Zeit sparen mit Dropbox

Es gibt viele kleine Programme und Tools, die dabei helfen, Zeit zu sparen und am Computer effizienter zu arbeiten. Vier davon habe ich Ihnen vor ein paar Wochen schon vorgestellt. Eines habe ich damals bewusst weggelassen, um ihm genügend Platz einräumen zu können:
Dropbox

Dropbox ist nicht nur ein kleines Helferlein, sondern für mich das Tool, das meinen Arbeitsalltag am meisten erleichtert. Viele andere Tools sind natürlich auch nützlich und helfen mir, doch könnte ich mir die Arbeit ohne Dropbox nicht mehr vorstellen.

Falls Sie an einem automatischen Backups interessiert sind oder Dateien zwischen mehreren Computern synchronisieren müssen oder oftmals grosse Dateien verschicken müssen, dann lesen Sie weiter. Dropbox kann das alles und viel mehr.

Was ist Dropbox?

Mit Dropbox erhalten Sie eine Online-Festplatte, die sich mit Ihrer lokalen Festplatte synchronisiert. Dazu legt Dropbox einen speziellen Ordner an und synchronisiert diesen Ordner automatisch im Internet mit Ihrer Online-Festplatte.

Sobald Sie eine Datei in Ihren Dropbox-Ordner speichern, erscheint sie kurz darauf automatisch zunächst auf Ihrer Online-Festplatte und anschliessend auf all Ihren anderen Computern und Geräten, auf denen Dropbox ebenfalls installiert ist. Mit Dropbox können Sie also auch Dateien zwischen verschiedenen Computern synchronisieren.

Dropbox läuft auf fast allen Computern: Windows, Mac, Linux, sogar auf dem iPhone, iPad, Android oder auf dem Blackberry. Selbst über die Dropbox-Webseite haben Sie jederzeit online Zugriff auf Ihre Dateien.

Was kann Dropbox?

Dropbox synchronisiert Ihre Dateien zwischen mehreren Computern. So haben Sie immer die neueste Version auf allen Geräten. Vorbei sind die Zeiten, als Sie Ihre Dateien auf einen USB-Stick kopieren mussten, und dann von dort wiederum auf Ihren Laptop. Am Schluss hatten sie trotzdem einen Teil der Dateien vergessen oder nicht alle Dateien waren aktuell.

Dropbox übernimmt diese Arbeit automatisch für Sie. Sie sparen also Zeit, da Sie nicht mehr manuell synchronisieren müssen. Der grosse Vorteil: Dropbox speichert eine lokale Kopie der Dateien auf Ihrer Festplatte. Sobald das geschehen ist, brauchen Sie keine Internet-Verbindung mehr, um damit arbeiten zu können. Sobald Sie wieder online sind, synchronisiert Dropbox die Dateien automatisch zunächst mit Ihrer “Online-Festplatte”, dann mit jedem Gerät, auf dem Dropbox läuft und das mit dem Internet verbunden ist.

Mit vielen E-Mail-Diensten können Sie nur Dateien bis 5 MB verschicken oder empfangen. Wie verschicken Sie dann aber ihr Fotoalbum von Tante Ernas Geburtstag? Oder Ihre riesige Photoshop-Datei?

Auch hier hilft Ihnen Dropbox: Sie können einzelne Dateien oder ganze Ordner teilen. Der Empfänger braucht dazu nicht einmal ein Dropbox-Konto. Sie schicken ihm einfach einen Link und schon hat er Zugriff darauf. Sie bestimmen jedoch genau, auf welche Dateien und Ordner Sie Zugriff geben möchten.

Alle Dateien in Ihrem Dropbox-Ordner sind automatisch im Internet gesichert. Wird Ihr Computer gestohlen oder zerstört, sind wenigstens ihre Dateien noch gesichert. Was nützt Ihnen Ihre Backups auf der externen Festplatte, wenn nach einem Blitzschlag alle elektrischen Geräte kaputt sind? Mit Dropbox verlieren Sie in diesem Fall keine Dateien.

Dropbox hat ein grosses Gedächtnis. Verändert sich eine Datei, löscht sie Dropbox nicht sofort, sondern erst nach 30 Tagen. Sie können also auf alte Versionen zurückgreifen oder eine versehentlich gelöschte Dateien wiederherstellen – auch wenn sie schon längst nicht mehr im Papierkorb ist.

Wie setze ich Dropbox ein?

Ich nutze Dropbox vor allem für zwei Dinge:

1. Zum Synchronisieren: Als Trainer bin ich oft unterwegs. Auf meinem Laptop habe ich dank Dropbox immer die aktuellsten Versionen meiner wichtigsten Dateien. Vorbei sind die Zeiten der USB Sticks und des mühsamen Synchronisierens. Das ist eine ungemeine Erleichterung für mich.
2. Als Online-Backup: Meine Unterlagen, ja eigentlich 80 % meiner Firma sind digital. Verliere ich alle Daten, müsste ich wieder bei Null beginnen. Deshalb habe ich verschiedene Backup-Lösungen. Eine davon ist Dropbox. Das ist natürlich nicht meine einzige Sicherung, aber eine von dreien.

Ich nutze Dropbox selten, um grosse Dateien zu verteilen oder um auf ältere Versionen meiner Dateien zurückgreifen zu können, war aber schon ab und zu mal froh um diese Funktionen.

Ist Dropbox sicher?

Nach heutigen Standards und soweit ich das als Laie beurteilen kann: Ja.

Wie bei jedem Internet-Dienst stellt sich aber die Frage, wie viele Daten Sie einer fremden Unternehmung, zu der Sie keinen persönlichen Kontakt haben, anvertrauen möchten. Ich persönlich habe da generell wenig bedenken, da ich keine sensiblen Daten habe. Doch entscheiden müssen Sie das selbst.

Wie kommen Sie an Dropbox?

Dropbox gibt es in drei Versionen: In der Basisversion erhalten Sie 2 GB Speicherplatz gratis. Das reicht, um die wichtigsten Dateien synchronisieren zu können. Brauchen Sie mehr Platz, erhalten Sie für knapp 10 Dollar pro Monat 50 GB Speicherplatz oder für knapp 20 Dollar pro Monat 100 GB Speicherplatz. Damit sollten Sie schon recht weit kommen.

Ich habe die mittlere Version, also die mit 50 GB Speicherplatz. Das reicht mir, umso gut wie alle Dokumente speichern zu können. Nur Fotos und Videos befinden sich nicht auf meine Dropbox. Alle anderen Dokumente schon.

Sie können Dropbox kostenlos und völlig unverbindlich in der gratis Version testen. Probieren Sie es also aus, Sie werden Ihre Dropbox bald nicht mehr missen mögen. Klicken Sie einfach auf folgenden Link:
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Wenn Sie diesen Link nutzen und sich anmelden, erhalten Sie sogar 250 MB mehr Speicherplatz (und ich ebenfalls 500 MB).