Über den Unsinn von Prioritäten als Hilfsmittel zur Arbeitsorganisation

Ich bin kein Anhänger vom Setzen von Prioritäten. Nun, so ganz stimmt das eigentlich nicht. Ich sehe nur den Sinn nicht ein, Aufgaben zu priorisieren, ausser in einem speziellen Fall, auf den ich ganz unten eingehen werde.

Es gibt einige Zeitmanagement-Bücher, in welchen gerade empfohlen wird, seine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren (meistens A, B und C oder sogar noch bis D). Sind die denn alle falsch? Nein, falsch würde ich nicht sagen. Nur für die heutigen Verhältnisse nicht mehr ganz optimal. :-)

Priorisieren Sie noch oder arbeiten Sie schon?

Aufgaben zu priorisieren ist sinnvoll, wenn Sie in einer abgeschlossenen Welt sind, in der Sie mit mehr oder weniger fest definierten Aufgaben und ganz oder beinahe abgeschlossenen Aufgabenlisten arbeiten können. Damit meine ich: Sie haben einen Stapel Aufgaben, den Sie abarbeiten können und erst wenn Sie fertig sind, kommen neue Aufgaben hinzu. Dann macht es sogar Sinn, Prioritäten zu setzen. So erledigen Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst.

Leider ist eine weitgehend abgeschlossene Welt schon lange nicht mehr realistisch. Vielmehr werden wir heute ständig unterbrochen durch E-Mails, Anrufe oder Kollegen. Und viele dieser Unterbrechungen haben zur Folge, dass Sie anschliessend eine Aufgabe mehr zu erledigen haben. Also: Unsere Aufgabenliste heute ist sehr dynamisch, meistens nur in eine Richtung: Sie wird länger und länger.

Das Problem von Prioritäten ist nun folgendes: Sie werden höchstens die A- und B-Aufgaben erledigen, aber kaum C- und schon gar nicht D-Aufgaben, ausser sie werden mit der Zeit so drängend und dringend, dass sie zu A-Aufgaben werden. Das wird aber bei vielen C- oder D-Aufgaben nie der Fall sein. Also bleiben sie unerledigt, machen die Aufgabenliste künstlich länger und reden Ihnen permanent ein schlechtes Gewissen ein.

Der Grund, weshalb Sie nie zu Ihren C- oder D-Aufgaben kommen, ist ganz einfach: Ständig erhalten Sie neue Aufgaben und einige davon werden A- oder B-Aufgaben sein. Das bedeutet, dass der Nachschub an A- oder B-Aufgaben nie versiegt, so dass Sie ständig nur As oder Bs erledigen. Vielleicht wird eine Aufgabe, die zunächst überhaupt nicht prioritär war (also ein C oder D), plötzlich so dringend, dass sie zum A oder B wird. Beispielsweise die Aufgabe “Ablage aktualisieren”. Die wird erst dann zu einem A oder B, wenn eine Revision oder etwas ähnliches bevor steht. Und genau dann werden Sie diese Aufgabe erledigen, meist in einer Nachtschicht. Viele andere Cs oder Ds werden jedoch nie dringend. Beispielsweise die Aufgabe “Schreibtisch aufräumen”. Das werden Sie nie schaffen, wenn Sie konsequent mit Prioritäten arbeiten. Es gibt immer wichtigere Aufgaben, nämlich Produkte schaffen, Dienstleistungen erbringen, Resultate erzielen, Geld verdienen.

Deshalb schlage ich vor, dass Sie zwar Prioritäten setzen, aber auf der Ebene der übergeordneten Ziele, eventuell auch auf der Ebene der Projekte. Anschliessend sind alle Aufgaben dieses Zieles oder des Projektes automatisch prioritär. So fokussieren Sie sich auf Ihr Ziel oder Ihr Projekt, was eine sinnvollere Grösse ist als eine einzelne Aufgabe.

Diese Woche habe ich beispielsweise ein paar Projekte, denen ich meine Zeit widmen möchte und die ich vorwärts bringen möchte. Ich werde sie vermutlich bis Ende Woche nicht komplett erledigen können, aber ich kann sie einen grossen Schritt weiter bringen.

Zu Beginn des Artikels habe ich einen speziellen Fall angekündigt. Ich bin ja ein Anhänger der einfachen Methoden von Leo Babauta und seinem Zen To Done. Er schlägt vor, dass wir uns pro Woche fünf grosse Brocken und pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben setzen. Besonders die drei wichtigsten Aufgaben widersprechen ja dem Rest dieses Artikels, weil man hier Prioritäten genau auf der Ebene der Aufgaben setzt. Das stimmt, aber nur ein Stück weit: Mindestens eine dieser drei wichtigsten Aufgaben soll ja helfen, eines der übergeordnetes Ziele zu erreichen. Somit ist es eigentlich ein Ziel heruntergebrochen auf einen Handlungsschritt. Und die anderen beiden sind Aufgaben, auf die man heute seinen Schwerpunkt legen will, also auch wieder eng mit einem Projekt oder Ziel verknüpft. Wenn Sie konsequent Prioritäten bei Aufgaben setzen, dann wägen Sie jede Aufgabe gegenüber der anderen ab. Das ist meiner Meinung nach unproduktiv. Viel produktiver ist es, Schwerpunkte bei den Zielen und Projekten zu setzen. Das hilft Ihnen bei der Arbeitsorganisation.

Foto von Erik