Obwohl ich ja ein erklärter Gegner von zu viel Planung bin und der rollenden Planung anhänge, sind ab und zu realistische Zeitschätzungen ganz nützlich. Nicht zuletzt auch bei der Auswahl der drei Tagesziele. Lesen Sie hier, welche drei Methoden Ihnen helfen, realistischere Zeitschätzungen vorzunehmen.
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5. September 2011
So gelingt es Ihnen, besser abzuschätzen, wie lange Sie für eine Aufgabe benötigen
5. September 2008
7 häufige Fallen bei Zielen
Ziele zu setzen, ist sehr wichtig. Nur so kennt man die Richtung, in welche man gehen will. Ohne Ziele lebt man eben ziellos und erfüllt höchstens die Ziele anderer.
Dabei geht es nicht nur um berufliche Ziele oder Umsatzziele. Nein, genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – sind persönliche Ziele: Wo will ich hin? Was ist meine Vision? Was will ich erreichen im Leben? Mit der letzten Frage meine ich nicht “erfolgreicher Job” oder “eine BMW”, sondern vielmehr die weichen Ziele: “Ein guter Vater sein”, “eine liebende Partnerin sein”, “meine Familie die Zeit schenken, die sie verdient” usw.
Ziele setzen ist eines, Ziele umsetzen etwas anders. Hier ist eine Liste von Dingen, die ich im Laufe der Zeit über Ziele gelernt haben. Vielleicht können Sie sich ja im einen oder anderen Punkt wieder finden und es besser machen.
- Ziele nicht aufschreiben
Wenn man seine Ziele nicht aufschreibt, verliert man sie aus den Augen. Sie bleiben vage, unbestimmt und wahrscheinlich unerreicht. An aufgeschriebene Ziele werden Sie sich viel besser erinnern und Sie werden gezwungen, die Ziele zu formulieren und dabei nochmals zu überprüfen. - Ziele vergessen
Ziele aufzuschreiben ist ein erster Schritt, der jedoch völlig wirkungslos bleibt, wenn der Zettel irgendwo in einer Schublade liegt. Deshalb ist es wichtig, sich regelmässig an die Ziele zu erinnern. Sei es, indem man sie irgendwo aufhängt, wo man sie regelmässig sieht oder indem man sich eine Erinnerung im Kalender einrichtet. - Nicht zurück blicken
Erinnerungen helfen nicht nur dabei, sich an die Ziele zu erinnern, sondern können auch zum Anlass genommen werden, zurück zu blicken. Ein Rückblick ist wichtig, damit Sie sehen, wo Sie stehen. Müssen Sie Änderungen vornehmen? Haben Sie in Ziel vielleicht schon erreicht? Was ist der nächste Schritt in Richtung Ziel?
Bei kurzfristigen Zielen kann sich ein täglicher Rückblick lohnen, ansonsten hat sich ein wöchentlicher Rückblick bewährt. - Fremde Ziele
Wo immer Sie die Möglichkeiten haben, setzen Sie sich Ihre eigenen Ziele. Sie müssen dahinter stehen und Sie müssen das Ziel verfolgen. Ein Ziel zu übernehmen, weil “das ja alle tun” oder weil es jemand von Ihnen implizit oder explizit verlangt, ist schwierig. Es gibt so Situation, gerade am Arbeitsplatz, aber suchen Sie selbst da Ihre eigenen Ziele. Wenn Sie Ihre eigenen Ziele setzen, gibt Ihnen das einen zusätzlichen Schub an Motivation. - Keine klaren Ziele
Schwammige Ziele (z.B. “ich möchte abnehmen”) sind zum Scheitern verurteilt. Wenn Ihnen das Ziel wirklich am Herzen liegt, dann beschäftigen Sie sich damit. Gehen Sie am besten nach dem SMART-Prinzip vor: Ziele sollten spezifisch, messbar, akzeptierbar, realistisch sein und einen Zeitrahmen aufweisen. Mehr dazu in meinem Artikel “Wie setze ich mir SMARTe Ziele?“. - Kein Plan
Selbst bei klaren, einfachen Zielen (z.B. täglich 20 Minuten joggen) muss man planen, wann man sich Zeit dafür nimmt. Andere Ziele brauchen einen umfangreicheren Plan. In jedem Fall brauchen Sie einen Plan. Überlegen Sie sich, was Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen (finanziell, zeitlich, Unterstützung usw.), welche Hindernisse auftreten können und was Sie dagegen tun. Brechen Sie Ihr Ziel in Zwischenziele herunter und dann noch weiter bis zu ganz konkreten Handlungsschritten. Aber übertreiben Sie es nicht: Ihr Ziel ist das Ziel an sich und nicht ein perfekter Plan. - Aufgeben
Es kann sein, dass Sie Ihr Ziel nicht oder nicht sofort erreichen. Geben Sie aber nicht auf, bleiben Sie nicht liegen, sondern stehen Sie auf, lernen Sie aus Ihren Fehlern und blicken Sie wieder nach vorne.
