden müssen Sie alle aus Ihrem Kopf verbannen. Sie kennen die Situation: Ihnen fällt plötzlich etwas ein, was Sie ja nicht vergessen dürfen. Wenn Sie das nicht sofort aus dem Kopf verbannen, indem Sie es aufschreiben, wird es immer wieder auftauchen und Sie jedes Mal mental unterbrechen. Oder Sie vergessen es irgendwann. Weder das eine noch das andere klingt sehr angenehm, deshalb: Erfassen Sie alle losen Enden.
Logische Konsequenz aus dieser Botschaft (“Erfassen Sie alle losen Enden”) ist, dass Sie immer etwas zum Schreiben bei sich haben müssen. Das “Was” ist egal, aber das “Dass” ist essentiell. Suchen Sie sich das Hilfsmittel, welches Ihnen am meisten behagt. Ich bevorzuge zum Notieren einen einfachen kleinen Notizblock und einen Stift. Vielleicht bevorzugen Sie aber einen PDA oder Ihr iPhone. Oder Sie benutzen ein Diktiergerät. Beachten Sie bei der Auswahl folgende fünf Punkte:
Wenn Sie sich nicht entscheiden können, ob Sie Ihre Notizen lieber digital oder auf Papier festhalten wollen, dann schauen Sie doch mal in meine Mini-Serie “Analog vs. Digital” rein. Dort finden Sie ein paar Anregungen.
Alle Dinge, die Sie so festhalten, kommen dann in einen Eingangskorb. Der Eingangskorb ist eigentlich nur ein Sammelbehälter. In der Regel haben Sie mehrere Eingangskörbe, im Optimalfall nur zwei: Einen elektronischen und einen für Papiere. Versuchen Sie, die Anzahl so klein wie möglich zu halten.
Der wichtigste digitale Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Programms. E-Mails im Posteingang sind nichts anderes als lose Enden: Sie müssen sie beantworten, weiterleiten oder es ergibt sich eine Aufgabe daraus. Spätestens wenn Sie eine Mail nicht mehr weiter bearbeiten müssen, entfernen Sie sie aus dem Posteingang. Das Ziel ist ein vollständig leerer Posteingang. Legen Sie sie ab oder löschen Sie sie. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie im nächsten Teil dieser Einführung. Wenn Sie aber bereits jetzt Hand anlegen wollen, dann bekommen Sie wertvolle Tipps im Artikel “Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang“.
Im analogen Eingangskorb für Papiere landen all Ihre losen Enden, die Sie sich notiert haben, aber auch Briefe, Memos, Dinge zum Lesen usw. Gleiches Prinzip: Was noch keinen Anschluss hat, landet im Eingangskorb, sobald es einen Anschluss gefunden hat, kommt es wieder heraus. Benutzen Sie als analogen Eingangskorb einfach eine Briefablage oder etwas ähnliches. Wenn Sie Ihre losen Enden digital erfassen, können Sie das Gerät auch in den Eingangskorb legen – sofern es hinein passt. So vergessen Sie nicht, die losen Enden regelmässig weiter zu bearbeiten.
Das ist der nächste entscheidende Schritt: Wie bekommen Sie Ihre Dinge wieder aus dem Eingangskorb heraus? Die Kurzantwort: Leeren Sie mindestens einmal täglich alle Ihre Eingangskörbe und arbeiten Sie den Inhalt der Reihe nach und einzeln durch. Der Eingangskorb ist nur eine Zwischenstation für die losen Enden. Er ist keine Ablage und keine ToDo-”Liste”.
Der nächste Teil beschäftigt sich mit dem Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe. Kurz gesagt geht es darum, heraus zu finden, um was es überhaupt geht und ob etwas zu tun ist. Falls ja, wird die Aufgabe direkt erledigt (wenn sie weniger als 2 Minuten dauert), delegiert oder kommt auf Ihre Aufgabenliste (in Form des nächsten Schrittes). Falls nicht, landet der Zettel oder das Dokument im Müll, wird abgelegt oder es wird vermerkt, dass Sie eine Entwicklung abwarten möchten.
