Outlook: So organisieren Sie Ihre Termine im Team

Outlook bietet zwei grosse Vorteile, die es fast jedem anderen Tool voraus hat:

• Dank der verschiedenen Module (E-Mails, Kalender, Aufgaben usw.) können Sie Ihren Alltag komplett mit einem Programm organisieren. Kaum ein anderes Programm bietet so viel unter einer einheitlichen Oberfläche. Und seit der Version 2007 sind die Module auch so integriert, dass der Nutzen grösser ist als der Ärger.
• Arbeiten Sie in einem Team, können Sie Teile von Outlook fast nach Belieben freigeben und viele Dinge gemeinsam nutzen. In diese Kategorie fallen auch die Besprechungsanfragen in Outlook, die Sie bestimmt kennen und nutzen. Voraussetzung ist allerdings ein Exchange-Server, der glücklicherweise in den meisten Unternehmen eingerichtet ist.

Wie Sie Besprechungsanfragen in Outlook nutzen

Ist Outlook richtig eingerichtet, können Sie problemlos Termine innerhalb des Unternehmens organisieren. Sie sehen, wann Ihre Kolleginnen und Kollegen freie Zeiten haben und können entsprechende Anfragen an sie richten.

So können Sie schnell und elegant in freigegebenen Kalendern nach passenden Zeiten suchen und sogar automatisch Vorschläge von Outlook anzeigen lassen.

Vorteile von Besprechungsanfragen

Outlook unterstützt Sie auf clevere Art und Weise bei Besprechungsanfragen:

• Sie sehen in den freigegebenen Kalendern, wann mögliche Zeitfenster offen sind.
• Alle Teilnehmenden erhalten eine Einladung per E-Mail. In dieser Einladung integriert sind Schaltknöpfe, um den Termin anzunehmen, abzulehnen oder eine Alternative vorzuschlagen.
• In der Einladung sehen die Empfänger direkt den betreffenden Ausschnitt aus ihrem Kalender und damit auf einen Blick, ob Sie dann überhaupt Zeit haben.
• Angenommene Termine werden sofort in den Kalender eingetragen.
• Organisieren Sie einen Termin, sehen Sie auf einen Blick, wer bereits geantwortet hat und wer nicht.

Besprechungsanfrage in Outlook erstellen

Wie üblich gibt es mehrere Möglichkeiten, eine Besprechungsanfrage zu starten. Die einfachste ist – wie immer – mit einer Tastenkombination: Strg-Umschalt-Q.

Sie können aber auch auf „Neue Besprechung“ im Kalender klicken oder einen normalen Termin erstellen und dann auf „Teilnehmer einladen“ klicken. Im folgenden Fenster wählen Sie folgende Dinge:

1. Definieren Sie die Teilnehmenden im Feld „An“. Das funktioniert genau so wie bei einer E-Mail.
2. Klicken Sie auf den Schaltknopf „An“, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Teilnehmenden in der Liste auswählen können und – was viel wichtiger ist – angeben, ob die jeweilige Person unbedingt an dem Termin teilnehmen muss („Erforderlich“) oder nur optional. Ausserdem beziehen Sie hier Ressourcen wie Sitzungszimmer, Beamer usw. mit ein.
3. Sie können nun die Details Ihres Termines wie Betreff, Ort, Notizen, Anhänge usw. eingeben.
4. Der Terminplanungs-Assistent hilft Ihnen dann, eine passende Zeit zu finden. Sie sehen hier, wann die Teilnehmenden schon gebucht sind – sofern Sie Zugriff auf deren Kalender haben.

Um den Status des Termins zu kontrollieren, öffnen Sie ihn im Kalender und klicken dann ganz unten rechts auf den kleinen Pfeil neben den Fotos der Teilnehmenden. Daraufhin öffnet sich der Personenbereich und Sie sehen, wer wie geantwortet hat und wessen Antwort noch aussteht.

Eine Alternative

Es gibt einen einfacheren Weg, eine Besprechung zu organisieren, wenn Sie nur wenige Teilnehmende dafür benötigen. Sie können nämlich die Kalender von diesen einfach nebeneinander einblenden lassen. So sehen Sie auf einen Blick, dass zwar alle die Sitzung noch am Dienstag ab 14.00 Uhr hinein quetschen könnten, aber Sie sehen auch gleichzeitig, dass bei allen der Freitag Vormittag noch komplett frei ist.

Öffnen Sie dazu einfach die Kalender der gewünschten Teilnehmenden im Register “Start” unter “Kalender öffnen”.

Suchen Sie einen Termin aus, an dem voraussichtlich alle teilnehmen können. Klicken Sie im Register „Start“ unter „Neue Besprechung“ auf „Neue Besprechung mit allen“. Erstellen Sie dann ganz normal Ihre Besprechungsanfrage.

Noch eine Alternative

Outlook 2010 stellt Ihnen auch die Planungsansicht zur Verfügung. Sie finden sie unter „Start“ in der Gruppe „Anordnen“.

In der Planungsansicht sehen Sie die gewählten Kalender untereinander ähnlich wie beim Terminplanungs-Assistenten, aber deutlich übersichtlicher. Ganz oben wird Ihnen mit einem Balken direkt angezeigt, welche Termine sicher besetzt sind.

Kalender auf einen Klick einblenden

Vermutlich müssen Sie hin und wieder alle Kalender Ihrer Teammitglieder oder sonst eines immer gleichen Personenkreises einblenden lassen. Mit Outlook ist das auf einen Klick möglich, nämlich dank den Kalendergruppen, die Sie im Register “Start” unter “Kalendergruppe” finden.

Die Kalendergruppe erscheinen in der Liste links. Setzen Sie ein Häkchen im Kästchen der Kalendergruppe, werden sofort alle Kalender der Mitglieder dieser Gruppe angezeigt.

Kalender überlagern

Und noch eine letzte Möglichkeit gibt es, mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen. Sie können nämlich mehrere Kalender überlagern. Das heisst: Outlook zeigt Ihnen alle Termine in einem einzigen Raster. Das kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Kalender verwalten – etwa Ihren eigenen und den Ihrer Vorgesetzten oder einen Projektkalender.

1. Öffnen Sie die Kalender, die Sie überlagern möchten.
2. Klicken Sie entweder auf den kleinen Pfeil neben dem Kalendernamen oder wählen Sie im Register „Ansicht“ unter „Anordnung“ „Überlagern“. Genauso können Sie die Kalender auch wieder trennen.

Sie sehen: Bereits in früheren Versionen konnte man mit Outlook recht gut Termine im Team nutzen. Mit der Version 2010 haben diese Funktionen nochmals einen Schub erhalten und bieten sehr viele und – was noch wichtiger ist – sehr gute Möglichkeiten.