Vor wenigen Tagen ging es darum, weshalb ein chaotischer Kalender ein gutes Zeitmanagement verhindert.
Doch was nützt die Analyse, wenn sich dann doch nichts ändert. Deshalb geht es in diesem Artikel darum, den Kalender ordentlich(er) zu führen.
So führen Sie Ihren Kalender ordentlich
Eigentlich ist es ganz einfach. Sie müssen nämlich nur wenige Punkte beachten:
- Schriftlich: Notieren Sie alle Termine, auch die kurzen und scheinbar unwichtigen. Ohne das geht’s einfach nicht. Gewöhnen Sie sich an, Termine sofort in Ihren Kalender zu schreiben, beispielsweise nachdem Sie die Einladung per Mail gelesen haben oder nachdem Sie am Telefon zugesagt haben.
- Zeit zwischen Sitzungen: Leider erlauben es alle Kalender-Programme (Outlook, iCal etc.), ohne Warnung zwei Sitzungen direkt hintereinander zu planen (z.B. von 14-15 Uhr und dann von 15-16 Uhr). Das kann gar nicht funktionieren, nicht einmal, wenn die Sitzungen im selben Raum stattfinden. Die erste Sitzung wird nämlich garantiert bis mindestens 15.00 Uhr dauern (Parkinsonsches Gesetz) und bis dann alle Teilnehmer aus dem Raum sind und die neuen Teilnehmer Platz genommen haben, dauert es. Noch blöder ist es, wenn Sie um 15.00 Uhr schon in der nächsten Sitzung drei Stockwerke höher sein sollten. Entweder verlassen Sie das erste Meeting zu früh oder kommen für das zweite zu spät.
- Fahrtzeit beachten: Banal, wird aber immer wieder vergessen: Wenn Ihre erste Sitzung um 10.30 Uhr enden soll, können Sie nicht um 10.45 Uhr bei Ihrem nächsten Kunden am anderen Ende der Stadt sein. Ein Anfängerfehler, der immer wieder wiederholt wird. Tragen Sie sich die Fahrtzeit auch in den Kalender ein, besonders dann, wenn auch andere Leute Termine in Ihren Kalender eintragen dürfen (z.B. die Assistentin).
- „Nein“ sagen: Wie immer im Anti-Zeitmanagement gilt auch hier: Sagen Sie „nein“. Nicht immer, nicht immer denselben Leuten, aber sagen Sie „nein“ aus Selbstschutz.
- Pünktlichkeit: Leiten Sie eine Sitzung, dann beginnen Sie pünkltich und enden Sie pünktlich. Warten Sie nicht auf Leute, die zu spät kommen. Damit werden die belohnt und die Pünktlichen bestraft. Sie müssen ja nicht gerade die allerwichtigste Information zu Beginn geben, aber beginnen Sie pünktlich.
- Verpflichtungen kennen: Seien Sie sich bewusst, zu was Sie sich verpflichtet haben und welche Rollen Sie einnehmen. Haben Sie viele Termine, in denen Sie die Arbeit anderer machen sollten, dann ziehen Sie sich dort zurück.
- Termine mit sich selbst: Blockieren Sie sich Zeit, besonders dann, wenn Ihr Kalender ohnehin schon fast voll ist. Sonst geht es schneller, als Sie „Outlook“ sagen können und auch diese Termine sind weg. Sie brauchen ja auch Zeit zur Vor- und Nachbereitung oder zum Arbeiten.
Geben Sie das Heft bei Ihrem Kalender nicht aus der Hand. Hier steuern Sie, wem und welchen Projekten Sie wieviel Zeit geben möchten.
Selbstverständlich sind Sie nicht völlig frei, Sie haben ja auch Verpflichtungen. Doch nutzen Sie das nie als Ausrede. Sie haben garantiert mehr Spielraum, als Sie meinen. Nutzen Sie diesen Spielraum, um Ihre Arbeit auch erledigen zu können.