1. Juli 2008
Die ALPEN-Methode und ihre Lücken
Um seinen Tag zu planen und einzuteilen, gibt es wohl mehr Methoden als zu erledigende Aufgaben. Jeder Zeitmanagement-Experte hat seine eigene Methode, auf die er schwört. Dies gilt natürlich auch für Lothar Seiwert, den deutsche Zeitmanagement-Papst. Er schlägt für die Tagesplanung eine einfache Methode vor: Die ALPEN-Methode. In diesem Artikel möchte ich die ALPEN-Methode kurz möglichst neutral vorstellen. Anschliessend beleuchtet ich die Methode aus meiner Sicht.
Die ALPEN-Methode
Der Begriff “ALPEN” stammt wohl von Lothar Seiwert, die Ideen dahinter sind jedoch weder neu noch originell. Aber die ALPEN-Methode gibt das Wesentlichste in kurzer, gut merkbarer Form wieder. Denn der Begriff ALPEN ist eine Merkhilfe für die 5 Schritte der Tagesplanung. Das sind im Einzelnen:
Aufgaben aufschreiben
Schriftliche Planung entlastet nicht nur Ihr Gedächtnis, sondern motiviert, den Plan auszuführen. Schreiben Sie also alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten auf, die Sie für den Tag planen. Am besten bereits am Abend vorher, dann kann sich der Plan im Hirn setzen und Sie gehen automatisch den nächsten Tag im Kopf durch.
Länge/Dauer einschätzen
Für jede Aufgabe geben Sie eine Schätzung an, wie lange Sie damit beschäftigt sind. Wir haben die Tendenz, uns viel zu viel vorzunehmen. Das führt dann zwangsläufig zu Frustration, wenn wir den Plan wieder einmal nicht geschafft haben. Bleiben Sie realistisch, aber geben Sie sich sportliche Vorgaben vor: Denn das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich die Arbeit in dem Masse ausdehnt, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Nehmen Sie sich also eine Stunde für eine Aufgabe vor, werden Sie auch eine Stunde brauchen. Planen Sie aber nur 45 Minuten, dann schaffen Sie es in dieser Zeit bei gleicher Qualität. Denn dann konzentrieren Sie sich automatisch auf das Wichtigste. Gehen Sie nur nicht unter ein vernünftiges Minimum.
Pufferzeiten einplanen
Sie kennen das: Sie planen Ihren Tag genau durch und plötzlich schneit eine dringende Aufgabe herein, der Chef will sofort etwas von Ihnen und das Telefon hört nicht auf zu klingeln. Und schon sind Sie im Rückstand, was sich nicht mehr aufholen lässt. Sehen Sie deshalb Pufferzeiten vor. Pufferzeiten können Sie natürlich nicht genau einplanen (z.B. von 15-16 Uhr), denn niemand wird sich daran halten. Es geht aber darum, nur etwa 50% des Tages zu verplanen. Die anderen 50% sind da für Unerwartetes, Zeitdiebe, Ideenentwicklung, Kommunikation usw. Wenn Sie dann eine Aufgabe nicht um 11 Uhr beginnen können, sondern erst um 11.30 Uhr, fällt Ihre Planung deswegen nicht gleich auseinander.
Entscheidungen treffen
Kaum jemand ist in der Position, seine Entscheidungen völlig autonom zu treffen. Plötzlich will der Kollege unbedingt etwas, oder ein Kunde hat ein Problem, dem Sie sich sofort widmen wollen. Trotzdem ist es Ihre Zeit und Sie können selbstständig das Wesentliche benennen. Setzen Sie deshalb Prioritäten, delegieren Sie, wenn Sie können, und kürzen Sie alle Unwesentliche ab. Auch hier: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor und wähle Sie maximal 3 Tagesprioritäten aus. Wählen Sie diese so aus, dass Sie wissen: Wenn Sie nur diese drei Aufgaben erledigt haben, war der Tag vielleicht nicht optimal, aber haben Sie etwas erreicht und der Tag war nicht verloren.
