In meinen „7 Tipps für einen leeren Kopf“ habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:
- Ich muss Zugriff auf meine Notizen haben, auch wenn kein Computer in der Nähe ist.
- Ich will meine wichtigsten und aktuellste Notizen auch im Bett oder in einem Café durchsehen können.
- Ich will schnell etwas nachschauen können, ohne ein Programm zu starten, die Suche zu bedienen und dann die entsprechende Information zu finden.
- Meine Notizen müssen noch in Jahren und Jahrzehnten lesbar sein. Ich möchte mich nicht auf ein Datenformat verlassen müssen, welches in Zukunft vielleicht nicht mehr lesbar ist. Das kann zwar umgangen werden, indem man ausschliesslich auf standardisierte und simple Formate setzt (z.B. ASCII-Dateien). Sobald man sich auf ein Programm verlässt, welches seine Daten in einem eigenen Format speichert, muss man damit rechnen, die Daten zu verlieren oder sie in ein neues Programm exportieren zu müssen, falls das Programm nicht mehr weiter entwickelt wird.
Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.
Notizen verwalten
Mein Denkfehler bisher war, dass ich für alle Arten von Notizen ein System benutzen wollte. Doch das ist gar nicht nötig. Die vier wichtigsten Arten von Notizen sind:
- Ideen und Gedanken
- Termine
- Mitschriften/Protokolle/Zusammenfassungen
- „Temporäre“ Notizen (Aufgaben, Adressen, Telefonnummern usw.)
Damit dürften die meisten Notizen abgedeckt sein. Je nach dem, um was es sich handelt, verwaltet man eine Notiz auch anders.
Das Ideenheft für Ideen und Gedanken
Wenn ich mir Notizen mache, ist das meistens nur ein Ausschnitt aus all den Informationen, die ich erhalte. Selten mache ich eine Zusammenfassung von einem Buch oder einem Artikel, um ihn danach vollständig (aber gekürzt) wiedergeben zu können. In der Regel weiss ich, was ich brauche, und nehme nur das aus den Informationen. Oder ich bekomme eine Anregung oder eine Idee, die ich festhalte. In diesen Fällen benutze ich mein Ideenheft, genauso wie wenn ich selber Ideen entwickle und festhalten möchte.
Ich lasse viel Platz auf den Seiten in meinem Heft, damit ich allenfalls Dinge später noch ergänzen kann. Bisher hatte ich nur ein Problem: Oft habe ich vergessen, was schon alles in meinem Ideenheft drin steht und ich habe mir Gedanken zu etwas erneut notiert, obwohl ich das schon längst getan habe. Ich hatte keine Übersicht. Doch jetzt habe ich bei Tim Ferriss eine Lösung gefunden: Er legt am Anfang seiner Ideenhefte einen Index an. Sobald er eine Seite im Heft voll hat, nimmt er die Seitennummer in den Index auf und beschreibt mir ein paar Stichworten den Inhalt. Der Index muss nicht sortiert sein, da man die Stichworte schnell erfassen kann. Wenn er erneut zu dem Thema Notizen macht, dann kommt einfach eine weitere Seitennummer zum Stichwort in den Index. So kann man sehr schnell die relevanten Seiten im Ideenheft durchsehen und ein Thema wieder erfassen.
Die Ideenhefte werden natürlich archiviert. Eventuell lohnt es sich sogar, einen Gesamtindex am PC anzulegen, damit man weiss, zu welchem Thema in welchen Heft etwas steht.
Für mich ist es wichtig, kein Durcheinander zu bekommen. Deshalb notiere ich in meinem Ideenheft nur Ideen und Gedanken von mir oder von anderen Menschen. Alles andere wird auf andere Weise verwaltet.
Termine
Grundsatz: Termine gehören in die Agenda oder den elektronischen Kalender. In den Kalender gehören ausschliesslich Termine.
Für Aufgaben, Telefonnummern oder Notizen ist im Kalender kein Platz, ausser wenn es sich um nähere Angaben zum Termin handelt (wie Ort oder Kontakt).
Mitschriften/Protokolle/Zusammenfassungen
Hier empfehle ich, Notizen auf einem separaten Blatt (und nicht in ein Heft) zu machen, falls die Notizen einem Projekt zuordnet werden können. Dann kann man nämlich dieses Blatt in der Ablage zum Projekt ablegen. Notizen aus Sitzungen, Protkolle oder Zusammenfassungen eines Berichtes kommen so direkt zu den restlichen Unterlagen des Projektes. So hat man alle relevanten Dokumente und Papiere zu einem Projekt am selben Ort.
Auch die Notizen zu Büchern kann man auf einem Blatt festhalten und dieses dann ins Buch legen (sofern man es besitzt…). Oder man hält die Notizen im Ideenheft fest. Hier kommt es darauf an, was man lieber hat: Im ersten Fall hat man alle Ideen in einem Heft, in zweiten Fall hat man alle Unterlagen (Notizen, Rezensionen etc.) am selben Ort.
„Temporäre“ Notizen
Das sind Dinge, die ich erledigen muss und mir plötzlich einfallen. Oder das sind Infomationen, die ich weiter verarbeiten muss.
Klassisches Beispiel: Ich schaue fern und plötzlich fällt mir ein, X anzurufen. Also schreibe ich das schnell auf einen Notizblock, der neben meinem Sessel liegt. Oder ich sehe eine Internetadresse auf einem Plakat, die ich abschreibe. Oder jemand gibt mir seine Visitenkarte. Diese Kategorie entspricht am ehsten dem, über was ich in „7 Tipps für einen leeren Kopf“ geschrieben habe. Diese Notizen kommen ganz GTD-like in den Eingangskorb, von wo aus ich sie täglich weiterverarbeite: Aufgaben kommen auf die Aufgabenliste, Telefonnummern in meine Kontaktdatenbank usw.
Abschluss
Das Wichtigste war für mich, zu realisieren, dass ich nicht mit nur einem Instrument alle Notizen verwalten kann: Es macht keinen Sinn, in meinem Ideenheft Aufgaben festzuhalten, welche sich aus einer Sitzung ergeben. Auch Telefonnummern habe darin nichts verloren.
Wichtig ist auch, seine Hilfsmittel so einfach wie möglich zu gestalten und nur die nötigsten zu haben. Ob die Notizen dann analog oder digital verwaltet werden, spielt keine Rolle. Kritisch wird es dann, wenn man plötzlich einen Teil seiner Ideen in Google Notebooks speichert, einen anderen Teil vielleicht in einem eigenen Wiki verwaltet und einen dritten Teil in ein Notizbuch notiert. Dann ist das Chaos vorprogrammiert.
