Zeitmanagement und Tagesplanung: Auf was Sie achten sollten

Ein Klassiker im Zeitmanagement ist die Planung, besonders die Tagesplanung. Die Tagesplanung gibt uns die Richtung vor, die der heutige Tag nehmen soll. Sie stellt sicher, dass wir die wichtigen Dinge zeitgerecht erledigen können und uns nicht von der Alltagshektik treiben lassen. Damit ist sie ein wichtiges und sinnvolles Instrument des Zeitmanagements und der Arbeitsorganisation. In diesem Artikel möchte ich ein paar Dinge rund um die Planung, besonders rund um die (zu) enge Planung, diskutieren.

Das Instrument der Planung leuchtet den meisten von uns unmittelbar ein. So nehmen viele von uns eine Tagesplanung vor und sei es nur, sich morgens kurz zu überlegen, was wir heute so tun möchten.

Häufig begegne ich zwei Fallen bei der Tagesplanung:

1. Wir nehmen uns viel zu viel vor.
2. Wir werden zu wenig konkret.
   “Heute kümmere ich mich endlich um den Abschlussbericht” ist keine Tagesplanung, sondern ein frommer Wunsch. Was heisst denn das genau? Was muss ich denn alles erledigen, bis der Abschlussbericht fertig ist? Habe ich heute genug Zeit dafür? Sind die Leute, deren Hilfe ich benötige, überhaupt da?

Die klassische Zeitmanagement-Literatur schlägt uns vor:

Planen Sie Ihren Tag genau. Am besten schon am Abend vorher. Aber höchstens zu 50%, um noch Reserven zu haben. So wissen Sie genau, was Sie morgen um 9.37 Uhr oder um 14.23 Uhr erledigen werden.

So eine genaue Planung mag funktionieren und hat durchaus gewisse Vorteile: Ich reserviere mir Zeit für meine Aufgaben und erkenne, ob mir diese Zeit überhaupt zur Verfügung steht. Habe ich einen Tag voller Meetings, kann ich nicht mehr viele zusätzliche Aufgaben planen.

Trotzdem bleibe ich skeptisch gegenüber dieser genauen Planung: In einer geschlossenen Welt, in einer Welt ohne Unterbrechungen, ohne ständig neue Aufgaben, ohne permanente Überflutung und mit klar umrissenen Aufgaben mag das funktionieren.

Unsere Arbeitswelt ist allerdings eher das Gegenteil davon und eine detaillierte Tagesplanung damit zum Scheitern verurteilt.

Unterbrechungen, häufiger Wechsel zwischen Aufgaben, ständige Ablenkungen gehören zu unserem Alltag. Sich dagegen zu sperren, ist nicht ganz einfach oder machmal auch nicht sinnvoll. Deshalb müssen wir lernen, damit umzugehen. Ein genauer Tagesplan hilft hier nicht. Spätestens eine Stunde nach Arbeitsbeginn ist der Plan völlig überholt und gehört nur noch in die Rundablage (=Abfall).

Es geht also darum, eine Art Tagesplanung zu finden, die die Vorteile der Planung nutzt, ohne zu genau und zu detailliert zu sein. Die Kunst besteht also darin, die Richtung vorzuspuren ohne einzuschränken.

Die drei Tagesziele

Ich nehme mir deshalb jeden Tag höchstens drei Tagesziele oder Tagesaufgaben vor, ohne zu definieren, wann ich diese Aufgaben erledige. Das sind die drei wichtigsten Aufgaben des Tag. Nicht die dringendsten – die muss ich ja eh erledigen ob mit oder ohne Planung – sondern die wichtigsten. Diese drei Aufgaben sind sogar so wichtig, dass mein Tag erfolgreich war, wenn ich nur diese drei Aufgaben schaffe.

Jede dieser Aufgaben kann ich in etwa 30 bis maximal 60 Minuten erledigen. Damit habe ich höchstens anderthalb bis drei Stunden meines Tages verplant. Die restliche Zeit, die fühlt sich dann schon von selbst.

Diese einfache Art der Planung hilft mir, meinen Tag eine gewisse Richtung zu geben, ohne mich einzuschränken. Ich habe also noch genug Zeit zur Verfügung für Unvorhergesehenes, für Spontanes. Denn was nützt mir ein Plan, der zwar genau ist, aber den ich ja doch nicht einhalten kann?