Nachkontrolle
Jedes System nützt Ihnen nur dann etwas, wenn Sie Ihre Lehren darauf ziehen. Nehmen Sie sich täglich Zeit, zurück zu blicken und zu kontrollieren, ob Sie Ihren Plan einhalten konnten. Falls nicht, überlegen Sie, was schief gelaufen ist und wo Sie sich verbessern können.
Vorteile der ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist meines Erachtens ein guter Ausgangspunkt für jemanden, der sich wie ein Blatt im Wind fühlt: Hin- und hergetrieben, ohne Kontrolle, ohne Selbstbestimmung. Sie spricht die grössten Herausforderungen an und bietet einfache Lösungen. Mithilfe der schriftlichen Planung wird der Tag konkret und überschaubar. Sie müssen sich fragen, was Sie heute erreichen wollen, was Ihre drei wichtigsten Aufgaben für heute sind und wann Sie Zeit dafür finden. Mithilfe der Pufferzeiten verhindern Sie, dass Sie sich zu viel vornehmen oder Ihr Plan auseinander fällt.
Nachteile der ALPEN-Methode
Trotz der Vorteile bleiben ein paar Fragen offen: Was tue ich, wenn ich zwar auf 15 Uhr eine wichtige Aufgabe eingeplant habe, aber gerade dann keine Energie dazu habe? Habe ich dann nur schlecht geplant? Was mache ich in den Pufferzeiten, wenn nichts Unerwartetes eingetreten ist? Aufgaben vom nächsten Tag vorziehen? Das Büro aufräumen? Eigentlich müsste man konsequenterweise einen Plan B für leere Pufferzeiten im Ärmel haben. Ausserdem: Haben Sie so viel Zeit zur Verfügung, dass Sie Pufferzeiten einplanen können?
Ich habe diese Methode über längere Zeit ausprobiert und komme zum Schluss, dass Sie zwar gut klingt, aber in der Praxis meist schnell an die Grenze stösst. Planung ist sinnvoll, ich würde sogar sagen essentiell, aber sie darf den Tag nicht in ein enges Korsett zwingen. Planung muss einfach sein (damit man nicht jeden Tag zu lange planen muss), sie muss flexibel sein für Unerwartetes und persönliche Motivations- oder Energietiefs, sie muss eine gewisse Verbindlichkeit haben, aber darf nicht einschränken.
Meines Erachtens erfüllen zwei neuere Methoden diese Anforderungen viel besser als die ALPEN-Methode, nämlich Getting Things Done (GTD) von David Allen und dessen Vereinfachung Zen To Done (ZTD) von Leo Babauta. Auf meinem Blog war schon von beiden Methoden die Rede, in den nächsten Wochen werde ich zurück zu den Wurzeln gehen und sie genauer und praxisbezogen vorstellen.
Arbeiten Sie mit der ALPEN-Methode? Was sind Ihre Erfahrungen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar!
Foto von goya
10. April 2008
Energie- statt Zeitmanagement
photo credit: michael.heiss
Das klassische Zeitmanagement versucht, immer mehr in immer weniger Zeit zu erreichen. Im Zeitalter der Kopfarbeiter greift dies aber zu kurz. Langsam findet ein Umschwung statt: Zeitmanagement heisst je länger je mehr Energiemanagement.
13. März 2008
“The Printable CEO Series” von David Seah
Habe ich euch eigentlich schon mal von David Seah erzählt? David Seah ist Designer, der einen Blog über Produktivität und andere Methoden, sich selber weiter zu bringen, schreibt. Dafür hat er ein paar kostenlose und sehr hübsche Tools entwickelt. Bevor ihr nun eure Download-Leitung poliert und frei macht: Es sind keine Programme oder digitalen Tools, sondern sie sind alle auf Papier, werden aber als PDFs angeboten. Heute möchte ich euch diese Hilfsmittel vorstellen, da sie sehr nützlich, einfach zu benutzen und ansprechend gestaltet sind. Sie helfen, den Überblick über den Arbeitstag zu behalten.
Diese Tools sind entstanden, weil David seine Zeit produktiver einsetzen und sich besser fokussieren wollte. Die Hilfsmittel sind nicht besonders neuartig oder revolutionär, aber man merkt seinen Design-Hintergrund: Sie sind sehr schön designt und die Arbeit damit macht einfach Spass. Sie helfen auf visuelle Art, den Tag besser in den Griff zu bekommen.
