Um seinen Tag zu planen und einzuteilen, gibt es wohl mehr Methoden als zu erledigende Aufgaben. Jeder Zeitmanagement-Experte hat seine eigene Methode, auf die er schwört. Dies gilt natürlich auch für Lothar Seiwert, den deutsche Zeitmanagement-Papst. Er schlägt für die Tagesplanung eine einfache Methode vor: Die ALPEN-Methode. In diesem Artikel möchte ich die ALPEN-Methode kurz möglichst neutral vorstellen. Anschliessend beleuchtet ich die Methode aus meiner Sicht.

Die ALPEN-Methode

Der Begriff “ALPEN” stammt wohl von Lothar Seiwert, die Ideen dahinter sind jedoch weder neu noch originell. Aber die ALPEN-Methode gibt das Wesentlichste in kurzer, gut merkbarer Form wieder. Denn der Begriff ALPEN ist eine Merkhilfe für die 5 Schritte der Tagesplanung. Das sind im Einzelnen:

Aufgaben aufschreiben

Schriftliche Planung entlastet nicht nur Ihr Gedächtnis, sondern motiviert, den Plan auszuführen. Schreiben Sie also alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten auf, die Sie für den Tag planen. Am besten bereits am Abend vorher, dann kann sich der Plan im Hirn setzen und Sie gehen automatisch den nächsten Tag im Kopf durch.

Länge/Dauer einschätzen

Für jede Aufgabe geben Sie eine Schätzung an, wie lange Sie damit beschäftigt sind. Wir haben die Tendenz, uns viel zu viel vorzunehmen. Das führt dann zwangsläufig zu Frustration, wenn wir den Plan wieder einmal nicht geschafft haben. Bleiben Sie realistisch, aber geben Sie sich sportliche Vorgaben vor: Denn das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich die Arbeit in dem Masse ausdehnt, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Nehmen Sie sich also eine Stunde für eine Aufgabe vor, werden Sie auch eine Stunde brauchen. Planen Sie aber nur 45 Minuten, dann schaffen Sie es in dieser Zeit bei gleicher Qualität. Denn dann konzentrieren Sie sich automatisch auf das Wichtigste. Gehen Sie nur nicht unter ein vernünftiges Minimum.

Pufferzeiten einplanen

Sie kennen das: Sie planen Ihren Tag genau durch und plötzlich schneit eine dringende Aufgabe herein, der Chef will sofort etwas von Ihnen und das Telefon hört nicht auf zu klingeln. Und schon sind Sie im Rückstand, was sich nicht mehr aufholen lässt. Sehen Sie deshalb Pufferzeiten vor. Pufferzeiten können Sie natürlich nicht genau einplanen (z.B. von 15-16 Uhr), denn niemand wird sich daran halten. Es geht aber darum, nur etwa 50% des Tages zu verplanen. Die anderen 50% sind da für Unerwartetes, Zeitdiebe, Ideenentwicklung, Kommunikation usw. Wenn Sie dann eine Aufgabe nicht um 11 Uhr beginnen können, sondern erst um 11.30 Uhr, fällt Ihre Planung deswegen nicht gleich auseinander.

Entscheidungen treffen

Kaum jemand ist in der Position, seine Entscheidungen völlig autonom zu treffen. Plötzlich will der Kollege unbedingt etwas, oder ein Kunde hat ein Problem, dem Sie sich sofort widmen wollen. Trotzdem ist es Ihre Zeit und Sie können selbstständig das Wesentliche benennen. Setzen Sie deshalb Prioritäten, delegieren Sie, wenn Sie können, und kürzen Sie alle Unwesentliche ab. Auch hier: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor und wähle Sie maximal 3 Tagesprioritäten aus. Wählen Sie diese so aus, dass Sie wissen: Wenn Sie nur diese drei Aufgaben erledigt haben, war der Tag vielleicht nicht optimal, aber haben Sie etwas erreicht und der Tag war nicht verloren.

Nachkontrolle

Jedes System nützt Ihnen nur dann etwas, wenn Sie Ihre Lehren darauf ziehen. Nehmen Sie sich täglich Zeit, zurück zu blicken und zu kontrollieren, ob Sie Ihren Plan einhalten konnten. Falls nicht, überlegen Sie, was schief gelaufen ist und wo Sie sich verbessern können.

Vorteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist meines Erachtens ein guter Ausgangspunkt für jemanden, der sich wie ein Blatt im Wind fühlt: Hin- und hergetrieben, ohne Kontrolle, ohne Selbstbestimmung. Sie spricht die grössten Herausforderungen an und bietet einfache Lösungen. Mithilfe der schriftlichen Planung wird der Tag konkret und überschaubar. Sie müssen sich fragen, was Sie heute erreichen wollen, was Ihre drei wichtigsten Aufgaben für heute sind und wann Sie Zeit dafür finden. Mithilfe der Pufferzeiten verhindern Sie, dass Sie sich zu viel vornehmen oder Ihr Plan auseinander fällt.

Nachteile der ALPEN-Methode

Trotz der Vorteile bleiben ein paar Fragen offen: Was tue ich, wenn ich zwar auf 15 Uhr eine wichtige Aufgabe eingeplant habe, aber gerade dann keine Energie dazu habe? Habe ich dann nur schlecht geplant? Was mache ich in den Pufferzeiten, wenn nichts Unerwartetes eingetreten ist? Aufgaben vom nächsten Tag vorziehen? Das Büro aufräumen? Eigentlich müsste man konsequenterweise einen Plan B für leere Pufferzeiten im Ärmel haben. Ausserdem: Haben Sie so viel Zeit zur Verfügung, dass Sie Pufferzeiten einplanen können?

Ich habe diese Methode über längere Zeit ausprobiert und komme zum Schluss, dass Sie zwar gut klingt, aber in der Praxis meist schnell an die Grenze stösst. Planung ist sinnvoll, ich würde sogar sagen essentiell, aber sie darf den Tag nicht in ein enges Korsett zwingen. Planung muss einfach sein (damit man nicht jeden Tag zu lange planen muss), sie muss flexibel sein für Unerwartetes und persönliche Motivations- oder Energietiefs, sie muss eine gewisse Verbindlichkeit haben, aber darf nicht einschränken.

Meines Erachtens erfüllen zwei neuere Methoden diese Anforderungen viel besser als die ALPEN-Methode, nämlich Getting Things Done (GTD) von David Allen und dessen Vereinfachung Zen To Done (ZTD) von Leo Babauta. Auf meinem Blog war schon von beiden Methoden die Rede, in den nächsten Wochen werde ich zurück zu den Wurzeln gehen und sie genauer und praxisbezogen vorstellen.

Arbeiten Sie mit der ALPEN-Methode? Was sind Ihre Erfahrungen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar!

Foto von goya