einfach produktiv - Das Anti-Zeitmanagement
blatternet.de - einfach produktiv mit dem Anti-Zeitmanagement
Am liebsten mag ich die kleinen Tipps, die den Alltag rasch erleichtern, ohne das man viel Energie dazu aufwenden muss. Zwar löst das keine Probleme mit dem Zeitmanagement, sondern höchstens das eine oder andere Symptom. Trotzdem sind solche kleinen Tipps sehr nützlich.
Solch einen Tipp will ich heute vorstellen. Es geht nämlich um das automatische Aufräumen.
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Vor einiger Zeit hat mir Herr Büttner von der X17 GmbH freundlicherweise ein Exemplar vom X17, einem ringbuch-ähnlichen Organizer auf Papier, zum Testen geschickt. Auch an dieser Stelle herzlichen Dank dafür!
Der X17 ist ein System aus einzelnen Heften, die durch einen besonderene Umschlag zusammen gehalten werden. Der Clou: die Hefte sind nicht an den Umschlag geleimt oder gar mit einer Ringbuchmechanik festgehalten (wie etwa beim Filofax), sondern werden mit Gummibändern am Rücken am Einband gehalten. Deshalb wird auch mit dem Spruch “Das einzig richtige Ringbuch” geworben. Dieses System hat entscheidende Vorteile:
In meinen Seminaren zeige ich zu Beginn das Bild eines völlig chaotischen Schreibtisches und stelle es einem praktisch leeren Schreibtisch gegenüber. Die Frage lautet: “Was meinen Sie: Kann man an dem chaotischen Schreibtisch produktiv arbeiten?”
Zugegeben, die Frage ist unfair gestellt. Meine Antwort lautet nämlich: “Ja, man kann, auch wenn die Wahrscheinlichkeit nicht sehr hoch ist. Denn viel entscheidender sind folgende drei Fragen:
photo by Dave Walker
Eine der vielen Fragen rund um die Büro-Organisation betrifft die Ablage: Wie legt man Dokumente idealerweise ab? Für Kunden oder grössere Projekte ist die Frage schnell beantwortet: Da kann man einen neuen Ordner oder eine neue Mappe (oder welches System man auch immer benutzt) anlegen, so dass alle Akten zusammen sind. Doch was ist mit den unzähligen anderen Informationen und Dokumenten, die einen Nutzen haben oder künftig haben könnten, aber keine Handlung erfordern? Diese kommen in die allgemeine Ablage. Welche Merkmale diese aufweisen sollte, ist hier in 5 Punkte festgehalten.
photo by MOEVIEW is Aaron Molina
Vielen Menschen unterschätzen sich, indem sie sich einreden, sie seien nicht kreativ. Ich bin aber überzeugt davon, dass wir alle kreativ sind, aber uns oftmals unnötig Steine in den Weg legen. Heute möchte ich 5 Kreativitätsbarrieren vorstellen und vorschlagen, wie man sie umgehen kann.
Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.
Als ich vor ein paar Wochen meine Serie “Mehr durch weniger” plante, nahm ich Kontakt mit Leo Babauta von zenhabits auf und fragte ihn, ob ich für die Serie als Schlusspunkt einen seiner Artikel, nämlich über “Haiku Productivity“, für meine Leser übersetzen dürfe. Er hat zugestimmt. Zwei Tage später hat er dann das Copyright auf all seine Artikel aufgehoben und alle Inhalte zur freien Weiterverwendung frei gegeben. Somit wurde aus meiner exklusiven Übersetzung eine Nullnummer, da sie nun halt nicht mehr so exklusiv ist… So ist das Leben. Aber ich halte an meiner Idee fest, da der Artikel einer meiner Lieblingsartikel ist. Der folgende Beitrag stammt also nicht aus meiner Feder, sondern ist meine Übersetzung des Artikel von Leo.
von Leo Babauta
Ich habe eine Weile lang gewartet, bis ich diesen Beitrag über ein Experiment, welches ich durchführe, geschrieben habe. Denn seit ein paar Monaten schränke ich mich absichtlich ein.
Nicht um mich selber zu lähmen, sondern als ein Weg, mich auf wenige, aber wichtige Dinge zu fokussieren. Ein Weg, der mir erlaubt, mehr in weniger Zeit zu erledigen.
Ich bin sicher, ihr habt vom Pareto Prinzip gehört, auch bekannt als 80/20-Regel. Ich denke nicht, dass die Prozentanteile dieser Regel exakt sind, aber das Prinzip stimmt: Man sollte sich auf die wenigen Dinge fokussieren, die einem den grössten Nutzen bringen.
Doch während das als Prinzip nett klingt, wird es in der Praxis kaum durchgeführt. Wieso? Weil wir in zu viele Dinge auf einmal verstrickt und zu beschäftigt sind, mit all dem zu jonglieren, was an uns getragen wird. So nehmen wir uns kaum eine Minute Zeit und überlegen, was das Wesentliche ist, was uns den grössten Nutzen mit den kleinsten Aufwand bringt und auf was wir uns wirklich fokussieren sollten.