David Seah ist ein Freelancer, deshalb sind seine Hilfsmittel auch darauf ausgelegt. Aber auch mir als normale Arbeitsbiene helfen sie, meinen Tag besser zu organisieren. Wenn euch ein Hilfsmittel interessiert, dann klickt einfach auf den Titel und schon werdet ihr auf die entsprechende Seite bei David geleitet.
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11. März 2008
G-O-A-L-S: Ziele auseinander genommen
photo by Beangirl
Vor einigen Monaten habe ich im Internet einen Artikel gelesen, wo der Autor 5 Tipps zum Erreichen von Zielen gegeben hat. Der Witz war, dass jeder Tipp mit einem der Buchstaben des Wortes “GOALS” (Ziele) beginnt. Leider habe ich mir die Quelle nicht notiert, aber die Idee finde ich bestechend, da man sich die 5 Schlüssel so gut merken kann. Diese 5 Tipps möchte ich euch weiter geben.
28. Februar 2008
Ready, Aim, Fire: Wieviel Planung braucht der Mensch?
photo by ~syn
Ich empfehle immer wieder, zu planen, vor allem seine Ziele zu definieren und den Weg dorthin zu planen. Ich weiss nicht, wie es euch geht, aber manchmal ertappe ich mich dabei, wie ich im Planungsprozess stecken bleibe. Ich plane und plane und plane, gehe vom Hundertsten ins Tausendste und revidiere den Plan sicherheitshalber gleich nochmal. Leider komme ich in dem Fall nie über das Planungsstadium hinaus. Ist es Angst vor dem Ausführen des Plans? Ist es Angst vor Misserfolg? Oder ist es gar Angst vor Erfolg? Oder will ich vielleicht das Ziel gar nicht so sehr erreichen, wie ich mir das einbilde? Ich glaube, dass es sich hier um ein anderes Problem handelt als bei Aufschieberitis (Prokrastination), obwohl dort ähnliche Tendenzen zu beobachten sind. Hier geht es um den ganz normalen Planungsprozess, wo man sich aber darin verliert.
25. Februar 2008
4 Fragen, um den Faden wieder zu finden
photo by dullhunk
Wer kennt das nicht: Man versucht, sich persönlich zu verbessern, produktiver und effektiver zu werden, zielorientiert zu arbeiten und das Ende nicht aus dem Blick zu verlieren. Doch plötzlich bleibt man einfach stecken. Lange Zeit war man sehr motiviert und wusste genau, was man will und was einem wichtig ist. Irgendwann legt sich Begeisterung und man muss aufpassen, nicht in den alten Trott zu verfallen. Wisst ihr, wovon ich spreche? Um aus dieser Falle heraus zu kommen, gibt es vier wunderbare Fragen. Diese Fragen sind eine Kombination der Dinge, die man hat oder nicht hat und den Dingen, die man will oder nicht will. Damit ihr überhaupt versteht, von was ich hier spreche, habe ich eine kleine Tabelle gemacht.
14. Februar 2008
Mehr durch weniger: Zusammenfassung
Ich bin überzeugt davon, dass wir uns das Leben sehr oft schwerer machen, als es ist. Wir sind zwar mit vielen komplexen Problemen konfrontiert, aber indem wir auch nach komplexen Lösungen suchen, überfordern wir uns und laufen Gefahr, das Problem gar nicht zu lösen. Nicht etwa, weil das Problem zu komplex oder kompliziert ist, sondern weil die Lösung zu kompliziert ist. Die Lösung wird zu einem Problem. Die Prinzipien von Simplify oder der Vereinfachung bieten ein Gegenmittel dazu. Mit der Serie “Mehr durch weniger” habe ich ein paar Prinzipien und Methoden vorgestellt, wie man sein Arbeitsleben vereinfachen kann. Heute möchte ich die Artikel in 6 Tipps zusammenfassen.
4. Februar 2008
Mehr durch weniger (Teil V): Die Eisenhower-Matrix
photo by macfuenzal
Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.
Dwight D. Eisenhower ist nicht nur berühmt, weil er der 34. Präsident der USA und während des zweiten Weltkriegs der Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa war. Denn wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, stolpert früher oder später über die Eisenhower-Matrix. Ich habe sie bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei “Die 7 Wege zur Effektivität” und dann auch bei “Der Weg zum Wesentlichen“. Covey hat die Matrix angepasst und baut darauf seinen Vorschlag für einen Terminplaner auf.