Einführung in GTD: Übersicht
photo credit: Today is a good day
Einer der grössten Feinde der Produktivität sind ständige Unterbrechungen. Forscher am renommierten King’s College in London haben Blackberries und Outlook gegen Marihuana antreten lassen. Dazu haben Sie drei Gruppen einen IQ-Test machen lassen: Die erste Gruppe konnte den Test ganz normal ausfüllen. Die zweite Gruppe wurde durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen. Die dritte Gruppe hatte zuvor Marihuana geraucht. Nicht sehr überraschend: Die erste Gruppe schnitt gegenüber den anderen beiden Gruppen um durchschnittlich 10 IQ-Punkte besser ab. Aber – und jetzt bitte aufpassen -: Die Gruppe, die durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen wurde, schnitt durchschnittlich 6 IQ-Punkte schlechter ab als die Gruppe unter Drogeneinfluss!
Es gibt aber einen Trick, mit dem man augenblicklich und nachhaltig die Produktivität erhöhen kann. Das ist kein grosses Geheimnis, ich habe schon öfters darüber geschrieben, aber man kann es nicht oft genug wiederholen:
Dazu könnt ihr entweder euer Mail-Programm ausserhalb der beiden Mail-Zeiten geschlossen lassen oder einfach den automatischen Empfang von Mails ausschalten. So oder so: Hauptsache, ihr verhindert, dass ihr ständig von eingehenden Mail abgelenkt werdet.
photo by Dave Walker
Eine der vielen Fragen rund um die Büro-Organisation betrifft die Ablage: Wie legt man Dokumente idealerweise ab? Für Kunden oder grössere Projekte ist die Frage schnell beantwortet: Da kann man einen neuen Ordner oder eine neue Mappe (oder welches System man auch immer benutzt) anlegen, so dass alle Akten zusammen sind. Doch was ist mit den unzähligen anderen Informationen und Dokumenten, die einen Nutzen haben oder künftig haben könnten, aber keine Handlung erfordern? Diese kommen in die allgemeine Ablage. Welche Merkmale diese aufweisen sollte, ist hier in 5 Punkte festgehalten.
photo by Lost in Scotland
In meinen “7 Tipps für einen leeren Kopf” habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:
Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.
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Dieser schon etwas ältere Artikel zeigt, was im Einstiegsset von Classei dabei ist. Mittlerweile bin ich auf MAPPEI umgestiegen. MAPPEI ist die Ursprungsfirma, von der sich Classei abgespaltet hat. Beide haben ähnliche Produkte, wobei MAPPEI deutlich größer ist und eine breitere Auswahl an Produkten bietet.
Ivan Blatter, April 2012
David Allen empfiehlt in seinem GTD-Buch die Benutzung von so genannten “Manila Folder”. Egal, wie die deutsche Übersetzung diese benennt, “Manila Folder” sind keine Hängeregistraturen oder Ordner. Manila Folder sind auch keine Marke – wie oft fälschlicherweise angenommen -, sondern eine Art Akten, die in einer Kiste oder Schublade stehen. Die Rückseite ist etwas fester und biegt deswegen nicht durch. Leider sind sie hier in Europa – soweit ich weiss – nicht erhältlich. Macht nix, sie hätten sowieso ein falsches Format. Aber es gibt Alternativen: Eine davon ist das Classei-System. Heute habe ich mein Einsteiger-Set erhalten und möchte es euch vorstellen.
photo by RailGun
Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.
Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).
Dieser etwas ältere Artikel zeigt, wie ich vor ein paar Jahren organisiert bin. Mittlerweile bin ich komplett digital organisiert, doch finde ich das damalige System immer noch gut, zweckmäßig und nützlich.
photo by cdevroe
“Ordnung im PC” ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.
E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.
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