Es gibt keinen systematischen Weg, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und den Rest wegzulassen.
Bis jetzt. Denn ich habe ein System entwickelt, welches ich Haiku Produktivität nenne, basierend auf einigen guten Ideen von anderen (ich kann gar nicht alle aufzählen, aber ich bin ihnen zu Dank verpflichtet). Der Schlüssel zur Haiku Produktivität ist es, euch selbst auf eine beliebige, aber kleine Zahl an Dingen zu beschränken, indem ihr euch zwingt, euch auf die wichtigen Sachen zu fokussieren und den ganzen Rest zu beseitigen.
Dieser schon etwas ältere Artikel zeigt, was im Einstiegsset von Classei dabei ist. Mittlerweile bin ich auf MAPPEI umgestiegen. MAPPEI ist die Ursprungsfirma, von der sich Classei abgespaltet hat. Beide haben ähnliche Produkte, wobei MAPPEI deutlich größer ist und eine breitere Auswahl an Produkten bietet.
Ivan Blatter, April 2012
David Allen empfiehlt in seinem GTD-Buch die Benutzung von so genannten “Manila Folder”. Egal, wie die deutsche Übersetzung diese benennt, “Manila Folder” sind keine Hängeregistraturen oder Ordner. Manila Folder sind auch keine Marke – wie oft fälschlicherweise angenommen -, sondern eine Art Akten, die in einer Kiste oder Schublade stehen. Die Rückseite ist etwas fester und biegt deswegen nicht durch. Leider sind sie hier in Europa – soweit ich weiss – nicht erhältlich. Macht nix, sie hätten sowieso ein falsches Format. Aber es gibt Alternativen: Eine davon ist das Classei-System. Heute habe ich mein Einsteiger-Set erhalten und möchte es euch vorstellen.
photo by John Baird
Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.
Wie der Zufall so spielt: Ich wollte einen Artikel zu meiner neuen Serie “Mehr durch weniger” schreiben und entdeckte, dass Leo genau heute einen Artikel zum Thema “The Four Laws of Simplicity, and Hot to Apply Them to Life” geschrieben hat. Darauf kann ich wunderbar aufbauen, denn ich starte mit der Oberfläche, also mit den Dingen, die herum liegen.
photo by cdevroe
“Ordnung im PC” ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.
E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.
photo by carignan
“Ordnung im PC” ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.
Ich weiss nicht, ob ihr es wisst: In jedem Feed-Reader gibt es eine Funktion, sich von einem einmal abonnierten Feed wieder abzumelden :-). Lustigerweise scheuen sich sehr viele Menschen davor, diese Funktion zu benutzen. Es gilt als schick, wenn man so viele Feeds wie möglich abonniert hat. Ich kenne das: Erst heute habe ich wieder mal meine Feeds drastisch gekürzt. Mein Ziel ist, nur noch maximal zwanzig Feeds abonniert zu haben. Ich habe nämlich gemerkt, dass je mehr Feeds ich lese, desto weniger lese ich die einzelnen Beiträge. Die mögen ja durchaus spannend und interessant sein, aber ich habe gar keine Zeit mehr, alle genau zu lesen. Deshalb will ich mich lieber auf ein paar wenige konzentrieren und mich mit denen dafür umso besser beschäftigen. Aber es ist wie bei allen Dingen: Es bleibt eine gewisse Angst, dass ich etwas verpassen könnte. Ich denke, das ist mit ein Grund, weshalb wir heute oft so gehetzt sind. Es gibt sehr viele sehr gute Blogs im Internet, aber wenn wir ehrlich sind, gibt es nur ein paar wenige, die wirklich aus der Masse hervor stechen und von denen man sehr viel lernen kann. Welche diese Perlen sind, ist wohl Geschmacksache und jeder hat da andere Favoriten.
In jeder noch so kleinen Nische gibt es unzählige Blogs. Aber irgendwann sind die Themen erschöpft und es wird nur noch wenig Neues geschrieben. Ich weiss, das trifft auch auf meinen Blog zu, aber ich schreibe ja hier auch ein wenig für mich selbst. Wie dem auch sei, hier ein paar kurze Tipps, wie man seine Liste an abonnierten Feeds kürzen kann:
Jetzt wollte ich eigentlich schreiben, dass man sehr gut mit wenigen Feeds leben kann. Aber dann habe ich bei mir nachgezählt und mit Schrecken festgestellt, dass ich selber immer noch 30 Feeds abonniert habe… Mein Ziel ist aber klar: Ich will maximal noch 20 Feeds. Heute früh habe ich schon mal drastisch gekürzt, aber es wird noch weiter gehen.
Miniserie “Ordung im PC”:
Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!
Ordnung im PC (Teil II): Ran an die Innereien!
Weitere Tipps:
How to Drop an RSS Feed Like a Bad Habit @ zenhabits.net
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