E-Mails – Segen und Fluch zugleich.
Pro Tag verbringen wir mindestens 1.5 Stunden in unserem Posteingang, um durchschnittlich 30–40 E-Mails zu bearbeiten. Je nach Position und Tag auch deutlich mehr.
Nur: Mailen ist nicht arbeiten.
Produkte erstellen, Dienstleistungen erbringen, Dinge erschaffen ist arbeiten.
Die Gefahr ist groß, dass wir unseren Tag durch Dringlichkeiten und Zufälligkeiten steuern lassen.
Die Folge: Wir schleudern durch den Tag wie ein Ball im Flipperautomaten.
Das Gegenmittel: Eine Zeitplanung. Allerdings eine, die nur die Richtung vorgibt wie ein Kompass, aber uns nicht einschränkt und Platz für Unvorhergesehenes und Spontanes lässt.
Hören Sie hier, wie so eine Tagesplanung aussehen kann.
Übrigens: In diesem ausführlichen Artikel habe ich die verschiedensten Aspekte der Tagesplanung im Detail diskutiert.
Im letzten Artikel ging es darum, Zeit für die wichtigen Aufgaben zu schaffen. Eine der Methoden ist so banal, aber gleichzeitig so wirksam, dass sie einen eigenen Artikel verdient.
Denn das eigentliche Geheimnis, Zeit für die wichtigen Dinge und Aufgaben zu schaffen ist (und jetzt halten Sie sich fest): Andere Dinge zu beenden.
Abgeben, abschließen, verlassen, fallen lassen, aussteigen, quittieren, aufgeben – sprich: Ballast abwerfen.
Häufig lassen wir uns von Zufälligkeiten durch den Tag führen: Was am meisten Lärm macht, wird zuerst erledigt.
Eine Aufgabe muss sich selbst nur am lautesten als dringend und wichtig markieren und schon wird sie angepackt.
Dabei sind Zufälligkeiten der Feind des Fokus. Hetze ist die Feindin der guten Qualität und des produktiven Arbeitens.
Es ist eine grosse Kunst im Zeitmanagement, immer wieder zu lernen, sich Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu nehmen.
Jawohl: “Zu nehmen”. Denn Zeit hat man nicht, sondern Zeit nimmt man sich.
Häufig hat der Tag mehr Arbeit als Stunden. Aber eigentlich haben auch Sie genug Zeit. Sie haben nur (unbewusst?) entschieden, Sie nicht zu nutzen.
Ob und wie man seine Zeit nutzt, ist eine Entscheidung, weitgehend sogar eine freie Entscheidung. Nur treffen wir häufig diese Entscheidung gar nicht – und machen dann das, was die Leute sagen, die diese Entscheidung treffen – oder wir treffen sie unbewusst.
Das ist besonders tragisch, wenn wir deswegen unsere Träume nicht verfolgen oder verwirklichen.
Dinge zielgerichtet zu erledigen, heißt, sich bewusst zu sein, weshalb man etwas tut und zu erkennen, wann die Qualität hoch genug ist und man die Aufgabe beenden kann.
Manchmal ist “gut” besser als “das Beste”. Nämlich wenn “das Beste” nie fertig wird. Oder nicht geliefert wird. Oder überhaupt nicht gemacht wird.
Haben sie auch schon Gelegenheiten verpasst, nur weil Sie auf den besten Moment, ja sogar auf den perfekten Moment gewartet haben? Haben Sie auch schon eine tolle Idee nicht umgesetzt, weil der beste Moment zur Umsetzung nie gekommen ist?
Selbstverständlich haben wir alle Zeit. Wir haben vielleicht nicht alle Zeit der Welt, doch wir alle haben Zeit.
Sogar genau gleich viel, denn Zeit ist demokratisch verteilt: Jeder bekommt genau gleich viel.
Ich, Sie, Ihr Chef, Ihr Kunde und der Busfahrer: Alle haben 24 Stunden Zeit pro Tag.
Blöd ist nur: „Spare“ ich heute eine Stunde, habe ich morgen nicht 25 Stunden Zeit.
Nein, das Geheimnis liegt anderswo: Wie entscheide ich mich, diese 24 Stunden zu verbringen?
Nicht jeder Notfall ist wirklich ein Notfall. Nicht jede Aufgabe und Unterbrechung, die absolut dringend daher kommt, ist wirklich so dringend.
Lassen wir uns von (scheinbaren?) Dringlichkeiten leiten, springen wir von einer Zufälligkeit zur nächsten. Das ist Gift für das produktive Arbeiten.
Natürlich gibt es Jobs, bei denen Unterbrechungen zum Jobprofil gehört. Der Empfang, die Telefonzentrale oder im Support. Hier gehört es zum Profil, sich ständig unterbrechen zu lassen. Doch bei vielen anderen Jobs ist es keineswegs so.
Oft können wir selbst (mit)bestimmen, was wirklich dringend ist und als solches behandelt werden sollte.
Erzähle ich von meinem Beruf als Produktivitätstrainer oder erwähne ich das Anti-Zeitmanagement, höre ich oft eine dieser drei Antworten:
Ein schlechtes Zeitmanagement führt meistens zu Problemen. Er kommt zu Spannungen, Krisen, Stress, Hektik.
Und ja: Um das Zeitmanagement zu verbessern, muss zuerst Zeit investiert werden, die dann aber mehrfach zurück kommt.
Hier ein paar Fragen, woran Sie erkennen können, dass Sie an Ihrem Zeitmanagement definitiv etwas ändern sollten:
Twitter kennt eine Beschränkung auf 140 Zeichen, SMS auf 160 Zeichen. Die Folge? Man überlegt, bevor man schreibt.
Eigentlich eine gute Sache. Lässt sich die auch auf E-Mail übertragen?