Mehr durch weniger (Teil III): Zeit in der Box. Oder: Wie man durch Einschränkungen mehr erreicht

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Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Manchmal fällt man aus seinem Rhythmus heraus, konzentriert sich auf Unwichtiges, verplempert Zeit, kommt zu keinen Ende oder übt sich in Aufschieberitis (Prokrastination). Das ist normal und jeder kennt solche Phasen. Selbst wenn man von etwas begeistert ist, hat man manchmal schwache Phasen. Problematisch wird es erst dann, wenn man über längere Zeit in diesem Zustand verharrt. Doch es gibt eine einfache Technik, die hilft: Time Boxing.

Um zu verstehen, was Time Boxing ist und weshalb es funktioniert, müssen wir auf das Parkinsonsche Gesetz zurück greifen. Der Soziologie Cyril Northcote Parkinson hat aufgrund von Beobachtungen ein Gesetz über Arbeit formuliert. Ob dieses Gesetz wirklich ein (Natur-)Gesetz ist, darüber kann man streiten. Aber es trägt sicher ein Körnchen Wahrheit in sich. Es lautet:

• Arbeit dehnt sich in dem Masse aus, wie Zeit zur Verfügung steht.

Denkt an ein schwieriges Mail, welches ihr schreiben wollt. Kurz vor einem Termin oder wenn man unter Druck steht, geht das recht flott von der Hand. Aber wenn man im Moment gerade nicht viel zu tun hat, überlegt und feilt man ewig an den richtigen Formulierungen. Laut dem Gesetz ist das Ergebnis in beiden Fällen dasselbe. Das mag übertrieben sein, aber ich glaube, dass sich die Qualität der Ergebnisse nicht grundlegend unterscheidet: Im ersten Fall erreicht man vielleicht 90%, im zweiten 85%.

Um nicht zu viel Zeit zu verplempern, gibt es eine gute Technik, nämlich das so genannte “Time Boxing” (etwa: Zeitrahmen). Time Boxing ist eine Technik, welche oft in der Software-Entwicklung zum Zuge kommt. Dort ist das Problem, dass jedes Programm noch mehr und noch bessere Features haben könnte, aber wenn man alles einbauen möchte, was man könnte, dann würde die Software nie erscheinen. Deshalb setzt man sich einen Termin, an dem die Software erscheint und zwar mit den Features, die dann eben fertig sind. So verschiebt sich die Perspektive: Das Ziel ist nicht mehr, die bestmögliche Software überhaupt herzustellen, sondern die bestmögliche Software, welche man in der vorgegebenen Zeit programmieren kann. Nun, dieses Prinzip lässt sich auf andere Aufgaben übertragen: Ich kann den besten Bericht aller Zeiten schreiben – und werde nie fertig – oder den besten Bericht, den ich in 2 Tagen schreiben kann. Der Vorteil: Der erste Bericht ist vermutlich nicht besser als der zweite Bericht.

Time-Boxing in fünf Schritten

1. Aufgabe auswählen: Eigentlich sind alle Aufgaben für das Time-Boxing geeignet. Besonders die ungeliebten Aufgaben oder Aufgaben, bei denen man sonst sehr viel Zeit verliert, bieten sich an.
2. Ziel definieren: Es muss klar sein, was ihr in der Zeit erreichen wollt. Ihr müsst merken können, wann ihr fertig seid.
3. Zeitrahmen: Dann wählt ihr die Menge an Zeit aus, welche ihr der Aufgabe widmen wollt. Sie muss sich natürlich in einem realistischen Rahmen bewegen, man kann die Zeit nicht beliebig verkürzen. Wenn ihr für eine Offerte immer um die 3 Stunden braucht, dann könnt ihr eine Offerte nicht plötzlich in einer Stunde schreiben. Aber setzt euch ruhig sportliche Vorgaben.
4. Fokus: Verpflichtet euch dann, das beste Resultat, welches in dieser Zeit möglich ist, zu erreichen. Konzentriert und fokussiert euch voll und ganz darauf. Ihr habt euch für die Aufgabe und den Zeitrahmen entschieden, also steht hinter der Entscheidung und erledigt die Aufgabe in der Zeit.
5. Rückblick: Schaut am Schluss zurück und kontrolliert, ob es funktioniert hat. Falls nicht, erkennt den Grund und ändert den Ansatz.

Jetzt seht ihr auch, was das alles mit Parkinson zu tun hat. Ich bin überzeugt, dass man mit sportlichen – aber realistischen! – Zeitvorgaben die Aufgabe praktisch genau so gut erledigen kann, wie wenn man einfach drauf los arbeitet.

Beispiele

• Projekte: Time Boxing eignet sich auch für längere Projekte. Nehmen wir an, ihr müsst den nächsten Meilenstein in drei Wochen erledigen. Dann könnt ihr euch eine Timebox von 2 Stunden pro Tag vorgeben.
• Inbox leeren: Ihr gebt euch täglich eine Timebox von 20 Minuten, um eure Inbox zu leeren.
• Mails beantworten: Eure täglich reservierte Zeit, um Mails zu beantworten, beträgt – sagen wir mal – 1 Stunde. Diese Zeit muss dafür reichen. Das ist nur ein Beispiel, beim einen reichen 30 Minuten, bei der anderen müssen es 2 Stunden sein.
• Sitzungen: Das Prinzip lässt sich auch auf Sitzungen anwenden: Definiert die Ziele (evtl. gemeinsam mit den anderen Teilnehmenden) und haltet danach die veranschlagte Zeit genau ein.

Paradebeispiel: Zeitdiebe

Um Zeitdiebe in den Griff zu bekommen, ist Time Boxing eine wunderbare Technik. Ich mache das so: Wenn ich Mühe habe, mit der Arbeit zu beginnen oder mich ständig ablenke, dann gebe ich mir eine recht kurze Timebox vor, in der ich arbeiten will. Meistens sind das lediglich 30 Minuten. Für diesen Zweck habe ich eine Sanduhr auf dem Tisch, welche natürlich genau 30 Minuten misst. Nach diesen 30 Minuten darf ich dann 10 Minuten tun, was ich will (im Internet surfen, private Mails schreiben usw.). 30 Minuten scheinen kurz zu sein, aber ist bewusst gewählt: Das ist eine Dauer, die mich nicht abschreckt, sondern wo ich mir vorstellen kann, sie durchzuhalten, denn ich weiss ja, was danach kommt: Pause. Und mehrmals 30 Minuten Arbeit und 10 Minuten Pause ist besser, als 2 Stunden Zeit zu verplempern und danach ein schlechtes Gewissen zu haben. Die Sanduhr hat ausserdem den Vorteil, dass sie nach 30 Minuten keinen Lärm macht. So habe ich mich schon ertappt, wie ich länger gearbeitet habe, ohne es zu bemerken und ohne, dass es mir etwas ausgemacht hätte. Man muss nur wissen, wie man sich austricksen kann und schon erreicht man mehr durch weniger.